Epson België

Paperless office nog niet voor meteen: what went wrong?

Blogpost   •   okt 03, 2016 09:24 CEST

Ondanks de alomtegenwoordigheid van IT en het bewustzijn om de milieuproblematiek, blijft papier een belangrijke rol spelen op kantoor. Het concept van een 'paperless office' werd zo’n 35 jaar geleden geïntroduceerd door de Brits-Amerikaanse informaticus, Frederick Wilfrid, in zijn boek 'Towards Paperless Information Systems'. Meer dan drie decennia later zou je denken dat we het papierloze tijdperk al lang zouden binnengewandeld zijn, maar verre van dat!

Vandaag blijft het nog steeds bij praten, maar met technologieën zoals tablets, interactieve projectoren en smartphones, om maar te zwijgen over producten voor documentregistratie en beheersoftware, komen we wel dichter in de buurt. Zeker afdrukken gebeurt tegenwoordig heel anders.

Bij Epson Europe, net als bij de meeste andere bedrijven neem ik aan, hanteren we een beleid van het opslaan van belangrijke zakelijke documenten op onze centrale servers (de dagen van enorme archiefkasten zijn echt voorbij) en naar alle maatstaven zijn onze kantoren inderdaad papierloos, althans gezien vanuit het perspectief van Frederick Wilfrid. Dat neemt echter niet weg dat papier nog steeds belangrijk is, maar dan meer op kortere termijn. Hiermee bedoel ik dat we geneigd zijn om documenten af te drukken om ze te lezen en beoordelen, in plaats van archiveren en bewaren, en we beschikken over beleidslijnen om recycling van papier aan te moedigen, met inbegrip van de centrale inzamelings- en vernietigingspunten voor papier in elk kantoor in plaats van individuele afvalbakken.

Een Europees onderzoek van printerproducent Epson van begin 2016 bevestigt dat de fysieke pagina nog steeds een centrale plaats inneemt in het dagelijks leven op kantoor. De enquête uitgevoerd bij meer dan 3.600 Europese werknemers toont aan dat 83% vindt dat een ‘papierloos kantoor niet realistisch is’. Ook hier krijgen printouts de voorkeur op elektronische documenten, omdat werknemers - zo stellen ze zelf - de noodzaak delen om rapporten en brochures uit te wisselen en te bewerken. Een meerderheid geeft aan makkelijker fouten te maken of achter te laten op een scherm dan op een papieren document. Ook studenten voelen nog niets voor een papierloze maatschappij. Slechts 12% van de Belgische studenten werkt volledig papierloos. We zijn allemaal nog meer gehecht aan papier dan we konden vermoeden.

Er zijn veel voordelen aan het digitaal informatie delen, maar tot de technologie ons dezelfde flexibiliteit en hetzelfde gebruiksgemak biedt als papier, zullen we papier ernaast blijven gebruiken. Voorlopig is het zelfs zo dat we ieder jaar meer verbruiken. Maar bedrijven kunnen hun printervloot vaak nog wel efficiënter en duurzamer inrichten.

Dominic Schouterden, Branch Office Manager Epson Europe, bijkantoor België.