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ADVISA-Newsletter Januar 2016 - aktuell und übersichtlich

News   •   Jan 13, 2016 08:41 CET

Nachtarbeitszuschlag kann gesetzlich verpflichtend sein

Bei Dauernachtarbeit besteht ein Anspruch auf 30 %

Es ist allgemein bekannt, dass Nachtarbeit für die Gesundheit nicht förderlich ist. Doch nicht in jedem Fall kann darauf verzichtet werden. Ein Krankenhaus ohne Nachtschwester ist ebenso wenig denkbar, wie eine Berufsfeuerwehr ohne nachts arbeitende Feuerwehrleute. Zum Schutz der Gesundheit von Nachtarbeitern sieht das Arbeitszeitgesetz grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlte freie Tage oder einen Ausgleich durch einen angemessenen Nachtarbeitszuschlag vor. Beide Anspruchsmöglichkeiten sollen die erschwerten Bedingungen für die Arbeit während der Nachtzeit von 23 Uhr bis 6 Uhr ausgleichen. Dabei sind anspruchsberechtigte Nachtarbeiter nur diejenigen, die regelmäßig Nachtarbeit in Wechselschicht oder an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr leisten. Welchen gesetzlichen Anspruch der Arbeitgeber gegenüber dem Nachtarbeiter erfüllt, darf er selbst wählen. In der Regel wird dies der Nachtarbeitszuschlag sein. Aber auch Freizeitausgleich oder eine Kombination aus beidem ist möglich. Im Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt die Wahlmöglichkeit für den Arbeitgeber, denn mangels der fehlenden Möglichkeit einen Freizeitausgleich zu gewähren, verbleibt nur noch die Zahlung von Nachtarbeitszuschlag.

Bundesarbeitsgericht entscheidet zur Höhe des Nachtzuschlags

Nach ständiger Rechtsprechung gilt im Regelfall ein Nachtarbeitszuschlag in Höhe von 25 % des Stundengrundlohns bzw. eine entsprechende Anzahl freier Tage als angemessen. Dies betrifft z. B. Arbeitnehmer in Wechselschicht. Im Dezember 2015 sprachen die Richter des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) einem Arbeitnehmer jedoch einen höheren Nachtarbeitszuschlag zu. Sie vertraten die Auffassung, dass der Nachtarbeitszuschlag auf regelmäßig 30 % erhöht werden muss, wenn der Arbeitnehmer nur nachts arbeitet und seine Arbeit nicht auch in Früh-, Mittel- oder Tagschicht erbringen kann. In der Urteilsbegründung verwiesen die Richter darauf, dass nach gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen eine Dauernachtarbeit mit einer gegenüber der „normalen“ Nachtarbeit nochmals höheren gesundheitlichen Belastung verbunden ist.

Hinweis

Die angemessene Höhe für die Gewährung eines Nachtarbeitszuschlags ist gesetzlich nicht festgelegt. Sie ist unter Berücksichtigung der jeweils vorhandenen Umstände (Art der Arbeitsleistung bzw. Beanspruchung, dauerhafter Einsatz in Nachtarbeit oder Wechselschicht, Art des Schichtsystems, besondere Erschwernisse, aber auch regionale wirtschaftliche Verhältnisse etc.) zu bestimmen. Dass der Ausgleich für die geleistete Nachtarbeit unter Berücksichtigung der individuellen Arbeitsumstände auch geringer ausfallen kann, entschied das BAG bereits in 2009. Dies ist z. B. der Fall, wenn in die Nachtarbeit auch reine Arbeitsbereitschaft fällt und es daher auch Phasen der Entspannung während der Arbeitszeit gibt. Daher dürfte der erhöhte Regelsatz von 30 % bei Arbeitnehmern im Gesundheitswesen nur in seltenen Fällen zur Anwendung kommen, da gerade bei Dauernachtarbeitsverhältnissen die nächtliche Arbeitszeit von erheblichen Phasen reiner Arbeitsbereitschaft geprägt sein kann.

Für alle übrigen Nachtarbeitnehmer begründet das Urteil einen unmittelbaren Anspruch auf den erhöhten Ausgleich. Mit dem aktuellen Urteil des BAG werden insoweit auch arbeitsvertragliche Vereinbarungen, die einen geringeren Zuschlag für Dauernachtarbeit vorsehen, überlagert. Indes hat das Urteil keine Auswirkungen auf bestehende Tarifverträge, die eine ausdrückliche Regelung zur Nachtarbeit und den Ausgleich der gesundheitlichen Erschwernis beinhalten.

Entscheidet sich der Arbeitgeber zur Zahlung des erhöhten Nachtzuschlags von 30 %, so ist zu berücksichtigen, dass damit zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Denn eine steuer- und sozialversicherungsfreie Gewährung des Nachtzuschlags kann nur bis zu 25 % des Grundlohns erfolgen. Der darüber hinausgehende Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine Ausnahme besteht für Nachtarbeit, die bereits vor 0 Uhr aufgenommen wurde. Hier kann der Arbeitgeber für die Arbeitszeit zwischen 0 und 4 Uhr einen steuer- und sozialversicherungsfreien Nachtzuschlag von 40 % gewähren.

Bareinnahmen bedingen eine ordnungsgemäße Kassenführung

Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle sind aufbewahrungspflichtig

Steuerpflichtige, die regelmäßig oder in nicht unerheblichen Maße Barumsätze erzielen, haben eine ordnungsmäßige Kasse zu führen. Dabei ist der Begriff „nicht unerheblich“ eher weit auszulegen. In der Begrifflichkeit der Finanzverwaltung gelten bereits Barumsätze von 10 % des Gesamtumsatzes als bargeldintensiv. Durch IGel-Leistungen oder Zuzahlungen für medizinische Maßnahmen, die Patienten privat zahlen müssen, werden bereits regelmäßig Bareinnahmen erzielt, die eine ordnungsgemäße Kassenführung in der Arztpraxis erforderlich machen. Aber auch die pauschale Grenze der Finanzverwaltung von 10 % ist schnell erreicht. Dieses Erfordernis ist auch einzuhalten, wenn die Gewinnermittlung als Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben erfolgt und nur umsatzsteuerfreie Umsätze getätigt werden. Denn die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung ergeben sich nicht nur aus den Bilanzierungsvorschriften des Handelsgesetzbuches, sondern auch aus der Umsatzsteuer und anderen zum Teil auch außersteuerlichen Vorschriften, wie der Apothekenbetriebsordnung.

Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung

Grundsätzlich ist eine Kasse täglich und vollständig so zu führen, dass sie kassensturzfähig ist. Dabei ist eine Kasse kassensturzfähig, wenn jederzeit der aktuelle IST-Bestand des vorhandenen Bargeldes mit dem rechnerischen SOLL-Bestand laut Kassenbuch abgeglichen werden kann. Für den SOLL-Bestand ist es erforderlich, alle Bareinnahmen und alle Barausgaben eines Tages, aber auch die getätigten Privateinlagen und –entnahmen im Kassenbuch aufzuzeichnen. Dabei kann sich der Unternehmer zur Erfassung aller einzelnen Einnahmen technischer Hilfsmittel, z. B. einer Registrierkasse oder eines Softwareprogramms mit Kassenfunktion, bedienen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung eines Kassensystems gibt es in Deutschland jedoch noch nicht.

Kommt eine Registrierkasse zum Einsatz, so muss sie bereits seit Ende 2010 in der Lage sein, alle Einzelumsatzdaten in elektronischer Form für die Archivierungsdauer von 10 Jahren zu speichern, jederzeit lesbar und damit in einer Betriebsprüfung auswertbar zu machen. Damit alle Kassensysteme an die technischen Erfordernisse angepasst werden können, räumte die Finanzverwaltung eine Übergangsfrist bis Dezember 2016 ein. Nach Ablauf des Jahres 2016 entsprechen Baraufzeichnungen mit einer Registrierkasse, deren Daten nicht für 10 Jahre gespeichert werden können, nicht der ordnungsmäßigen Kassenführung und sind damit bereits ein formeller Mangel, der zu Zuschätzungen in einer Betriebsprüfung führen kann.

Eine weitere Fehlerquellebesteht, wenn die Betriebsanleitung und das Einrichtungsprotokoll der Kasse sowie die Änderungsprotokolle fehlen. Auch dies ermöglicht Zuschätzungen durch die Finanzverwaltung. So hatte der Bundesfinanzhof im Sommer 2015 in einem weitreichenden Urteil entschieden. In aktuellen Betriebsprüfungen werden diese organisatorischen Unterlagen bereits abgefordert. Grundsätzlich ist die Betriebsanleitung nicht nur für separate Registrierkassen, wie sie jeder vom Einzelhandel kennt, vorzulegen. Auch die Bedienungsanleitungen von Kassen-Programmen und damit verbundener Softwareprogramme, wie z. B. dem Warenwirtschaftssystem einer Apotheke, sind aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen.

Mit der Bekanntmachung der neuen „Grundsätze ordnungsgemäße Buchhaltung und des Datenzugriffs der Finanzverwaltung (GoBD) sind alle elektronisch erzeugten Daten auch in ihrer Ursprungsform „elektronisch“ aufzubewahren. Das heißt: Soweit für die IGel-Untersuchungen und Patientenzuzahlungen Rechnungen oder Quittungen mit Hilfe des PC erstellt werden, sind diese Daten nicht nur in Papierform aufzubewahren, sondern auch in ihrer elektronischen Form.

Werden dagegen die Rechnungen und Quittungen per Hand geschrieben und die Einnahmen in einer „offenen Ladenkasse“ (ohne technische Hilfsmittel) erfasst, so ist es wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben einzeln in einem täglichen Kassenbericht zu erfassen. Es ist dabei nicht zu beanstanden, wenn nur die Summe aller Barquittungen als Einnahme im Kassenbuch erscheint und die einzelnen Belege dem Kassenblatt angefügt werden. Auf der Ausgabenseite der ordnungsgemäßen Kasse sind alle Barentnahmen zu erfassen. Dazu gehören die Einzahlungen auf das Geschäftskonto ebenso, wie kleinere Betriebsausgaben oder die Privatentnahme des Inhabers. Unter Beachtung der Tatsache „Keine Buchung ohne Beleg“ ist für Privatentnahmen und -einlagen ein „Eigenbeleg“ zu erfassen, der formlos sein darf.

Mit Berufsbekleidung Steuern sparen

Vorsicht bei farbigen Polohemden

Alle Aufwendungen im Zusammenhang mit der Berufskleidung dürfen steuermindernd als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Diese nicht neue Aussage hat der Bundesfinanzhof (BFH) bereits 1993 entschieden. Dabei versteht der BFH unter Berufskleidung all die Kleidung, die nach ihrer Beschaffenheit nahezu ausschließlich für die berufliche Verwendung bestimmt ist und der Beruf eine solche Kleidung notwendig macht. Schutzkleidung, Uniformen oder ähnliche Kleidungstücke sind in der Regel als Berufskleidung anerkannt. Auch die in der Regel weiße Berufskleidung im Gesundheitswesen ist in aller Regel unproblematisch. Schwieriger gestaltet sich der Sachverhalt, wenn der (Zahn-)Arzt, Physiotherapeut oder andere Heilmittelerbringer eine andere Farbe als weiß für seine Arbeitskleidung wählt. In großen Gesundheitseinrichtungen hat die Farbwahl eine bedeutsame organisatorische Gliederungskomponente Aber auch der niedergelassene Arzt, Physiotherapeut oder andere Heilmittelerbringer wählt zunehmend eine andere Farbe, denn jede Farbe hat eine andere Wirkung auf unsere Psyche und unseren Körper. Doch das farbige Polohemd kann zum Streitpunkt werden, zumindest dann, wenn der Finanzbeamte eine private Nutzung des schicken Polohemds für möglich hält. Denn Berufskleidung darf möglichst nicht privat nutzbar sein. Ein markant sichtbarer Praxisname auf der Kleidung ist eine Möglichkeit, um die farbige Berufsbekleidung des Mediziners und seiner Angestellten doch anerkannt zu bekommen.

Anschaffung und Reinigungskosten sind abzugsfähig

Neben den Anschaffungskosten für die Berufskleidung sind auch die Reinigungskosten als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar. Wird die Wäsche außer Haus gereinigt, werden die Kosten in der Regel anerkannt, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Achten Sie darauf, dass in der Abrechnung die Wäsche als Berufskleidung bezeichnet und die verschiedenen Kleidungsstücke einzeln – Hose, Shirt, Kittel, Mundschutz …, benannt werden. Wird dagegen der Arztkittel in der Praxis gewaschen, so sind alle Aufwendungen für Waschmaschine, Wäschetrockner, Waschmittel, Strom, Wasser usw. abzugsfähig und es bedarf keiner weiteren Aufstellung. Anders verhält es sich, wenn die Wäsche in der privaten Waschmaschine gereinigt wird. Hier kann der Aufwand nur geschätzt werden, denn eine klare Kostentrennung zwischen beruflicher und privater Wäsche ist schwer realisierbar. Die relevanten Wäschekosten sind deshalb zu schätzen. Für die Ermittlung der relevanten Kosten kann eine Gesamtkostenaufstellung des Bundesverbands der Verbraucherzentralen - gegliedert nach der Haushaltgröße – hilfreich sein. (Diese finden Sie hier).

Haben Sie Fragen zu den Themen dieses Rundschreibens? Dann sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern!

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Die Erarbeitung des Rundschreibens erfolgt mit großer Sorgfalt. Eine Haftung kann hierfür jedoch nicht übernommen werden.

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