Übernehmen Alexa und Siri bald die HR Verwaltung?

Übernehmen Alexa und Siri bald die HR-Verwaltung?

Gisbert Schadek, Vorstand der Entgelt und Rente AG, stellte im Rahmen des traditionellen 
E & R Infotags seine Visionen zur digitalen HR-Verwaltung vor. Im Rahmen der Veranstaltung wurde aber nicht nur über die Zukunft philosophiert, sondern auch aktuelle Digitalisierungsprojekte vorgestellt.

„Grundlage für den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der HR-Administration ist der digitale Arbeitsvertrag, in dem alle Vertragsparameter hinterlegt werden“, erläuterte Gisbert Schadek die Produktstrategie der Entgelt und Rente AG. „Dreh- und Angelpunkt für die Administration in unserem Geschäftsfeld ist immer noch ein Arbeitsvertrag, der Grundlage für die Ansprüche ist, die ein Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber hat und umgekehrt. Dieser Vertrag wird von den meisten Arbeitgebern noch wie eh und je analog erstellt. Die höchste Form der Digitalisierung ist das Einscannen als PDF und die Ablage in einer digitalen Personalakte.“

Daraus folgt, dass zur korrekten Umsetzung des Vertrages alle Regelungsinhalte des Arbeitsvertrages aber immer noch von einem Sachkundigen zunächst gelesen, dann bewertet und am Ende die richtigen Handlungen daraus abgeleitet und angewiesen werden müssen. In der Regel entstehen aus dem Vertrag Eingaben in mehreren Verwaltungssystemen. Das wichtigste Programm ist das Entgeltabrechnungsprogramm, daneben stehen oft zusätzliche Programme/Listen etwa zur Abwicklung der Urlaubs- und Zeitverwaltung, Stellenplanverwaltung, Talentmanagement etc. Die weitere Aufgabe besteht jetzt nur noch darin, die Parameter zu digitalisieren und die Regelungsmechanismen („Arbeitsvertragsrechner“) zu programmieren. „Dann sagen Sie nur noch: „Siri / Alexa, erhöhe alle Gehälter, die angepasst werden müssen“, so Schadek.

BAV- Digitalisierungsprojekt der pronova BKK

Aber auch ohne den Einsatz künstlicher Intelligenz kann die HR-Verwaltung bereits jetzt vereinfacht werden. Herr Gusinde, Teamleiter Personalverwaltung bei der pronova BKK und selbständiger Rentenberater, stellte vor, welche Möglichkeiten die Digitalisierung der bAV-Verwaltung sich alleine im Bereich Dokumentenverwaltung bietet. Er berichtete über das Digitalisierungsprojekt der pronova BKK. Anhand von Fotos zeigte er anschaulich den Status Quo vor der Digitalisierung, nämlich Papierstapel und Kartons voller Versicherungsnachweise. Nach dem Digitalisierungsprojekt sind die Kartons bei der pronova BKK verschwunden. Die Versicherungsnachweise werden jetzt nämlich von der Entgelt und Rente AG eingescannt, dabei werden auch die Werte aus den Dokumenten heraus gelesen. Die pronova BKK kann die Nachweise also im Rentenmanagerportal und die Versicherungswerte in tabellarischer Darstellung abrufen und auch für die versorgungsberechtigten Mitarbeiter freischalten. Diese erhalten eine E-Mail und haben im eigenen Mitarbeiter-Account jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf ihre Daten und Dokumente.

Gesetzliche Änderungen zum Jahreswechsel 2018/2019

Die für die bAV-Verwaltung und Entgeltabrechnung maßgeblichen gesetzlichen Änderungen zum Jahreswechsel stellte Herr Markus Stier, Dozent und Coach für die Entgeltabrechnung sowie Fachautor für LOHN+GEHALT, gewohnt pointiert vor.

Er erläuterte dabei nicht nur die Änderungen, sondern wies auch auf mögliche praktische Folgen für die HR-Manager, z. B. bei der Beantragung und Gewährung von Brückenteilzeit, hin. Es wurde deutlich, dass sich hieraus neue Herausforderungen bieten, die über den digitalen Arbeitsvertrag einfach gelöst werden können.

Der nächste Infotag der Entgelt und Rente AG findet am 31.01.2020 in Köln statt. Eingeladen sind alle, die sich für die Digitalisierung von HR-Prozessen interessieren oder sich über die Änderungen zum Jahreswechsel informieren möchten.