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Lohnt es sich Bürotätigkeiten an einen Dienstleister auszulagern?

Blog-Eintrag   •   Jan 09, 2017 15:31 CET

Als Jungunternehmer, Start-up oder KMU kennen viele diesen Konflikt: Der Aufbau einer professionellen Infrastruktur ist mit der Investition von Geld und Personal verbunden. Jedoch müssen die monatlichen betrieblichen Ausgaben möglichst gering gehalten werden, um finanziellen Risiken vorzubeugen. Die Themen Outsourcing und Virtual Office die in den letzten Jahren vor allem in Start-up Kreisen und bei kleinen Unternehmen einen Hype erlebt haben, könnten hier eine Lösung bieten. 

Hierbei handelt es sich um die Auslagerung von verschiedenen Sekretariats- oder anderen Dienstleistungen. Wir haben zwei Outsourcing-Modelle für Sie unter die Lupe genomen, die auch für Ihr Unternehmen interessant sein könnten.

Vorab ist es wichtig zwischen den Kernprozessen in einem Unternehmen, also diese die das Produkt bzw. die Dienstleitung direkt betreffen und den sogenannten Backoffice-Prozessen zu unterscheiden. Hierzu zählen beispielsweise die klassischen Sekretariatsleitungen wie das Verschicken von Angeboten oder die Beantwortung eingehender Anrufe.

Welche Bereiche auszulagern macht Sinn?

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ergeben sich an diesen Stellen Vorteile, an denen für die Realisierung extra Personal eingestellt werden muss oder die mit anderen Fixkosten verbunden sind. Jedoch gilt: Lagern Sie nur Aufgaben aus, die nicht an eine komplexe Beratung oder umfassendes Wissen über Ihre Produkte und Dienstleitungen gebunden sind.

Telefonsekretariat:

Sollten Sie keine Sekretärin haben, die während der Bürozeiten Anrufe entgegen nimmt, kann ein virtueller Assistent Abhilfe schaffen. Da ein Anrufbeantworter nie ein persönliches Gespräch ersetzt, steigert ein freundlicher Telefondienst massiv die Kundenzufriedenheit. Durch den Zeitgewinn können Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und sich Rückrufen gebündelt widmen. Wie man effizient mit virtuellen Assistenten zusammenarbeitet, erläutert dieser Artikel. Die Leistungen der virtuellen Assistenten lassen sich nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen. Wer neben dem telefonischen Sekretariatsservice auch einen Postservice nutzt, profitiert oft von einer guten Lage: Die Anbieter haben ihre Räume meist in großen Städten an begehrten Standorten. Die exklusive Adresse ist ganz nebenbei ein Pluspunkt für Ihre Marke.

Buchhaltung:

Anfangs ziehen es viele Kleinunternehmer vor die Buchhaltung selbst zu übernehmen. Jedoch sollte man die Aufwände die damit verbunden sind nicht unterschätzen. Obwohl örtliche IHKs oder Volkshochschulen zu diesem Thema Fortbildungen anbieten, kann sich die Auslagerung an einen Buchhaltungsdienstleiter lohnen. Vorteile des Outsourcings sind beispielsweise die sichere, korrekte und termingenaue Abrechnung von Lohn, Gehalt und Steuern. Der pflichtbewusste Umgang mit diesem Thema stimmt Ihre Angestellten positiv und kann indirekt Ihren Marketingerfolg fördern. Denn zufriedene Mitarbeiter äußern sich gerne positiv über Ihren Arbeitgeber.

Fazit

Unternehmer sollten kritisch prüfen, ob Outsourcing-Dienstleister zu Ihren Anforderungen passen und einen gründlichen Anbietervergleich vornehmen. Mittlerweile gibt es eine große Zahl an Angeboten mit unterschiedlichen Leistungs- und Preiskonzepten. Nehmen Sie auch die Alternative zur Kenntnis, z. B. eine Agentur oder einen Freelancer.

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