Epson Danmark

​Hvad blev der egentlig af ’Det papirløse kontor’?

Blogindlæg   •   Aug 21, 2015 17:00 CEST

Af Andrew Semple, Epson Europe.

TV-avisen bragte for 25 år siden en fantastisk historie om en virksomhed, der helt havde droppet at bruge papir. Virksomheden gjorde endda en stor dyd af det – de havde installeret et system, hvor man på 5. sal scannede og dernæst makulerede dokumenterne, hvorefter de dryssede gennem et langt gennemsigtigt rør gennem alle ejendommens etager, indtil papiret nåede affaldscontaineren i bunden. Det papirløse kontor var født og introduceret. Vi var mange, der sagde Nøøøøj!

Men hvordan er det så gået?

Ideen om det papirløse kontor - en fremtidsvision - blev udbredt via en artikel fra Business Week i 1975. Næsten 40 år senere taler vi stadig om det. Men med teknologier som tablets, interaktive projektorer og smartphones for ikke at nævne produkter til dokumentscanning og administrationssoftware er vi nok kommet tættere på ’Det papirløse kontor’. Vi bruger i hvert fald udskrivning på en anden måde. Måske er ’Det papirløse kontor’ ikke længere målet – for virkeligheden har gjort os mere nuancerede.

Hos Epson Europe og sikkert også i de fleste af jeres virksomheder, har vi en politik om at arkivere vigtige forretningsdokumenter på vores centrale servere (de store arkivskabes tid er forbi), og i det store hele er vores kontorer papirløse - i hvert fald sammenlignet med situationen i 1975. Når det er sagt, spiller papir stadig en vigtig rolle men til mere kortsigtede formål. I dag udskriver vi ofte dokumenter for at læse og gennemse dem men ikke for at arkivere og beholde, og vi har politikker, som tilskynder til papirgenbrug, inklusive centrale poster til papirindsamling og bortskaffelse på hvert kontor frem for individuelle papirkurve.

Jeg kender de ægte papirløse personligheder i mit team, og jeg ved, at jeg ikke er en af dem. Så mens min kollega Christina har et skrivebord, der ligner en ny, glat Apple-reklame, er mit eget dækket af adskillige bunker af dokumenter for at sørge for, at det ikke skiller sig ud fra min bogreol og mine skabe.

Denne forskel i adfærd synes at gælde for virksomheder såvel som for enkeltpersoner. Jeg har fundet en rapport fra Global Community of Information Professionals fra 2013, som viser, at mens den mængde papir, der flyder gennem forretningsprocesserne, falder i 41 % af organisationerne, stiger den faktisk i 19 %.

Mens jeg ikke er sikker på, om jeg faktisk bruger mere papir end Christina, eller om det blot handler om at være samler, erkender jeg ikke desto mindre, at det er nødvendigt at gøre noget, og jeg tænkte, at min udfordring også kunne være lærerig for nogle af jer. Det var faktisk lige til:

1. Start med at scanne de vigtige documenter

2. Epsons dokument capture software hjælper med at sortere dine scannede documenter