Epson Danmark

4 trin til at reducere trusler mod informationssikkerheden på arbejdspladsen

Nyhed   •   Jul 28, 2016 11:42 CEST

Af Rob Clark, Senior Vice President for Epson Europe

Stigningen inden for digitalisering, wearable og samarbejdsteknologier og innovative forbedringer af den pålidelige kontorprinter sørger for, at effektiviteten på arbejdspladsen bevæger sig fremad med stormskridt. En Epson undersøgelse fra 2015 viser, at 85 % af de europæiske virksomheder mener, at ny teknologi giver en konkurrencemæssig fordel , og at arbejde med mere effektive teknologiværktøjer skaber 21 % øget medarbejdereffektivitet. Det fremgår tydeligt, at den nye generation af inkjetprintere udgør en række fordele i kontormiljøet, herunder øget produktivitet, mindre spild og lavere energiforbrug. Men efterhånden som teknologien ændres og skiftet til digitalisering udvikler sig, stiger risikoen mod informationssikkerheden (InfoSec) også.

85 % AF DE EUROPÆISKE VIRKSOMHEDER MENER, AT NY TEKNOLOGI ER EN VIGTIG KONKURRENCEFORDEL

I dag er risiciene større end nogensinde før: malware, cyberangreb og sløset håndtering af følsomme oplysninger - nogle gange i store mængder – kan skabe sikkerhedsbrud, der kan resultere i alt fra afbrydelse af drift, mistede immaterielle oplysninger (forretningshemmeligheder), offentlig skændsel eller omdømmemæssig skade til svindel og dyre juridiske sagsanlæg. I de senere år har brud på informationssikkerheden skabt store overskrifter. Tænk f.eks. på Nets, SKAT eller Sony som eksempler på, hvorfor problemet nu er noget, som enhver virksomhed skal forholde sig til. Da hele informationssporet - fra tastatur, til papir til bortskaffelse - kan udgøre en potentiel trussel, hvordan kan vi så beskytte vores information og minimere risikoen for, at den havner i forkerte hænder? Her er fire praktiske måder til at undgå unødvendige risici.

1. Involver topledelsen i diskussionen om informationssikkerhed

Mange virksomheder udnævner sikkerhedschefer til at køre deres sikkerhedsprogrammer, og rollerne og ansvarsområderne for cybersikkerhedschefer har udviklet sig de senere år. Det at have en virksomhedsleder, der har forståelse for risikostyring, virksomhedsledelse, og overordnede virksomhedsmål, kan hjælpe med til at definere sikkerhedsprogrammet for it-afdelingen samt for virksomhedens arbejdsstyrke. It-afdelingen kan så investere i den rigtige hardware, software, uddannelse samt de rigtige procedurer til at beskytte virksomheden og dens medarbejdere samt opfylde virksomhedsmål.

2. Sørg for kendskab til og oplæring i nye teknologier

I en Epson undersøgelse1 med deltagelse af flere end 3.600 kontormedarbejdere fra hele Europa udtalte 39 % af respondenterne, at der blev introduceret ny teknologi på deres arbejdsplads mindst en gang hver sjette måned. Med regelmæssige ændringer er der behov for korrekt uddannelse for at sikre udnyttelse af sikkerhedsforanstaltningerne. I undersøgelsen angav 31 % af respondenterne manglende uddannelse i brug af nye teknologier som den største hindring for at opnå optimalt udbytte i form af større produktivitet. Hvis mangel på uddannelse er årsag til lavere produktivitet, kan du regne med, at det også er en årsag til større trusler mod sikkerheden.

39 % AF RESPONDENTERNE HÆVDEDE, AT DER BLEV INTRODUCERET NY TEKNOLOGI PÅ DERES ARBEJDSPLADS MINDST EN GANG HVER SJETTE MÅNED

3. Forstå papirs rolle i forbindelse med sikkerhed

Offline informationssikkerhed er lige så vigtig som online, og udskrivning på kontoret er en vigtig komponent. I Epsons undersøgelse fra 2015 sagde 77 % af respondenterne, at printere er vigtige for at kunne arbejde effektivt, og de udskriver meget - gennemsnitlig 21 emner pr. dag. Endvidere skal visse typer af dokumentation udskrives i henhold til lovgivningen. Virksomhederne skal overholde bestemmelser om dokumentstyring, som er komplekse, vidtrækkende og varierer fra land til land. En politik for opbevaring af registreringer hjælper med til at minimere risikoen for at miste fortrolige oplysninger, men den beskytter ikke mod, at information havner i forkerte hænder (hvis de efterlades uovervåget på f.eks. en printer).

77 % AF RESPONDENTERNE SAGDE, AT PRINTERE ER ET "MUST" FOR AT KUNNE ARBEJDE EFFEKTIVT

4.Vælg en distribueret printerflåde

Europæiske kontormedarbejdere er i gennemsnit 12 meter væk fra en printer i henhold til undersøgelsen1. At bevæge sig frem og tilbage til den centraliserede printer på gangen eller på en anden etage kan være en god måde for medarbejdere til at få strakt benene, men der er betydelige ulemper ved denne type printerflådestruktur, når der er tale om informationssikkerhed. Enhver, der arbejder på et kontor, ved, at den centrale printer til tider kan forekomme noget rodet på grund af glemte dokumenter - selv fortrolige dokumenter. Derfor vælger mange virksomheder en distribueret (eller decentraliseret) printerflåde. I undersøgelsen hævder 36 % af Epsons respondenter, at en "personlig printer" kunne være en løsning på sikkerhedsproblemer. Den lokale, distribuerede udskriftsmodel er især praktisk, hvor fortrolighed og hurtig, direkte adgang til udskrifter er vigtig. Dette omfatter topledelse, juridiske miljøer og personaleafdelinger samt personale med kontakt til kunder og klienter, f.eks. læger, sygeplejersker og detailhandlere, som ikke kan forlade kunderne og hente udskrifterne et andet sted.

36 % AF RESPONDENTERNE I EPSONS UNDERSØGELSE MENER, AT EN "PERSONLIG PRINTER" KUNNE VÆRE EN LØSNING PÅ SIKKERHEDSPROBLEMER

Brud på informationssikkerheden kan have omfattende konsekvenser, men øget bevidsthed og forholdsregler kan minimere risikoen. Efterhånden som virksomheder bliver mere og mere digitaliserede, og højt profilerede sager om cyberangreb skaber internationale nyheder, øges bevidstheden om informationssikkerhed for digital information. Men lige så vigtigt er det, at virksomheder og deres sikkerhedschefer træffer foranstaltninger til at sikre information, der bevæger sig internt rundt på arbejdspladsen - uanset om de er i digital form eller på papir.