Forny intranettet og få maksimal medarbejder-accept og funktionalitet

Forny intranettet og få maksimal medarbejderaccept og funktionalitet

Hurtig og relevant information, samarbejdsfunktioner og tiltalende design. Det er formlen til virksomheder, der optimerer og moderniserer sine medarbejderportaler og øger deres accept. 

Kerneværdier betyder noget. Det samme gælder for organisationens intranet. Interessant og relevant indhold og en enestående brugervenlighed er tegn på en god hjemmeside. Hvis intranettet er dystert og gammeldags er der en stor sandsynlighed for at medarbejderne ikke vil bruge det. Intranettet kan kun nå sit fulde potentiale, hvis medarbejderne kan lide at bruge det. Organisationer, der vil give sit intranet et nyt udseende bør skabe et tiltalende design og funktionalitet. Her er nogle tips til at skabe et Intranet Deluxe:

Hvert fjerde eller femte år er det tid til at give sit intranet en ansigtsløftning, hvis det skal kunne leve op til de øgede krav til samarbejdsfunktioner og lettilgængeligt personligt indhold. I følge Institut for forskning i informationssystemer (IRIS) i Wiesbaden, Tyskland, fokuserer de fleste organisationer på at cirkulere information og tjenester, når de omstrukturerer intranettet. Men når det gælder funktioner og værktøjer, der støtter arbejdsprocesser, mener de fleste af deltagerne i studiet ’Employee Portal Benchmark’ at deres intranet er middelmådigt.

"Samarbejdsfunktioner er blevet ekstremt vigtige", forklarer Bo Petersen, nordisk chef for Web Content Management virksomheden e-Spirit. Medarbejderne er i dag også informationsmedarbejdere. De bruger en stor del af deres arbejdsdag med at søge information og viden. ”Og derfor har de ansatte brug for et intranet,” siger han. ”De har brug for hurtig adgang til information, også mens de er på farten. Anvendelighed, hurtighed, pålidelighed og samarbejde er hjørnestenene i en effektiv medarbejderportal.” Desuden bør portalens layout leve op til virksomhedens identitet. ”Hvis intranettet ser ud som om det er skabt i 90’erne og brugerne ikke kan identificere sig med det, vil de aldrig komme til at acceptere det,” uddyber Bo Petersen.

Vidensnetværk og teamwork i realtid

Hvad står frokosten på? Hvem er ansat på kontoret? Disse spørgsmål skal et intranet kunne svare på. Da flere og flere arbejder i virtuelle teams, hvor nogle er af kort varighed og med en stram deadline, skal intranettet kunne opfylde de øgede krav til at kunne strømline samarbejdet. Et samarbejde kan være en fælles redigering af et dokument eller idéudvikling. Mail er et forældet værktøj til sådant arbejde. Samarbejde i realtid forbedrer i stedet teamets effektivitet uanset om organisationen har 20 eller 200 ansatte.

Koordinering af teamet er et must

En god medarbejderportal skal give nem adgang til personlige profiler og et godt overblik over alle de interne processer. Samtidig bør portalen give mulighed for at dele nyheder og opbevare information. Øget produktivitet kan opnås, hvis indholdet er let at opdatere og medarbejderne kan lide at bruge portalen. Hertil kræves et stærkt og intuitivt content management system, der støtter den personlige adgang til redaktionelle funktioner, indhold og applikationer. Thorsten Heid, der er direktør for det tyske HLP Information Management og intranetleverandør forklarer: ”Teknik er så absolut obligatorisk, men det er ikke nok. Der skal være et team bag intranettet, der koordinerer alle processer via et centraliseret kontrolrum.”

Find eksempler og styr efter det bedste

Når tiden er inde til at opdatere intranettet er første punkt på dagsordenen, at definere præcis hvad den nye portal skal indeholde. Her kan det være nyttigt at finde svar på spørgsmål som: Hvilke metoder er de bedste? Hvilke emner er vigtige for de ansatte? Hvilke erfaringer har vi? Hvor lang tid tager det at finde ugens menu? Tager vi hensyn til den bedste udnyttelse af de sociale medier? Ifølge en undersøgelse fra brancheorganisationen BITKOM svarede 72 procent, at den interne kommunikation har udviklet sig på grund af de sociale medier. Men de sociale medier bør ikke være kernen i det nye intranet!

Personalisering og automatisering øger effektiviteten

Hvis man vil øge populariteten blandt medarbejderne er der brug for et nyhedskoncept. De ansatte skal kunne abonnere på forskellige nyhedskanaler, der har deres interesser, så de ikke overstrømmes med – for dem - unyttig viden og over-information. En god idé er, at anvende en livscyklus strategi for ens information, da al information på et eller andet tidspunkt stopper med at være relevant.

Automatiserede nyhedsflows og mulighed for at slette forældet information er en god begyndelse. Et andet tip er standardiserede sidelayouts, der giver et godt overblik. Værktøj til skærmdumps og formularer er også ganske brugbare. Husk, at flere og flere har brug for at få adgang til portalen fra mobile enheder. ”Ikke alene stiger andelen af mobile enheder, men det gør antallet af ansatte, der bruger mobile enheder også. Det er derfor vigtigt, at organisationen er opdateret på dét punkt også. Indholdet skal optimeres til den enkelte enhed, og det skal helst ikke koste ekstra,” fortæller Bo Petersen.

Et intranet er ikke et internet

Det er vigtigt ikke at forveksle et intranet med et internet, men synergierne skal dog kunne udnyttes. Hjemmesiden skal være et visitkort mod omverdenen, mens medarbejderportalen skal være en vidensdatabase og en ’virtuel kollega’. Hurtig indlæsning af sitet, hurtig og individuel information og høj brugervenlighed er vigtige parametre. Det handler om udseende og følelser. Alt for lange rullemenuer er lige så irriterende som et dårligt layout er. Det skal være nemt at logge ind og få adgang til sit personlige indhold. Det sparer tid og anstrengelser. Foto, farver, pile, kasser og en læsbar skrifttype forbedrer brugeraccepten. En ensartet platform for internet og intranet minimerer omkostningerne til at skabe, håndtere og opbygge webprojekter og indhold.

TÜV Rheinland Group optimerer intranettet og bruger FirstSpirit

TÜV Rheinland har gennemgået en succesfuld ansigtsløftning af deres intranet og udvidede det til at være deres overordnede kommunikationsplatform. Man ønskede og fik et ’blue-eye intranet’, der netop ikke bare skulle sprede information og nyheder ud til hele organisationen, men som kunne personificeres alt efter den enkelte ansattes behov og interesse. FirstSpirit CMS mødte virksomhedens krav hertil og siden SAP ”Business Package” og FirstSpirit kunne aktiveres og integreres i det eksisterende SAP ”NetWeaver Portal” var beslutningen enkel.

Transparent navigation og en ny portalsøgning med personalisering af funktioner og en event kalender skabte incitament blandt medarbejderne til daglig brug af portalen. Relanceringen har muliggjort udveksling af viden og nyheder i organisationen. I dag er ’BlueEye’ en central portal til mange applikationer og ny information fra og til de 13.300 ansatte i TÜV Rheinland Group.

Bo Petersen sammenfatter det således: ”I det moderne erhvervsliv, hvor kravene til medarbejderne og behovet for kontinuerlig information hele tiden øges er et hurtigt og brugervenligt intranet vigtigere end nogensinde. Selv aspekter som den ansattes loyalitet kan påvirkes positivt med en veludformet medarbejderportal. Så længe organisationen sørger for at deres vigtigste kommunikationskanal er frisk og moderne, altså.”