Hvor kedelig er din out-of-office-besked?

Påskeferien nærmer sig. Og traditionen tro vil vores mailboxe endnu en gang vrimle med hamrende kedelige standard out-of-office-beskeder. Hvorfor det ender sådan, er der flere gode grunde til:

1. Vi har ikke tiden til at skrive en mere personlig besked
2. Vi glemmer det
3. Vi ved ikke hvordan
4. Vi må ikke, fordi virksomheden har ensartede regler på området

Selvom årsagerne er forståelige, er det synd. For når vi vælger standardbeskeden, spilder vi en oplagt mulighed for at skabe både branding, dialog og interesse. Vores digitale brand er summen af den digitale tilstedeværelse, og e-mail er en af vores absolut foretrukne kommunikationskanaler.

Mette er glad for sit arbejde

Se nu bare den her lille korte besked:

Bliver man ikke helt glad på Mettes vegne over, at hun har så god en arbejdsplads, at hun kan skrive sådan en besked. Jeg gør i alle fald. I rekrutteringssammenhæng må den besked da være guld værd.

En lille smule branding er OK

Man kan også bruge sin out-of-office besked til at brande sig selv og sin virksomhed lidt, uden det behøver at blive for meget. Det, synes jeg, egentlig nedenstående besked illustrerer temmelig godt.

Del lidt af dit liv med omverdenen

Jeg interviewede for nylig en virksomhedsleder, som i forbindelse med et lederkursus havde skrevet i sin out-of-office-besked, at hun var på kursus for at dygtiggøre sig inden for strategi og ledelse.

Det var et bevidst valg, fordi hun var stolt af at videreudvikle sig, men det kom alligevel lidt bag på hende hvor meget positiv interesse, beskeden skabte. Hendes kontakter ville nemlig gerne høre, hvad hun havde lært, og hvordan det havde været, og det skabte en positiv dialog, hun aldrig havde fået uden at have skrevet en personlig out-of-office-besked.

Alt med måde...selvfølgelig

Før jeg priser personaliserede out-of-office-beskeder til månen, er det på sin plads at nævne, at der selvfølgelig er grænser. I min søgen efter eksempler faldt jeg over en del beskeder, som jeg vil betegne som rene fristile eller sågar knækprosa. De var alt for lange og for personlige. Så det handler selvfølgelig også om at finde en grænse.

Som virksomhed synes jeg heller ikke, at man kan diktere disse personlige beskeder. De fungerer jo netop, fordi de er ægte og individuelle.

Nedenfor er et sjovt eksempel fra USA, hvor afsenderen er blevet så uformel, at det går over i slang. Og i det andet eksempel deler afsenderen med os, at hun gennemgår en knyste-operation, hvilket klart må komme i kategorien: too much information.

5 gode råd

Interesseret i at lave en mere personlig out-of-office-besked? Her er fem gode råd:

1. Vær ikke en robot. Del en lille smule viden ud om dig selv uden at blive for personlig
2. Skriv ikke for lang en tekst. Modtageren skal hurtigt kunne overskue hvorfor, hvordan og hvor længe. Gem fristilen og knækprosa til et andet medie
3. Lav ikke fejl i datoerne. Det er kikset at have forkerte informationer stående hele ferien og brug den dato, du faktisk ER tilbage på kontoret, ikke din sidste feriedag. Ellers kan modtageren nemt tro, du er tilbage om fredagen, selvom det reelt først er om mandagen
4. Fortæl præcis, hvor man kan få hjælp, nu du er væk. Helst mere end et hovednummer, for det er ikke ligefrem hjælp - men snarere en ansvarsfraskrivelse
5. Tilføj eventuelt lidt information om, hvor man kan finde viden om dit område, mens du er væk. Gøres det rigtigt, virker det som service snarere end branding.