Undersoegelse afsloerer frygt software-audits

Microsoft, Oracle og SAP er blandt de mest frygtede når det kommer til revision.

Snow Software er den førende udvikler af Software Asset Management (SAM)-løsninger . Virksomheden har i dag offentliggjort, at SAM- og IT‑administratorer rundt omkring i verden er mest bange for at blive auditeret af Microsoft, Oracle, og SAP.

Da de blev bedt om at nævne de tre leverandører, de var mest bange for at blive auditeret af, pegede 75 procent af respondenterne på Microsoft fulgt af Oracle med 53 procent, og 33 procent pegede på SAP.

Samme undersøgelse viste, at med hensyn til audit-aktivitet var 68 procent af organisationerne blevet auditeret af Microsoft inden for de seneste 12 måneder og 36 procent af SAP. IBM kom ind på tredjepladsen med 31 procent af organisationerne.

Vice President Marketing & Communications for Snow Software, Matt Fisher, kommenterede på resultaterne: ”Mens vi forventede at se Microsoft angivet til at have den højeste mængde audit‑aktiviteter, er det overraskende at se dem tage førstepladsen med hensyn til at være frygtet af deres kunder. Det er vores erfaring, at Microsoft rent faktisk er en af de mindst aggressive og vanskelige software-auditører. Vi hører typisk langt flere skrækhistorier fra kunder, som er blevet auditeret af Oracle eller Attachmate (nu Micro Focus).”

”Vores råd er, at hvis du har styr på dine softwareaktiver, er der faktisk meget lidt at være bange for under auditerings-processen . En frygt for audit antyder, at organisationer erkender en mangel på kontrol og mangel på den nyeste SAM‑intelligens.”

De tre primære årsager, der angives for at frygte audit, er sandsynligheden for, at en audit vil koste penge til berigtigelsesgebyrer eller bøder (29%), at skulle forklare ubudgetterede omkostninger til virksomhedsadministration (19%) og den afbrydelse af virksomhedens normale drift, det medfører (19%).

Mens mange software-distributører - herunder SAP, IBM, VMware og Citrix er langt inde i deres fjerde kvartal og skraber efter enhver sidste smule omsætning, er det måske ikke overraskende, at angsten for audit er særligt høj på denne tid af året.

Fisher fortsætter: ”Årets afsluttende audit har længe været en trofast Q4-indtjening for mange software-leverandører, uanset om det gennemføres som en decideret audit eller forklædes som et incitament til at opgradere til de seneste versioner og teknologier. Disse situationer kan faktisk udvikle sig til kundernes fordel, hvis de besidder de rette informationer om deres aktuelle softwarebrug og om planerne for det kommende år.”

Snows SAM-eksperter anbefaler en enkel serie af proaktive trin, som slutbruger‑organisationerne kan tage for at styrke deres position før en revisionsgennemgang - forberedelse er nøglen.

1. Bekræft audit-anmodningen så hurtigt som muligt - det værste, du kan gøre ved enhver leverandør-audit er at ignorere det indledende audit‑brev. Auditor går ikke sin vej. Et hurtigt svar inden for få dage efter modtagelse af audit-brevet vil gøre det som følger lettere.
2. Find ud af så meget du kan om den leverandør, du skal auditeres af - den bedste måde at forberede en audit på er at vide, hvad der kræves i god tid før audit.
3. Lav en fuld lageropgørelse, for at finde alle aktiver, herunder hardware‑konfiguration, softwareinstallationer og -brug.
4. Sammenlign lagerlisten med licensrettighederne og skab effektive licenspositioner, for alle softwareleverandører.

Et audit-forsvar kan gøres meget lettere ved brug af den rette teknologi. Installation af en Software Asset Management (SAM), -løsningvil medvirke til at sikre, at software-landskabet er optimeret før besvarelse af anmodningen om audit, så ubudgetterede omkostninger undgås.

Yderligere information om de handlinger, du kan foretage for at forsvare en audit fra Microsoft, SAP, IBM, VMware og andre findes i Snows e-bog Santa Claus or Audit Clause: what does the festive season have in store for you?, som du kan downloade her.