Hvad siger virksomhederne om implementering af teknologi i det offentlige?

Hvilke overvejelser gør en international it-leverandør og en mindre teknologivirksomhed, når de skal implementere teknologi i kommunerne? Mål flow af data undervejs i implementeringen og fokuser på det digitale-mindset hos medarbejderne, lyder det fra Brian Fisker, Systematic, og Bo Iversen, Life-Partners.

Brian Fisker fra Systematic og Bo Iversen fra Life-Partners giver i denne artikel en række gode råd til, hvilke overvejelser kommuner og virksomheder bør gøre sig, når ny teknologi skal implementeres i kommunerne.

- Det giver høj værdi at overvåge de data i it-systemet, der arbejdes med, når ny teknologi skal implementeres i kommunerne, siger Brian Fisker.

Når et stort nyt it-system og nye arbejdsgange implementeres, vil medarbejdere og ledere ofte opleve ”køer” af data. Køerne kan bruges aktivt i implementeringen. Da Systematic i samarbejde med kommunerne indførte det nye journalsystem Cura, var det tydeligt, at mængden af udvalgte opgaver til de enkelte faggrupper skabte køer i systemet. Det resulterede i, at data hobede sig op. Og det var et udtryk for forsinkelser og uhensigtsmæssige arbejdsgange og beslutningsprocesser i værdikæden. Sådanne køer er mulige at overvåge undervejs i implementeringen af et nyt system og kan fortælle, om potentielle forbedringspunker og hvorvidt ”forandringskurven” er knækket.

- Det er værdifuldt at analysere nye arbejdsgange i lyset af det nye it-system for at være i stand til at måle på køer og datamængder under implementeringen. Det kan afspejle status på implementeringen og ibrugtagningen. Køerne skal blive kortere og kortere som implementeringen skrider frem. Synlighed af fremdrift kan bruges til at optimere implementeringen og er en vigtig faktor i arbejdet med digital implementering, som ellers kan virke svær at måle på, siger Brian Fisker.

Stor følgegruppe uden slutdato

Brian Fisker fremhæver, at man i kommunen bør være præcis på, hvordan og af hvem disse målinger kommunikeres. Kommunikationen skal til foretages af en leder, der har godt kendskab til organisationen og ejer forandringsdagsordenen. Og den skal valideres og eksemplificeres af en følgegruppe, som bredt repræsenterer brugerne og kan italesætte de positive og negative historier under implementeringen.

Under implementeringen af Cura i Københavns Kommune tilknyttede man en følgegruppe på mere end 30 medarbejdere. Hver dag under implementeringen mødtes følgegruppen og blev synkroniseret på korte virtuelle møder. Sammen med ledelsen blev det drøftet, hvilke budskaber der skulle ud i organisationen. Det var ikke på forhånd besluttet, hvornår følgegruppens arbejde skulle ophøre. Og det var først, da målingerne viste fremgang, og da supporten var nede på sammenligneligt niveau som inden implementeringen, at følgegruppen stoppede de daglige synkroniseringer.

- Det giver en ro og tryghed undervejs i implementeringen, at følgegruppen får rammerne til at fortsætte sit arbejde, indtil implementeringen er i mål. Følgegruppen skal være bredt fagligt funderet og respekteret for at gøre en mærkbar forskel for organisationen, siger Brian Fisker.

En følgegruppe er værdifuld, fordi medarbejderne i gruppen har indblik i, hvilke aktuelle udfordringer, der fylder hos medarbejderne, som arbejder med det nye system. Det betyder, at kommunikationen bliver nærværende og kvaliteten af kommunikationsindsatsen bliver højnet og skaber reel værdi for brugerne af systemet.

Digitale kompetencer og digitalt mindset

Bo Iversen, der kommer fra den mindre virksomhed Life-Partners, har også mange års erfaringer med implementeringer af it-systemer i kommunerne. Life-Partners har udviklet et kommunikations- og planlægningsværktøj, der hjælper borgere til en nem og overskuelig hverdag. Når Bo Iversen skal implementere velfærdsteknologi i samarbejde med kommunerne, tænker han i henholdsvis de digitale kompetencer og det digitale mindset.

De digitale kompetencer vedrører betjening af teknologien, mens det digitale mindset handler om, hvordan man bringer teknologien i anvendelse. Det er vigtigt at være skarp på, hvilke anledninger, det er en god idé at tage teknologien frem, og hvordan man i relation til teknologien skaber en dialog, der giver værdi for borgeren, lyder rådet.

- Ofte sætter vi ressourcer af til at opgradere medarbejdernes digitale kompetencer, men tit er medarbejderne faktisk allerede gode til denne del, da produkterne i dag er forholdsvis intuitive, og da vi i stigende grad benytter teknologiske løsninger i det private, siger Bo Iversen.

Bo Iversen prioriterer derfor i højere grad at drøfte i det digitale mindset med medarbejdere og ledere i de danske kommuner.

- Brugen af velfærdsteknologiske løsninger er stadig forholdsvis ny, og der er naturligvis ikke den samme modenhed, som ved løsninger, vi har set og arbejdet med længe. For at bringe teknologien i anvendelse og få det maksimale udbytte, kræver det, at medarbejdere og ledere videreuddannes, og undervises i at være nysgerrige på, hvordan man bruger en teknologi, siger Bo Iversen.

Kerneopgaven er den samme

Når Bo Iversen taler om implementering af velfærdsteknologi, lægger han vægt på, at kerneopgaven er den samme og at det stadig er mennesker, der leder mennesker. Den nye virkelighed, hvor vi får flere ældre og færre varme hænder, betyder, at måden vi skal løse kerneopgaven på, skal gentænkes.

- Vi skal erkende, at velfærdsteknologiske løsninger ændrer måden, medarbejderne udfører deres arbejde og at deres faglighed i denne proces bliver udfordret. Lægen skal til at fjernoperere over en skærm og SOSU-assistenten skal ”besøge” borgeren via en skærm. En forandring af så omfattende karakter kræver naturligvis, at lederne gentænker, hvordan de leder og at medarbejderne ledes til at se det meningsfulde i at overgå til teknologiske metoder, siger Bo Iversen.

Ifølge Bo Iversen er der efterhånden en erkendelse af, at velfærdsteknologi er kommet for at blive, ligesom vi for længst har accepteret, at telefonen og internettet er kommet for at blive. Det er ikke en døgnflue længere. Bo Iversen pointerer dog samtidig, at vi ikke har lige så lang tid til at tage de velfærdsteknologiske løsninger til os, som vi har haft til at tage telefonen til os. Vi skal løse en masse akutte udfordringer i sundhedsvæsenet her og nu.

- Fordi omstillingen skal ske så hurtigt, kræver det, at både kommunerne og leverandørerne sætter en ekstra indsats ind her. Kommunen skal prioritere undervisning i det digitale mindset, og vi skal som leverandører dele alle vores erfaringer på området. Kun ved at samarbejde tæt kommune og leverandør imellem kan vi lykkes med implementering, slutter Bo Iversen.

Systematic og Life-Partners er medlem af Welfare Tech.

Foto: Systematic og Life-Partners.

Dette er tredje og sidste artikel i en artikelserie, som belyser implementering af ny teknologi i kommunerne:

1. artikel - medio marts 2019: Tænk altid teknologi som en organisatorisk forandring
Interview med Mickael Bech, professor i sundhedsledelse ved Aarhus Universitet.

2. artikel - slut marts 2019: Tænk i flere faggrupper, når ny teknologi implementeres
Interview med Gitte Østergaard, direktør i Ældre- og Handicapforvaltningen i Odense Kommune.

3. artikel - medio april 2019: Hvad siger virksomhederne om implementering af teknologi i det offentlige?
Interview med Brian Fisker, Systematic, og Bo Iversen, Life-Partners.