Schibsted tehosti laskutusprosessiaan automaation ja digitalisaation avulla

Noin 1,8 miljoonaa laskua tuotiin yhteen ja samaan järjestelmään.

Schibsted on yksi Norjan suurimpia mediakonserneja, joka omistaa muun muassa Aftenposten-, VG- ja 24-lehdet. Yhtiön prosessit ovat laajoja kokonaisuuksia. Tästä hyvä esimerkki on erilaisten maksuratkaisujen käsittely, Schibstedin luotto-osaston johtaja Julie Heggedal kertoo.

Vuoden 2017 syksyllä Schibsted päätti etsiä uuden kumppanin, joka hoitaa sekä laskujen lähetyksen ja kirjanpidon täsmäytyksen (eli laskujen ja maksusuoritusten kohdistamisen) että asiakaspalvelun.

Huolellisen kilpailutuksen tuloksena Schibsted valitsi Arvaton. Lyhyessä ajassa uusi kumppani on auttanut mediakonsernia automatisoimaan ja digitalisoimaan laskuja alkuperäisiä suunnitelmia enemmän.

Kuva: Brand Studio, Schibsted

Heggedalin mukaan yhtiön prosessit olivat aikaisemmin varsin sirpaloituneita. Juuri tästä syystä kaksi vuotta sitten lähdettiin etsimään kattavampaa ratkaisua.

- Siirryimme uuteen ratkaisuun, koska halusimme yhdistää koko order-to-cash -prosessin yhdelle kumppanille, Heggedal kertoo.

- Arvatosta on tullut tärkeä vahvistus, joka auttaa meitä niin ulkoisissa kuin sisäisissä laskutusprosesessin toiminnoissa.

Julie Heggedal on Schibstedin luotto-osaston johtaja. Hän on ollut mukana yhteistyöprojektissa Arvaton kanssa vuoden 2017 syksystä lähtien.

Yhteistyö on ollut menestystarina molemmille

Viime maaliskuusta lähtien Arvato on ollut kokonaistoimittaja, joka on hoitanut niin Schibstedin yksityis- kuin yritysasiakkaat sekä yhtiön sisäiset laskutusprosessit.

– Meille tuo lisäarvoa se, että yksi kumppani hoitaa kaiken laskujen lähettämisestä maksusuorituksiin. Sen ansiosta voimme hallita prosessejamme paremmin ja tarvittaessa ratkaista ripeästi kiireelliset tilanteet. Yhteistyö Arvaton kanssa on vaikuttanut positiivisesti toimintaamme, Heggedal sanoo.

– Se näkyy myös asiakaspalvelutyössä, jota he tekevät meille. Olemme helpommin asiakkaiden saavutettavissa, mikä on mediakonsernille tärkeä asia.

Heggedal on erityisen tyytyväinen siihen, että Arvato on perustanut Sandefjordiin asiakaspalvelukeskuksen, joka palvelee vain Schibstedin asiakkaita.

– Työskentelemme tiiviisti Arvaton palvelukeskuksen kanssa. Tavoite on, että asiakaskokemus Arvaton kanssa on vähintään yhtä hyvä kuin jos kuluttaja tai yritys asioisi laskutus- ja maksuasioissa suoraan Schibstedin kanssa, Julie Heggedal sanoo.

Heggedal kiteyttää mediakonsernin hyödyt kolmeen kokonaisuuteen:

Digitalisointi

Laskujen digitalisoinnin vauhdittaminen, esimerkiksi e-laskujen ja sähköpostin avulla

Minimointi

Tappioiden minimointi silloin, kun asiakkaat jättävät maksamatta

Asiakastyytyväisyys

Parempi asiakastyytyväisyys läpi koko asiakaspolun, tilauksesta ja palveluprovisiosta laskutukseen ja maksuun

- Halusimme digitalisoida laskutusta e-laskujen ja sähköpostin avulla entistä enemmän. Halusimme pienentää tappioita, jotka johtuvat siitä, että asiakas ei pysty maksamaan. Halusimme varmistaa korkean asiakastyytyväisyyden aina tilauksesta ja palveluprovisiosta laskutukseen ja maksamiseen asti. Meille tärkein seikka on, että asiakkaitamme kohdellaan ammattimaisesti ja kunnioittavasti kaikissa maksamiseen liittyvissä asioissa, hän toteaa.

Kasvua vauhdittavaa tietoa ja näkemystä

Arvato on kehittänyt Schibstedille oman työkalun ja portaalin, jolla voidaan räätälöidä laskuja. Heggedal on myös innostunut uuden raportointiprosessin mahdollisuuksista. Raportit auttavat keräämään dataa konsernin eri yhtiöiden tarpeisiin.

– Saamme erinomaisia business intelligence -raportteja. Ne ovat syvällisempiä ja kattavampia kuin aikaisemmin. Saamme hyödyllistä tietoa työtavoistamme ja siitä, miten ja missä voimme palvella asiakkaitamme vieläkin paremmin. Lisäksi business intelligence varmistaa, että toimintamme täyttää GDPR:n vaatimukset.

Heggedal painottaa, että asiakastyytyväisyys on onnistuneen perintäprosessin edellytys.

– Arvatolta saamamme datan ansiosta voimme ennakoida tulevaisuutta. Laadukkaiden raportointityökalujen avulla voimme helpommin seurata seuraavan kvartaalin kehitystä, mikä tekee konsernin sisäisistä raportointiprosesseista tehokkaampia ja tarkempia. Olemme vahvempia, jos ajatellaan tulevaisuuden kasvua ja parhaan mahdollisen asiointikokemuksen tarjoamista asiakkaille, Heggedal korostaa.