Epson Suomi

Kohti paperitonta toimistoa

Blogikirjoitus   •   Elo 13, 2015 10:41 EEST

Andrew Semple, Head of BI Business, Epson Europe B.V.

Mikä olisikaan parempi tapa aloittaa blogin pitäminen, kuin tehdä siitä tekosyy paikkojen siistimiselle? Melkein 40 vuotta sen jälkeen, kun paperittoman toimiston käsite esitettiin ensimmäisen kerran, yritän nähdä kuinka lähelle sitä voin päästä.

Paperittoman toimiston ajatus laittaa hymyilemään: tulevaisuuden visio, joka levisi talouslehden artikkelin myötä vuonna 1975. Asiasta puhutaan yhä, melkein 40 vuotta myöhemmin, mutta tekniikan kehittymisen – kuten tablet-tietokoneiden ja älypuhelimien – myötä olemme uskoakseni lähestymässä sitä. Yksi asia on kuitenkin selvä: tulostustapamme on muuttunut.

Usean muun yrityksen ohella myös Epson Europen toimistossa on käytäntönä säilyttää tärkeät yritysasiakirjat keskuspalvelimella. Menneet ovat valtavien arkistokaappien päivät ja toimistomme ovat käytännöllisesti katsottuna paperittomia -ainakin vuoden 1975 perspektiivistä katsottuna. Mutta miksi oma pöytäni on varustettu usealla asiakirjapinolla?

Olisiko kuitenkin niin, että paperi säilyttää tärkeytensä, mutta lyhytaikaisemmalla tavalla: asiakirjoja on tapana tulostaa lukemista ja arviointia varten ja käytön jälkeen laittaa kierrätykseen (tai pinota pöydälle) Puhtaan tekstin tulostaminen on vähentynyt, mutta kuvien ja grafiikan tulostaminen on lisääntynyt.

Tämä käyttäytymisen epäjohdonmukaisuus näyttää vaikuttavan niin yrityksiin kuin yksilöihinkin. Löytämässäni vuoden 2013 Global Community of Information Professionalin raportissa todetaan, että yrityksien prosessien läpi kulkevan paperin määrä laskee 41 %:ssa yrityksistä, mutta samanaikaisesti 19 %:ssa yrityksistä se on kasvussa.

Oikeastaan tulostaminen ei ole katoamassa, vain tarpeet ovat muuttuneet. Tämän myös riittävän hyvä perustelu jatkaa työskentelyä paperipinojen valtaamalla työpöydälläni.