Salcom Group Oy

Minkälainen on unelmien intranet?

Blogikirjoitus   •   Touko 08, 2014 11:31 EEST

Posted by Jonas Lindström

Useimmilla vähänkään suuremmilla yrityksillä on jonkinlainen intranet. ”Intranet” on kuitenkin käsite, joka voi tarkoittaa eri asioita eri yrityksissä ja eri ihmisille. Onko se tiedotuskanava? Onko se ohjepankki? Onko se sähköinen työpöytä? Ennen kuin voimme vastata kysymykseen ”minkälainen on hyvä intranet”, täytyy kysyä: Mikä on intranet? Ja varsinkin: Mikä on intranet vuonna 2014?

Alussa oli ilmoitustaulu

Aikainen intranet oli lähinnä johdon tiedotusväline. Se korvasi oikeastaan fyysisen maailman vastineet: paperiset tiedotteet ja taukohuoneen ilmoitustaulun. Intranet avattiin kerran päivässä ja luettiin, mitä uutta johto on tiedottanut. Uutta sisältöä ei välttämättä tullut kuin muutaman kerran kuukaudessa.

Ilmoitustaulu - yksinkertainen, muttei välttämättä selkeä.

Ilmoitustaulu – yksinkertainen, muttei välttämättä selkeä.

2000-luvulla tietojärjestelmiä tuli iso liuta lisää. Yhtenäistä käyttöliittymää eri järjestelmille ei ollut, joten kaikki tieto yritettiin parhaan mukaan tuoda yhteen järjestelmään erilaisten integraatioiden kautta (tätä kutsutaan Business Intelligenceksi). Usein tässä kuitenkin epäonnistuttiin. Integraatiot olivat hankalia, hitaita ja kalliita, koska rajapinnat olivat keskenään niin erilaisia.

BI-intranetiä täytyy suunnitella järjestelmien näkökulmasta. Numerot ennen kaikkea.

BI-intranetiä täytyy suunnitella järjestelmien näkökulmasta. Numerot ennen kaikkea.

Kaikkea kaikille?

”Perinteinen intra on kuin kaapissa makaava Tupperware-monitoimilupsutin, jota kukaan ei osaa käyttää, mutta joka oli niin pahuksen kallis, ettei sitä voi heittää roskiinkaan.”
-Katleena Kortesuo

Intranet-hype oli suuri, ja intranetin haluttiin vastaavan kaikkiin tarpeisiin kaikille. Integraatioiden lisäksi luotiin paljon tiimisivustoja tai työtiloja, joihin kukin tiimi upotti milloin mitäkin. Oli kyselyä, keskustelufoorumia, ideapankkia, ohjeita liitteinä, ohjeita sivuina jne. Kokonaisuus ei kuitenkaan välttämättä ollut kovin hyödyllinen tai edes käyttökelpoinen.

Paras termi tälle intralle on mielestäni monitoimilupsutinKatleena Kortesuota lainaten: ”Perinteinen intra on kuin kaapissa makaava Tupperware-monitoimilupsutin, jota kukaan ei osaa käyttää, mutta joka oli niin pahuksen kallis, ettei sitä voi heittää roskiinkaan.”

Toisaalta, jos intranetia ei hoidettu, se saattoi kuihtua kuin kastelematon kukka. Tällöin jäljelle ei jäänyt muuta kuin ilmoitustaulu – ja nyt linkkilista muihin järjestelmiin, koska yhä useampi järjestelmä oli selainpohjainen.

Fail

Intranetin erilaiset vaatteet

Intranet saa eri nimen, ulkoasun, sisältörakenteen ja eri avainhenkilöt riippuen siitä, mikä intran pääasiallinen tarkoitus on.

Jos intra ei ole pelkkä ilmoitustaulu, eikä se voi olla kaikkea kaikille, mitä se sitten voi olla? Oman kokemukseni pohjalta se voi olla seuraavaa:

  • Ilmoitustaulu: virtuaalinen paikka, josta löytyy kaikki keskeiset tiedotteet
  • Ohjepankki: virtuaalinen paikka, josta löytyy kaikki keskeiset ohjeet
  • Sähköinen työpöytä: virtuaalinen paikka, jossa työt tehdään
  • Sosiaalinen työyhteisö: virtuaalinen paikka, jossa ihmiset ovat läsnä

Intranet saa eri nimen, ulkoasun, sisältörakenteen ja eri avainhenkilöt riippuen siitä, mikä intran pääasiallinen tarkoitus on. Onko teidän intranetillänne suunniteltua tarkoitusta? Mikä sen tarkoitus on? Ketkä ovat intran avainhenkilöt? Kuka tuottaa ja ylläpitää sisältöä? Kuka sisällön omistaa? Kuka perehdyttää intran käyttöön?

Hyvän intranetin periaatteet

Ensimmäiseksi täytyy tunnistaa, mitä intranetillä halutaan tehdä.

Mikä sitten on hyvä intranet? Vastaus riippuu siitä, mihin tarkoitukseen sitä peilataan. Jos tahtotila on saada sosiaalinen työyhteisö, ilmoitustaulu-tyyppinen intranet vailla vuorovaikutusmahdollisuutta ei palvele tarkoitusta. Se on silloin huono intranet.

Ensimmäiseksi täytyy siis tunnistaa, mitä intranetillä halutaan tehdä. Mitä paremmin tarpeet ovat määritelty, sitä helpompaa on suunnitella intranet, joka palvelee käyttäjiään. Intranet-projektit toteutetaan usein teknologia edellä, mutta kaiken pitäisi lähteä peruskysymyksistä:

  • Mikä intran tarkoitus on? Mitä sillä halutaan saavuttaa?
  • Ketä intra palvelee? Mitä sidosryhmiä intralla on?
  • Mitä tarpeita sidosryhmillä on? Minkälaisia intran tyypilliset käyttäjät ovat?

Hyvän intranetin kokemus on subjektiivinen asia, joten tarpeiden määrittelyn jälkeen tulee lähteä siitä, minkälaisia ihmisiä intralla puhutellaan. Minkälaisia käyttäjäprofiileja organisaatiossa on? Ymmärrämmekö käyttäjien tarpeet, ongelmat, osaamistason, motiivit, arvot jne?

Mitä jos intranetia ei ajateltaisikaan tiedon, vaan ihmisten verkostona?

Mitä jos intranetia ei ajateltaisikaan tiedon, vaan ihmisten verkostona?

Suomen paras intranet

”Teknologia itsessään ei pelasta ketään, vaan toimintatapoja pitää muuttaa.”
-Petri Suhonen

Kun intranetiä lähdetään suunnittelemaan yllä mainitun prosessin kautta, saadaan selvät tavoitteet ja rajat intranetille. Silloin tiedetään mitä intran tulee olla, ja mitä sen ei tule olla. HSY voitti tänä vuonna Solitan järjestämän Suomen paras intranet -kilpailun. Mikä oli HSY:n määritelmä hyvästä intranetistä?

Hyvä intranet:

  • parantaa sisäistä viestintää
  • lisää yhteisöllisyyttä
  • on mobiiliystävällinen
  • on käytettävissä mistä tahansa
  • on visuaalisesti yksinkertainen ja selkeä
  • on vuorovaikutteinen kanava
  • nopeuttaa ja notkeuttaa organisaatiota (toim. huom. eli poistaa käytännön esteitä arjesta)
Mitä, toimiiko meidän intra kännykässä!? :O

Mitä, toimiiko meidän intra kännykässä!? :O

HSY:n projektista saa irti muitakin hyviä viisauksia:

  • Intraan kirjoitetaan lyhyitä uutisia, jotka kohdentuvat työntekijöille toimipisteen ja toimialan mukaan.
  • Tykkäämiset ja kommentit paljastavat organisaation pulssin ja sisäiset hiljaiset signaalit.
  • Intranet auttaa viestimään työntekijöille siitä, mikä on yrityksen tila ja suunta.
  • Intranet toimii johtamisen välineenä.
  • Tarvittiin markkinointi- ja lanseerauskampanja, jotta uusi intranet lähti lentoon.

Ja ehkä kaikkein tärkeimpänä: Teknologia itsessään ei pelasta ketään, vaan toimintatapoja pitää muuttaa.

Uusi intranet – sähköinen työpöytä vai digitaalinen toimisto?

Uudessa intranetissä ihmiset ovat keskeisemmässä roolissa, kuin työkalut tai tiedot.

Kun tarkastelemme HSY:n intranet-projektia, se alkaa muistuttaa yhdistelmää edellä mainituista intranet-määritelmistä. Se tarjoaa keskitetyn viestintäkanavan, ohjeita helpottamaan työntekoa sekä vuorovaikutustyökaluja. HSY:n intranet on lisäksi läsnä työntekijöiden arjessa, missä he sillä hetkellä ovatkaan.

Onko tällöin järkevää puhua sähköisestä työpöydästä? Minun mielestäni ihmiset ovat huomattavasti keskeisemmässä roolissa, kuin työkalut tai tiedot. Sähköisellä työpöydällä sijaitsevat minun digitaaliset työkaluni ja dokumenttini, mutta digitaalisessa toimistossa läsnä ovat minun työkaverini.

Digitaalisessa toimistossa tiedän, mitä työkaverini tekevät, vaikken olisi samassa fyysisessä toimistossa. Itse asiassa saatan tietää jopa paremmin, mitä työkaverini tekevät, koska heidän työnsä näkyy intranetissä. Näen sieltä siis paitsi heidän työnsä lopputulokset, myös heidän työskentelyprosessinsa ja heidän ajatusketjunsa alusta loppuun. Digitaalisessa toimistossa voin nähdä, kuinka ideasta syntyy keskustelu; kun keskustelusta muodostuu suunnitelma; kun suunnitelma muuttuu toiminnaksi; ja kun toiminnasta syntyy tuloksia. Näen koko tapahtumaketjun ideasta tuotantoon.

Jos sinulla olisi tällainen intranet, mitä sinä voisit oppia työkavereiltasi?

Unelmien intranetiin ei riitä upea järjestelmä, tai mahtava sisältö - se vaatii myös dream teamin.

Unelmien intranetiin ei riitä upea järjestelmä, tai mahtava sisältö – se vaatii myös dream teamin.