Luopumisen tuskaa

Olemme kaikki varmasti kuulleet vaikuttavia prosenttilukuja siitä, miten sähköpostin käytön radikaali vähentäminen ja siirtyminen sosiaalisempaan viestintään myös yrityksen sisällä parantaa tehokkuutta ja tiedon löytämistä, joka taas nostaa henkilöstön tyytyväisyyttä ja sitä kautta myös asiakastyytyväisyyttä.  Näin olemme antaneet esim. McKinseyn kertoa meille. Olemme myös tietoisia siitä, että tietojen saaminen kaikkien käyttöön nykyisistä siilopiiloista on kaikkien etu. Kuten kollegan Otto Solberg  totesi:  “e-mail is where information goes to die”. Yrityksemme osallistui World Design Capital Helsinki 2012 -vuonna perustajajäsenenä Redesigning 925 -hankkeeseen, jossa pohdittiin paremman työelämän eväitä. Täällä myös sähköpostin mietitympi käyttö oli yksi kymmenistä testaamistamme ideoista – muista mainittakoon esimerkiksi oma uusi tapani varata  45 minuutin  eikä 60 minuutin palavereita, joiden ansiosta paltsujen välissä ehtii vaikka – kurkistaa sähköpostiinsa.

Allekirjoittanut tunnustaa avoimesti kuuluvansa siihen porukkaan, joka turvallisen ’ping’ -äänen kuultuaan tarkistaa, mitä jännittävää sieltä nyt tupsahtikaan postilaatikkoon. Tein reilu vuosi sitten testin: päätin päivän ajan reagoida kaikkiin sähköposteihin heti, kun ne kilahtavat minulle. Olinkin erittäin kiireinen, enkä saanut mitään aikaan. Neljän tunnin jälkeen kyllästyin. Seuraava testi: keskityin tekemiseeni meili suljettuna, vaikka työskentelinkin läppärilläni. Firma oli pystyssä sen samaisen neljän tunnin jälkeen, vaikka en heti vastannutkaan sähköposteihin. Tosi yllättävää.  Ehkä Sampo Sammalisto on oikeassa todetessaan, että sähköposti ei ole reaaliaikainen viestin, eikä sitä pidä käyttää sellaisena.

IBM:n sosiaalisen median guru Luis Suarez totesi aikoinaan Suomessa vieraillessaan, että mitä enemmän sähköpostia lähettää, sitä enemmän sitä myös saa. Totta. Cc-kenttä ja erityisesti Reply to all -namiska ne vihulaisia vasta ovatkin. Tunnistanet termin ’mail jail’…? Eikä sieltä edes pääse pois edellisessä ruudussa voittamallaan get out of jail free -kortilla, vaan kevätsiivousta suuremmalla ponnistelulla. Meiliboxi kilahtelee Suomessakin niin iloisesti, että kansallista sähköpostinsiivouspäivää on pari kertaa vietetty täälläkin – myös meidän yrityksessämme. Syitä sähköpostiryöppyjen välttämiseen siis on, ja keinojakin roppakaupalla: omassa yrityksessämme on luonnollisesti käytössä mm. moneen taipuva IBM Connections, jonne yrityksemme 430 000 työntekijää onkin luonut noin 200 000 yhteisöä. Mutta mikä tekee muutoksesta niin kovin hankalan?

Luis Suarezilla on muutosvastarintaan montakin selitystä. Nasakkana yhteenvetona: ”It’s lots of hard work.”  Vanhojen kettujen on niin kovin vaikea oppia uusia temppuja. Varsinkin, jos alku vaatii viitsimistä. Kuitenkin sosiaalisempi työkalujen käyttö synnyttää laajempaa yhteistyötä, parempia ja innovatiivisempia ratkaisuja, ja tätä kautta tyytyväisempiä työntekijöitä ja asiakkaita. Kunhan vain pääse vauhtiin. Crowd sourcing yrityksen sisällä on erinomainen tapa kehittää ratkaisuja asiakkaille – apua ja viisautta voi sosiaalisella toimintamallilla saada yllättäviltäkin tahoilta – vaikka globaalisti.  Ilman cc-ilotulitusta. Tästä(kin)  syystä  olemme järjestäneet yrityksessämme sisäisen Work Smarter -kampanjan, jonka aikana olemme jakaneet helppoja vinkkejä mm. yhteistyötyökaluihin liittyen; pariviikkoinen kampanja huipentuu sähköpostittomaan päivään, jolloin voi myös hakea oppia kädestä pitäen lukuisissa työpajoissa. Mitenköhän minä pärjään koko päivän ilman sähköpostia? Koittaakohan minullekin huomisesta  alkaen uusi, entistä sosiaalisempi, tuotteliaampi ja rauhallisempi elämä, jossa ’ping’ ei määrää tahtia?

Kirjoittaja:

Elena Berger

Workforce Enablement Manager, IBM