AinaCom Oy

AinaUCX mahdollisti työtapojen uudistamisen - Sähköinfo Oy

Uutinen   •   Syys 22, 2014 12:09 EEST

Sähköpostia käytetään useissa yrityksissä tehottomilla tavoilla.

Kun avainhenkilöitä on vaikea tavoittaa, soittopyynnöt ja muut juoksevat asiat hoidetaan sähköpostilla. Työt kasaantuvat ja hoitamattomat asiat rasittavat niin yrityksen työntekijöitä kuin asiakkaitakin. Vaihde joutuu usein tarkistamaan henkilöiden läsnäoloa eri keinoin tai ohjaamaan soitot sokkona. Sähköinfo Oy:ssä havahduttiin näihin haasteisiin vanhan puhelinvaihdejärjestelmän vikaannuttua.

”Lähdimme ensisijaisesti hakemaan uutta puhelinjärjestelmää. Pian AinaComin kanssa keskustelut aloitettuamme huomasimme, että kyseessä ei ole pelkkä tekninen hankinta, vaan kokonaisvaltaisempi työprosessien kehittäminen. AinaUCX-palvelun käyttöönoton myötä sähköpostiliikenne on jo nyt vähentynyt 20 % mm. soittopyyntöjen vähentymisen takia”, kertoo Sähköinfo Oy:n kehittämispäällikkö Satu Lehtonen.

Omat työhuoneet mutta toiminta kuin avokonttorissa

Työtä tehdään yhä useammin avokonttoreissa, joissa toimistolla paikalla olevan väen läsnäolo on helppo tarkistaa. Sähköinfon asiantuntijoilla työrauha on kuitenkin tärkeässä roolissa ja kullakin työntekijällä on oma työhuone.

”AinaUCX-palvelun keskiössä oleva Lync on omalta osaltaan tehnyt työnteosta läpinäkyvää. Sisäiset puhelut hoidetaan sen kautta – ja koska tavoiteltavan henkilön tilatiedon voi tarkistaa matkapuhelinta myöten reaaliaikaisesti, soiton voi ajoittaa aikaan, jolloin se vastaanottajalle sopii. Hutisoitot ovat vähentyneet reilusti eikä soittopyyntöjä tarvitse enää lähettää sähköpostitse”, Lehtonen lisää.

Microsoft Lync -ohjelmiston saumaton integraatio muihin Office-perheen ohjelmistoihin tuo mukanaan myös reaaliaikaista joustavuutta.

Microsoft Lyncin ja Exchangen kalenteri-integraatiolla näet sähköpostia kirjoittaessasi henkilön tavoitettavuustilan värillisestä ikonista. Kun ikonin väri vaihtuu punaisesta vihreäksi, on henkilö vapautunut ja voit päättää, haluatko jatkaa sähköpostin kirjoittamista vai hoitaa kiireisen asian mieluummin nopeammin soittamalla tai pikaviestimellä.

”Kun esimerkiksi sähköpostia kirjoitettaessa nähdään vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen liitetystä tavoitettavuustiedosta, että tämä juuri vapautui puhelimesta, voi sähköpostin sijaan soittaa tai laittaa pikaviestin”, kuvaa AinaComin projektipäällikkö Marjut Rautavuori.

Päätetyöskentely ja puhelimessa puhuminen sopivat nyt yhteen

AinaUCX:n käyttöönotto ei automaattisesti merkitse tarvetta uudistaa kaikkia puhelinlaitteita.

”Yleisimmät tietokoneisiin ja älypuhelimiin saatavilla olevat päätelaitteet ovat yhteensopivia AinaUCX:n ja sen Lync-ohjelmiston kanssa. Tästä syystä AinaUCX:n käyttöönotto ei aina tarkoita merkittäviä laiteinvestointeja. Laitekannan uudistamistarpeet toki aina kartoitetaan projektien yhteydessä, jotta asiakas saa parhaan mahdollisen ratkaisun käyttöönsä”, Rautavuori jatkaa.

Sähköinfon tapauksessa vanhentunut puhelinjärjestelmä uudistettiin puhelinvaihdetta ja puhelinlaitekantaa myöten ja tilalle valittiin langattomat headsetit.

Tiesitkö, että
AinaUCX-palvelussa puhelun voi siirtää tietokoneen Lyncistä matkapuhelimeen vaikkapa kesken puhelun. Keskustelua voi tällöin jatkaa ilman puhelun katkaisua myös oman työpisteen ulkopuolelle siirryttäessä.


"Aikaisempi puhelinvaihderatkaisumme koostui erillisestä kalenteri- ja kulunvalvontaohjelmistosta. Puheluiden ohjaaminen oli hankalaa ja päällekkäisyyksien vaaroilta ei voitu välttyä. Nyt kaikki puhelinliikenne ohjataan näppärästi yhden järjestelmän kautta. Koska asiantuntijamme tekevät paljon töitä puhelimitse, oli perusteltua vaihtaa vanhat pöytäpuhelimet tietokoneeseen kytkettäviin headseteihin. Näin päätetyöskentelystä puhelun aikana tuli aikaisempaa miellyttävämpää”, Sähköinfon Satu Lehtonen kuvaa muutosta.

Sähköinfossa kiitellään eniten AinaUCX:n mahdollisuuksia työskentelyn läpinäkyvyyden ja joustavuuden lisäämisen näkökulmasta.

”AinaUCX on poistanut seinien muodostamat muurit ympäriltämme ja sujuvoittanut oikeastaan kaikkia viestintäprosessejamme. Tämä näkyy suoraan sekä työn tehokkuuden että mielekkyyden kasvamisena”, Lehtonen sanoo

SÄHKÖINFO OY
Sähköinfo Oy on Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry:n omistama koulutus- ja kustannusyhtiö. Sähköinfo on alan johtava tietotalo, joka tuottaa koko alaa hyödyttäviä tuotteita ja palveluita ja harjoittaa sähköalan kehitys- ja tutkimustoimintaa. Yhtiön järjestämillä kursseilla käy vuosittain yli 5000 henkeä. Lisätietoja: www.sahkoinfo.fi