AinaCom Oy

Yhdistetyn viestinnän ratkaisut tehostavat työtä läpi organisaation

Uutinen   •   Syys 12, 2014 15:20 EEST

Yhdistetyn viestinnän ratkaisuista esimerkiksi videoneuvottelut ja -puhelut ovat suomalaisissa yrityksissä vielä tällä hetkellä pääasiassa johdon työtä helpottavia välineitä. Tämä on ymmärrettävää, sillä johtoportaan edustajat liikkuvat työssään paljon ja työn tekemisen täytyy olla tehokasta myös matkoilla. Joustavuutensa ja helppokäyttöisyytensä vuoksi näiden ratkaisujen käyttö yleistyy kuitenkin jatkuvasti yritysten eri toiminnoissa.

Videopuhelun ja näytönjakamisen yhdistämisen hyödyt on huomattu erityisesti teknisessä asiakaspalvelussa. Marketvisio Oy:n ICT-analyytikko Toni Nygrénin mukaan 48 % tehtyyn tutkimukseen osallistuneista yrityksistä joko käyttää tai suunnittelee käyttävänsä näitä ratkaisuja asiakaspalvelussaan. 

- Esimerkiksi teknisen asiakaspalvelun työ helpottuu merkittävästi näytönjakamisen kautta. Näin asiakas voi reaaliaikaisesti havainnollistaa ongelmansa suoraan oman tietokoneensa näytöltä sen sijaan, että yrittää kuvailla omaa toimintaansa sanoin tai lähettää kuvakaappauksia käyttötilanteista tai saamistaan virheilmoituksista sähköpostitse asiakaspalveluun. Niissä yrityksissä, joissa ratkaisut ovat jo käytössä, on havaittu, että käytetystä terminologiasta johtuvat väärinymmärrykset vähentyvät minimiin ja palvelu nopeutuu. Tämän seurauksena asiakaskokemus ja asiakaspalvelijan työn tekemisen mielekkyys parantuvat. 

Asiakaspalvelun lisäksi erilaisia videoneuvotteluratkaisuja hyödynnetään entistä enemmän myös vaativan ratkaisumyynnin ja projektityöskentelyn osana, eri toimipisteiden välisten sisäisten palavereiden kanavana sekä etätyön mahdollistajana.

Yhteensopivuusongelmat jäävät historiaan

Aikaisemmin eräs estävä tekijä videoneuvotteluiden laajemman hyödyntämisen osalta on ollut se, että neuvotteluohjelmistot ovat vaatineet ohjelman asentamisen omalle koneelle. Tämä ei monessakaan yrityksessä onnistu ilman tietohallinnon apua. Lisäksi kullakin neuvotteluun osallistuvalla osapuolella on aikaisemmin täytynyt olla käytössään sama ohjelmisto.

- Yhteensopivuusongelmat jäävät historiaan AinaUCX -palvelun käyttäjillä. AinaUCX hyödyntää videoneuvottelussa Microsoft Lync -palvelinta. Vastapuoli voi liittyä mukaan pelkän internet -selaimen kautta, vaikkei Lynciä olisi omalle koneelle asennettu. Uuden 2013 version myötä Lync tavoittaa myös Skypen käyttäjät. Tämä ominaisuus tuo asiakkaillemme merkittävää etua esimerkiksi yhteistyökumppaneiden kanssa käytävissä keskusteluissa. Yhteys on lisäksi suojattu ja turvallinen, joten tietoturvasyyt eivät ole enää este videoratkaisujen täysimittaiselle hyödyntämiselle, kertoo AinaComin toimitusjohtaja Tomi Saario.

Helppokäyttöisyys, skaalautuvuus ja luotettavuus mahdollistavat järjestelmän käyttöönoton kaikilla organisaatiotasoilla. Turhaa aikaa ei enää kulu rinnakkaisten järjestelmien ylläpitoon tai teknisten ongelmien kanssa sähläämiseen. Uudet työskentelemisen tavat eivät enää jää jalkautumatta käyttöön liittyvien ongelmien ja niistä johtuvan epävarmuuden vuoksi.

AinaUCX -palvelu on rakennettu helpottamaan ja tehostamaan työntekoa ja käyttäjät saavat siihen aina myös käyttöönottokoulutuksen. Ota yhteyttä ja kerromme miten palvelu voi helpottaa viestintää myös Sinun yrityksessäsi! yritysmyynti@aina.fi

Uudet toimintatavat ajetaan sisään hyvällä koulutuksella

Uudet työtavat vaativat jalkautuakseen toimivan ja luotettavan tekniikan lisäksi myös koulutusta sekä toimintatapojen muutosta. Koulutus on useissa yrityksessä verrattain hyvällä tolalla. Nygrénin mukaan noin 85 % työntekijöistä koulutetaan uusien viestintätyökalujen käyttöön. Saario lisää tähän, että koulutus on aina osa myös AinaUCX -palvelun toimitusta, vaikka järjestelmä itsessään on erittäin helppokäyttöinen.

- Koulutuksissamme keskitytäänkin nappien esittelyn sijaan enemmän siihen, miten järjestelmää kannattaa hyödyntää parhaiten osana palvelu- tai myyntiprosessia. Järjestelmätuottaa jatkuvasti kiinnostavaa dataa sen käytöstä, kun sen tulkinta otetaan osaksi toiminnan ohjausta ja kehittämistä.

Kustannussäästöjä ja työtyytyväisyyttä

Yhdistetyn viestinnän palveluratkaisuna AinaUCX rakentuu tyypillisesti asiakkaalla olemassa olevan laitekannan päälle.

- Käyttöönotossa suurimmat kulut syntyvät yleensä toimintamallin jalkauttamisesta. Syntyvät kulut säästetään kuitenkin nopeasti,kun matkustamisen tarve vähenee ja puhelinkustannukset pienenevät. Eräs asiakkaamme säästi palvelun käyttöönottokustannukset pelkästään hoitamalla yhden kokoontumisen videoneuvotteluna, jatkaa Saario.

Uuden välineistön myötä on havaittu myös se, että turhien palavereiden määrä on vähentynyt ja palavereiden teho on parantunut.

- Videon välityksellä hoidettavat palaverit valmistellaan tavallisesti paremmin kuin kasvokkaiset tapaamiset. On kuitenkin tärkeää huomata, etteivät hyödyt ole pelkästään taloudellisia. Työntekijöiden arki helpottuu kun perheelliset ehtivät useammin illaksi kotiin lasten luo tai aktiiviharrastajat pystyvät paremmin ajoittamaan omat treeniaikansa.

Marketvision tutkimus vahvistaa sitä, mitä AinaComilla on tiedetty jo pitkään. Yrityksissä, joissa yhdistetyn viestinnän ratkaisut on otettu käyttöön, ei edes harkita palaamista entiseen. Jälkikäteen yrityksessä usein ihmetelläänkin, miksi perinteinen puhelinvaihde ja toisistaan erillään toimivat viestintäratkaisut olivat käytössä niin pitkään.

MARKETVISIO OY PÄHKINÄNKUORESSA
Marketvisio on riippumaton ICT-liiketoiminnan neuvonantaja, joka toimii suuren tunnetun kansainvälisen konsulttiyhtiö Gartnerin kumppanina Suomessa.

Marketvisio tarjoaa alan tutkimukset sekä analyysit luvuista, trendeistä ja ilmiöistä. Marketvisio oli myös mukana AinaComin järjestämässä yhdistetyn viestinnän (Unifi ed Communications, UC) seminaarissa 22.3.2013 Espoon Keilarannassa.