Suomalaiset yritykset eivät tunne toimittajiaan – ei ihme että vientimme yskii

Tehtaan tuotantolinjalla ilmoitetaan ongelmasta. Tuotantokoneen kriittinen osa on sanonut sopimuksensa irti yllättäen ja varaosaa haetaan nyt kiihkeästi koneen toimittajalta. Kauppoihin ei ole kohta tarjota myytäviä tuotteita! Konetoimittajalla ei kuitenkaan ole tehtaalle varaosaa tarjota ja kiiretilanteessa on vastaus kiusallinen ”ei oo”. Komponentin valmistamiseen tarvittavaa materiaalia on vaikea saada, koska raaka-aineen toimittajan tehdas on ylikuormitettu. Pienen Suomen tuotanto ei ole raaka-aineen toimittajalle erityisen tärkeässä roolissa, joten tehdas toimittaa materiaalia ensisijaisesti omille tärkeimmille asiakkailleen. Muutaman päivän päästä media kiinnostuu tehtaan toimitusongelmista ja samalla selviää, että alihankkijalla käytetään lapsityövoimaa ja vaarallisia kemikaaleja säilytetään väärin. Kuka tässä tilanteessa kärsii eniten? Vastaus on: arvoketjun suurimman brändin omistaja. Päivälehtien otsikot ovat karua luettavaa seuraavien viikkojen ajan. Lisäksi tilaajalla on mm lakisääteinen selvitysvelvollisuus ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, joten asioita puidaan herkästi myös oikeusasteissa. 

Tämäntapaiset esimerkkitarinat ovat meille arkea, mutta nyt asiaa on myös tutkittu kansainvälisesti. Laatukeskuksen Tani Järvinen julkisti Inspectan Tietopäivässä 7.9. maailmanlaajuisen Global State of Quality Research -tutkimuksen tulokset, joista selviää, että suomalaiset yritykset ovat tämäntapaiselle tapahtumille haavoittuvia pitkälti siitä syystä, etteivät ne tunne toimitusketjuaan. Harva selvittää, miten omat alihankkijat toimivat ja vielä harvempi paneutuu näiden toimitusketjuun. Suomessa toimittajaverkkoon liittyvät riskit ovat yksi tärkeimmistä yritysten tunnistamista riskeistä (17 % vastaajista). ”Samalla siirrämme helposti vastuuta alaspäin toimitusketjussa ja arvioimme vain lähellä toimivia toimittajiamme. Olemme siis huolissamme toimittajien kyvykkyydestä, mutta emme tee tarpeeksi asian eteen”, Järvinen toteaa.

Suurille tilaajille kelpaa vai todennettu laatu

Inspectan liiketoimintapäällikkö Kaj von Weissenberg arvioi tuoreeltaan tutkimuksen tuloksia ja toteaa, että tällä puutteella on merkitystä myös kilpailukykyymme. Yrityksemme eivät arvioi toimittajiaan eivätkä tutkimuksen mukaan edes kouluta. ”Miten suomalaiset voivat menestyä kansainvälisessä kilpailussa, jos verkostomme laaduntuottokykyyn ei voi luottaa? Arvoketjun tulee kestää ulkopuolinen tarkastelu ja suurille tilaajille kelpaa vai todennettu laatu. Meillä on totuttu luottamaan miehen sanaan, mutta ”kättä päälle” -meininki on aikansa elänyt. Vain turistit uskovat joulupukkiin - ulkomaiset ostajat tarvitsevat kovaa faktaa”, Weissenberg toteaa.

Asianmukaiset riippumattomat kolmannen osapuolen arvioinnit toimitusketjun kisakunnosta kertovat lahjomattomasti sen, mitä omat asiakkaat haluavat tietää. Kun toimittajat eivät ole viitsineet niitä hankkia, täytyy tilaajien jalkautua heitä arvioimaan. Tämä on hidasta ja kallista, joten kaupat valuvat ulkomaille. Sieltä löytyy helpommin toimittajia, joilla paperit ovat kunnossa. Esimerkiksi Virossa sertifikaattitiheys on huomattavasti suurempi kuin Suomessa. Mikä neuvoksi? Kilpailukyvyn kasvattaminen onkin kansallinen haaste. Se onnistuu vain toiminnan kehittämisellä ja vahvuuksien todistamisella.

Liikkeelle riskipohjaisesta arvioinnista

Weissenberg antaa vinkkejä toimittajien tuntemiseksi: 

1) Listaa kaikki omat toimittajat. 

Tässä kannattaa huomioida suorien ja epäsuorien hankintojen lisäksi myös kaikki ulkoistetut palvelut. Joukossa on toimittajia, jotka voidaan helposti vaihtaa, mutta myös sellaisia, jotka ovat äärimmäisten strategisia tai suuren volyymin takia vaikea nopeasti korvata. Ulkoistetut palvelut ovat myös hankalia, koska niihin ei usein ole enää lainkaan omaa osaamista.

2) Arvioi toimittajien riskialttius

Kun toimittajat on listattu, ne kannattaa merkitä riskimatriisiin:

Kuva: Kaj von Weissenberg

3) Tee toimintasuunnitelma suureen riskiluokkaan kuuluvien toimittajien osalta

Seuraavaksi olisi hyvä pohtia mitä tulisi tehdä toimittajien kanssa, joiden toiminta on omalle tuotannolle suuri riski. Von Weissenberg on pitkään vetänyt ns. tilaajaklustereita, joissa suuret tilaajat yhdessä ratkovat toimitusverkostojen hallinnan haasteita. Klustereissa on todettu, että keskimäärin noin viisi prosenttia tilaajien toimittajakunnasta kuuluu sietämättömän liiketoimintariskin alueeseen.

Toimittajien arviointia on von Weissenbergin mukaan lähestyttävä riskipohjaisesti. Hän esittää mallin, jolla koko toimittajakunta saadaan katettua valvonnalla, joka on suhteessa omalle toiminnalle aiheutuneisiin riskeihin. Joidenkin toimittajien valvontaan riittää, että lakipohjaiset velvoitteet varmistetaan. Toisilta toimittajilta voidaan vaatia omaa valvontaa tai tämän tueksi esimerkiksi laatusuunnitelmien mukaista raportointia. Riskien lisääntyessä ja kompleksisuuden kasvaessa on välttämätöntä edellyttää tietyiltä toimittajalta riippumattoman ammattiarvioijan todennusta, johtamisjärjestelmän sertifiointia tai kolmannen osapuolen valvontatoimia. Samalla kannattaa miettiä miltä toimittajien valvontatoimet näyttävät ulospäin, omille asiakkaille. Prosessin tulee olla kattava ja uskottava. 

Kuva: Kaj von Weissenberg

Toimittajien arviointi on usein ilmaista – arvioimattomuus ei ole

Kun toimittajalista on valmis, tiedetään mitä toimittajia kannattaa arvioida. Mutta miten? Inspecta tarjoaa työkaluja toimittaja-arviointiin. Esimerkiksi HSEQ®-menettely on tilaajien itsensä kehittämä ja tilaajille ilmainen. Toimittajat maksavat arvioinnin itse. HSEQ®-menettelystä on selkeää liiketoimintahyötyä. Sitä on tutkittu mm. Sami Pikkaraisen diplomityössä. Vaihtoehtona on myös kaikille aloille soveltuva Green Card Quality® - sertifiointi tai puhtausalalle suunniteltu Clean Card®.

Weissenbergin mukaan kulttuurimme on todennusten suhteen vielä nuori. Kun tilaaja edellyttää sellaisia, soitetaan tuttavalle ja kysytään aikooko hän hoitaa nämä ”ylimääräiset paperit” kuntoon ennen tarjouksen jättämistä. Usein neuvotaan kokeilemaan riman alta. Sitten ihmetellään, miksi työtilausta ei saatukaan, vaan se lipsahti toiselle toimijalle ihan toiseen maahan. Voi jäädä kuva, että hinta oli liian kallis, vaikka kyse oli luottamuksesta toimittajan kykyyn toimittaa palvelu.

Viimeiseksi Weissenberg heittää palloa ohjelmistotoimittajille, jotka puuhaavat ostojärjestelmien kehittämisen parissa. Olisi hienoa, jos ostojärjestelmiin saataisiin CRM-järjestelmistä tuttu kokemuspohjaisen tiedon hallintamahdollisuus. Asiakastietojärjestelmiinhän merkitään asiakkaan koiran nimestä lähtien tietoa asiakaskokemuksen syventämiseksi, mutta ostojärjestelmistä tällainen usein puuttuu. Tarvittaisiin tietueita esimerkiksi toimittajan osaamisista, onnistumisista ja riskeistä.

Teksti: Tuomas Suominen

Kuvat: Kaj von Weissenberg & Inspecta