Selvitys: Lähes puolet yritysten ylimmästä johdosta tehnyt ohjelmisto- tai ulkoistushankintoja puutteellisin tiedoin

Tutkimuksessa selvitettiin suomalaisten hankintapäättäjien ja ylimmän johdon kokemuksia liiketoimintaprosessien automatisointiin tähtäävistä ohjelmisto- tai ulkoistushankinnoista. Lähes puolet ylimmästä johdosta koki tehneensä hankintoja puutteellisin tiedoin. Valtaosa kaikista selvitykseen vastanneista koki, ettei tehtyjä hankintoja hyödynnetä organisaatioissa riittävästi.

Yritysohjelmistoja ja taloushallinnon ulkoistettuja palveluita tarjoava Visma teetti tutkimusyritys IRO Researchilla selvityksen, jossa tutkittiin suomalaisten organisaatioiden hankintapäättäjien ja ylimmän johdon kokemuksia liittyen liiketoiminnan automatisointiin tähtääviin hankintapäätöksiin. Tutkimukseen vastasi yhteensä 200 hankintapäättäjää ja ylimmän johdon edustajaa, sekä yksityiseltä että julkiselta sektorilta. Organisaatioiden koot vaihtelivat mikroyrityksistä suuryrityksiin, ja ne edustivat lukuisia eri toimialoja. 

Selvityksen mukaan peräti 48 prosenttia suomalaisten yritysten ylimmästä johdosta on tehnyt hankintapäätöksiä tietämättä täysin, mitä ne pitävät sisällään. Kaikkien selvitykseen osallistuneiden päättäjien osalta vastaava luku oli 40 prosenttia. ”Moniulotteiset tarpeet johtavat siihen, että hankinnan onnistumisen kannalta välttämätön tieto on usean henkilön takana, eri puolilla organisaatiota. Myös toimittajan rooli on muuttunut. Toimittajan osallistuminen tarvemäärittelyyn ei enää tarkoita konsulttijoukon lähettämistä asiakkaalle. Sen sijaan toimittajan on pystyttävä esittämään asiakkaalle yksinkertaisesti ja selkokielisesti se, miten tuottavuutta voidaan lisätä liiketoimintaprosessien automaatiota parantamalla, nykyaikaisin työvälinein”, Visma Softwaren toimitusjohtaja Juha Mäntylä kertoo. 

Jäävätkö hankinnat hyödyntämättä? 

Kotimaisilla yrityksillä ja julkisella sektorilla on suuri tarve pienentää hallinnollisia kustannuksia ja varmistaa, että työaikaa menisi mahdollisimman vähän tuottamattomaan hallinnolliseen työhön. Pyrkimys tehokkuuteen ja kustannussäästöihin on selvityksen mukaan taustalla myös ulkoistus- ja ohjelmistohankinnoissa. Valtaosa (63 %) selvitykseen vastanneista hankintapäättäjistä koki, että hankintoja ei organisaatioiden sisällä hyödynnetä tai osata hyödyntää tarpeeksi. Tästä johtuen hankinnoilla tavoitellut kustannussäästöt saattavat lopulta jäädä saavuttamatta. 

”Ohjelmisto- tai ulkoistushankinnat käynnistävät lähes poikkeuksetta myös muutoshankkeen organisaation sisällä. Jos ei täysin tiedetä, mitä ostetaan, voi käydä niin, ettei muutoksen johtamiseen kiinnitetä juurikaan huomiota. Tällöin ei välttämättä lopulta tiedetä sitä, mikä hankkeessa on mahdollisesti mennyt pieleen. Hankkeeseen tulisi siksi sisältyä myös koulutusta ja jatkuvaa tukea. Ideaalitilanne olisi se, että toimittaja olisi mukana järjestelmähankinnassa alusta saakka ja veisi projektin myös loppuun asti koulutuksineen”, Visma Servicesin IT-johtaja Niklas Roitto sanoo.

Ammatillinen arvostus ei huoleta – luottamus lisääntyy? 

Päättäjiltä kysyttiin myös riskin tunteista, joita he kokevat hankintoihin liittyviä päätöksiä tehdessään. Eniten päättäjät ovat selvityksen mukaan huolissaan hankintojen käyttöön ja kustannuksiin liittyvistä seikoista: aikataulujen pitävyydestä (45 %), hankittujen järjestelmien käytettävyydestä (42 %) sekä kustannusten pysymisestä sovitulla tasolla (40 %). Vain harva päättäjistä kuitenkaan koki, että hankintapäätökset voisivat vaikuttaa henkilökohtaiseen ammatilliseen arvostukseen – siitäkään huolimatta, että hankinta voisi mennä pieleen. 

Ohjelmistojen ja ulkoistettujen palveluiden nähtiin siis selvityksen mukaan ennen kaikkea täyttävän organisaation tehostamiseen liittyviä vaatimuksia. Ohjelmistoilla ja palveluilla koettiin kuitenkin olevan myös inhimillisiä vaikutuksia organisaatioon: vastaajista yli puolet koki, että ne lisäävät luottamusta organisaation jäsenten välillä. 

”Tämä ei yllätä. Automatisoinnissa ja ulkoistuksessa on kaksi puolta: yhtäältä kulujen hallinta ja toiminnan tehostaminen, mutta toisaalta myös tasapuolisuuden ja oikeudenmukaisuuden varmistaminen esimerkiksi työaikaa ja töiden jakautumista seuraamalla. Esimerkiksi työehtosopimukset ovat monimutkaisia, ja niiden tulkinta manuaalisesti lisää virheiden riskiä. On työntekijän oikeusturvan mukaista, että myös palkanlaskenta ja palkkalaskelmat menevät oikein”, Visma Enterprisen toimitusjohtaja Jukka Mikkonen kuvailee. 

Visma-yhtiöt saman katon alle 

Suomen Visma on kasvanut runsaasti viime vuosina ja työllistää nyt lähes 1000 asiantuntijaa. Visma-yhtiöt (Visma Services, Visma Software, Visma Solutions, Visma Passeli, Visma Duetto, Visma Enterprise sekä Visma Consulting) palvelevat moninaista asiakaskuntaa, joka koostuu kaiken kokoisista yrityksistä erilaisilta toimialoilta sekä julkiselta sektorilta. Syksyllä 2014 pääkaupunkiseudun Visma-yhtiöt muuttivat saman katon alle Helsingin keskustaan. 

Uusille liiketoiminta-alueille laajentumisen kunniaksi Visma halusi selvittää, miten hankintapäättäjät itse kokevat hankintojen tekemisen ja toisaalta, miten he kokevat organisaatioidensa suhtautuvan tehtyihin hankintoihin. Suomalaiset organisaatiot painivat työvoimakustannusten sekä tehokkuusvaatimusten parissa, joten hankintojen onnistuminen on keskeistä suomalaisten yritysten kilpailukyvyn kannalta. 

Lisätietoja tutkimuksesta:
Tutkimukseen vastasi yhteensä 200 hankinta-ammattilaista sekä yritysten ylintä johtoa. Tutkimushaastattelut tehtiin IRO Researchin puhelinhaastattelukeskuksesta 28.8.–9.9.2014. Tutkimushaastattelujen keskikesto oli 15,5 minuuttia. Tutkimuksen otos muodostettiin satunnaisotoksena suomalaisista organisaatioista, ja vastaajiksi hyväksyttiin organisaatioista ne henkilöt, jotka ovat työssään tekemisissä tutkimuksen kohteena olevien hankintojen kanssa. Tutkimustulos edustaa suomalaisten organisaatioiden automatisointiin tähtäävien ulkoistuspalveluiden ja ohjelmistohankintojen hankintapäätösten tekijöiden mielipiteitä. Lisätietoja tutkimuksesta saatavilla pyynnöstä.