Antti Soro: Suosittelen tarvittaessa hyödyntämään tulorekisteri-ilmoitusten myöhästymismaksuista asetettua helpotusta

Tällä hetkellä monissa tilitoimistoissa tuskaillaan tulorekisterin käyttöönoton ja ongelmatilanteiden aiheuttaman ylimääräisen työn kanssa samaan aikaan, kun tilinpäätöskiireet ovat pahimmillaan. Mikäli sinun työpaikallasi joudutte jatkuvasti tekemään ylitöitä iltaisin ja viikonloppuisin päästäksenne annettuun 5 päivän ilmoitusaika -tavoitteeseen, suosittelen rohkeasti hyödyntämään tulotietojärjestelmästä asetettua lakia: Tulorekisterin myöhästymismaksu määrätään vasta maksukuukautta seuraavan kuun 8. päivän jälkeen tehdyille ilmoituksille.

Tulorekisterin käyttöönotossa on ollut monenlaisia teknisiä ongelmia niin Verohallinnon päässä kuin myös palkanlaskentaohjelmistoissa. Tämän lisäksi toimintamallit sekä aikataulut ovat muuttuneet, niin asiakkailla kuin tilitoimistoissakin. Myös asiakkaiden opastaminen uusiin toimintamalleihin edellyttää paljon neuvontaa. Edellä mainitut syyt aiheuttavat yhdessä paljon ylimääräistä työtä, joten 5 päivän ilmoitusaika -tavoitteen saavuttaminen edellyttäisi usein ylitöitä iltaisin tai viikonloppuisin, kunnes asiakasprosessit on saatu muutettua ja järjestelmät kehitettyä.

Me suomalaiset ja aivan erityisesti te taloushallintoalan ammattilaiset olette lainkuuliaista väkeä. Tällä hetkellä kuitenkin monissa tilitoimistoissa ollaan jaksamisen äärirajoilla. Haluankin muistuttaa, mitä laki tulotietojärjestelmästä 22 § sanoo: ”Verohallinto määrää suorituksen maksajan maksettavaksi myöhästymismaksun, jos 6 tai 8 §:ssä tarkoitetut tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksantena päivänä.”

Verohallinto on erikseen ilmoittanut, että vuoden 2019 aikana ei määrätä tulorekisterin ilmoittamisen viivästyksistä ja virheellisyyksistä sanktioita. Poikkeuksena tilanteet, joissa tilanne aiheutuu ilmeisestä piittaamattomuudesta. Tietojen käyttäjät perivät viivästysmaksut myöhässä maksetuista suorituksista, eikä ilmoituksista.

Ymmärtääkseni eläkeyhtiöt poimivat tiedot tulorekisteristä maksukuukautta seuraavan kuun 7. päivänä. Näistä tiedoista työnantajat saavat laskun TyEL:n alaisista palkoista. Mikäli poimintapäivän jälkeen on tulorekisteriin ilmoitettu tietoja, eläkevakuutusmaksut näiden osalta laskutetaan vasta seuraavalla laskulla ja suoritukseen on lisätty vakuutusmaksukorko. Eli eläkevakuutusten kannalta on järkevää huolehtia ilmoitukset tulorekisteriin niin, että ne ovat käytettävissä viimeistään 7. päivä.

Ymmärtääkseni KELA ottaa tiedot tulorekisteristä joka yö, mutta tullee käytännössä hyödyntämään tulorekisteritietoja vaiheittain siirtyen pikkuhiljaa tämän vuoden aikana päivittäiseen tietokantansa päivittämiseen ja tulorekisteritiedon hyödyntämiseen päätöksenteossaan.

Suosittelen tilitoimistoille – työssä jaksamisen ehdoilla ja ylitöistä aiheutuvia kustannuksia välttäen – tavoittelemaan 5 päivän ilmoitusaikataulua vasta sitten, kun järjestelmät ja prosessit ovat hioituneet kuntoon. 

Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:

• Ilmoittakaa asiakkaanne puolesta asiakkaan itsensä mahdollisesti maksamat palkkaennakot normaalin palkanmaksun yhteydessä, kerran kuussa, viimeistään seuraavan kuun alkuun mennessä

• Ilmoittakaa poikkeukselliset ja pienet palkkiot ja maksetut matkakustannukset normaalin palkanmaksuprosessin yhteydessä, kerran kuussa, viimeistään seuraavan kuun alkuun mennessä. Monissa tapauksissa ilmoitettavilla tiedoilla ei siis ole vaikutusta verokertymään eikä tulonsaajan etuisuuksiin

• Työsuhde-edut suosittelemme ilmoittamaan normaalin palkanmaksuprosessin yhteydessä, kerran kuussa, viimeistään seuraavan kuun alkuun mennessä. Kannattaa myös hyödyntää Taloushallintoliiton ajamia ja Verohallinnon jo julkaisemia helpotuksia eri etuuksiin liittyen. Esimerkiksi pelkän puhelinedun voi ilmoittaa koko vuoden osalta kerralla etukäteen, mikäli muuta palkkaa ei makseta ja henkilön suoritukset eivät ole TyEL-, tapaturma- eikä työttömyysvakuutusmaksujen alaisia. Tutustu annettuun ohjeistukseen tarkemmin tulorekisterin verkkosivuilla.

Yllämainitut suositukseni koskevat tilitoimistoja, joille 5 päivän ilmoitusaika -tavoitteeseen pääseminen edellyttäisi ylitöitä ja aiheuttaisi kustannuksia tilitoimistolle itselleen tai asiakkaallensa.

Kannustan käyttämään mahdollisesti yllämainituilla toimenpiteillä vapautuvan ajan asiakasprosessien ja järjestelmien kehittämiseen, jotta tilitoimistoissa voidaan hallitusti ja pikkuhiljaa tämän vuoden aikana saavuttaa uusi asetettu 5 päivän ilmoittamisaikataulutavoite ilman huomattavaa ylimääräistä tai hetkellistä työkuormaa ja kustannuksia tilitoimistolle itselleen tai asiakkaillensa.

Tulorekisterin tavoitteena on alentaa palkkaprosesseihin ja etuuksien laskemiseen ja maksamiseen käytettyä kokonaisaikaa ja kustannuksia työntekijän, työnantajan, palkanlaskijan, -maksajan, työeläkelaitoksen ja julkishallinnon kannalta. 

Maalaisjärjen käyttö ja kansalaisrohkeus on siis tässäkin tilanteessa sallittua, jopa suositeltavaa.