Kopio asiakkaan kirjanpitoaineistosta asiakassuhteen päättyessä?

Oletteko pohtineet kopion ottamista asiakkaan kirjanpitoaineistosta asiakassuhteen päättyessä? Eräs tilitoimisto pohti, onko heillä oikeus säilyttää kopio asiakkaan pilvipalvelukirjanpitojärjestelmässä olevasta kirjanpitoaineistosta asiakkaan siirtyessä toisen tilitoimiston palveluun tai ottaessa kirjanpidon hoitoonsa itse. Ja onko kopion ottaminen koko aineistosta välttämättä tarpeen? Pilvipalvelukirjanpidossahan dataa kertyy vuosien saatossa melkoinen määrä, eikä aineiston kopioiminen aina onnistu kaikilta osin ”nappia painamalla”. Toisaalta aineisto voi olla tarpeen myöhemmin, jos asiakas esimerkiksi vaatii korjaamaan tilitoimiston tekemän virheen tai vaatii vahingonkorvauksia, tai jos asiakas myöhemmin muokkaa pilvipalvelussa olevaa aineistoa vaikkapa kirjanpitorikoksen arvoisesti.

Pohdin asiaa yhdessä tilitoimiston kirjanpidon asiantuntijan ja juristin kanssa. Tästä syntyneen varsin yleispätevän ohjeistuksen voit lukea Tilitoimistossa-lehden verkkosivuilta.

Saamme teiltä niin paljon hyviä kysymyksiä, että tämäkään pitkä vastaus ja ohjeistus ei mahtunut Tilitoimistossa-lehden paperiversioon.