Skip to main content

​Arkiver kan gå tapt i kommunereformen

Blogginnlegg   •  jan 15, 2015 14:41 CET

Digitale arkiv i kommunene dokumenterer rettighetene våre. Ved sammenslåing av kommuner må kommuneledelsen sørge for at disse arkivene ikke går tapt. Videre må det legges til rette for gode digitale arkiver i de nye storkommunene.

Kommunene har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Dokumentasjonen av disse tjenestene finnes hovedsakelig i digital form. Kommunale arkiver brukes blant annet til å dokumentere barnevernets håndtering av overgrepssaker, de viser oppfølgingen hver enkelt elev fikk i grunnskolen, og hvordan pleietrengende ble ivaretatt. Kommunale arkiver er også en viktig kilde til kunnskap om samfunnet, og til lokal identitet. De dokumenterer endringer i næringsgrunnlaget i kommunen, krisehåndtering, kloakkutslipp, viltbestanden, foreningslivet, kulturtilbudet, hvor eiendomsgrensene gikk, og hvilke endringer et bygg har gjennomgått siden det ble oppført.

Når vi nå står foran en kommunereform, må løsninger for bevaring av de digitale kommunale arkivene være på plass før kommunegrensene endres. Kommunens ledelse, som planlegger prosessen og forvalter kommunens økonomi, må sørge for at håndtering av kommunens dokumentasjon blir en integrert del av reformen.

Tidligere erfaringer viser at det har vært lite oppmerksomhet rettet mot arkiv og håndtering av kommunens dokumentasjon underveis i kommunesammenslåingsprosesser. I en digital tid vil manglende styring på dette området få mye større konsekvenser, og kunne gi store ekstrakostnader for kommunene. Kommunal saksbehandling blir i økende grad digitalisert, og IKT har endret seg fra å være en støttefunksjon til å bli en integrert del av saksbehandlingen. Det samme gjelder for arkiv. I den moderne betydningen av ordet, omfatter arkiv all dokumentasjon som skapes som ledd i kommunens virksomhet. Dette innebærer at alle aktiviteter som etterlater seg dokumentasjon i en kommune, skaper arkivmateriale. Kommunale arkiver kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer.

Kommunene har selv ansvar for å vedlikeholde og oppbevare egne arkiver, også etter at kommunen ikke lenger bruker dokumentasjonen aktivt i saksbehandlingen. Arkiver som inneholder rettighetsdokumentasjon skal som regel bevares svært lenge, og arkiver som inneholder dokumentasjon av historisk, kulturhistorisk eller forskningsmessig verdi skal bevares for all fremtid. Arkivkompetansen i norske kommuner varierer, og det er derfor nødvendig med nasjonal koordinering på dette området.

Det kommunale arkivmiljøet er bekymret for at de arkivfaglige konsekvensene ikke blir tatt hensyn til i planleggingen og gjennomføringen av kommunereformen. Riksarkivaren deler denne bekymringen, og kommer til å prioritere arbeidet med kommunereformen i år. Riksarkivaren har gjennom programmet Samla samfunnsdokumentasjon (SAMDOK), og gjennom sine regionale enheter Statsarkivene, et nært samarbeid med kommunal sektor på arkivområdet. SAMDOK ble etablert for å ta vare på og gjøre tilgjengelig bevaringsverdige arkiv fra alle samfunnssektorer, slik at de samlet kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklingen på en god måte. Riksarkivaren vil lage en plan for arbeidet med kommunereformen for perioden 2015-2018. Utarbeiding av en veiledning for kommunal sektor vil også være en prioritert oppgave for Riksarkivaren/SAMDOK i år.

Riksarkivaren vil delta i nasjonale fora som arbeider med kommunereformen. I fjor høst var Riksarkivaren i dialog med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) angående deltagelse i Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning). Skate er et nasjonalt samarbeidsråd som skal bidra til at digitaliseringen av offentlig sektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen. Riksarkivaren har gitt innspill til et forprosjekt om kommunereformen i regi av Skate, og vil delta aktivt også i det videre arbeidet.

Gode kommunale arkiver er en forutsetning for at kommunen skal kunne utføre sine lovpålagte oppgaver, og for at den enkelte innbygger skal få dokumentert sine rettigheter. Løsninger for bevaring må være på plass før kommunegrenser endres. Dette er rådmannens og kommuneledelsens ansvar.

Inga Bolstad

riksarkivar

Kommentarer (0)

Legg til kommentar

Kommentar


You haven't completed the steps for your Hosted Newsroom

You haven't entered a correct link to your helper.html file for your Hosted Newsroom. Go to Publish and complete the steps.