Skip to main content

Fra eArkiv til MAVOD

Nyhet   •   sep 05, 2016 09:32 CEST

(foto: depositphotos.com)

Arkivverket utreder hvordan arkivvedlikehold og overføring til depot i offentlig forvaltning kan moderniseres. Det som tidligere het eArkiv-prosjektet har fra juni 2016 fått tittel MAVOD.

Fra midten av 1980-årene har offentlige arkiver i økende grad blitt skapt digitalt, i stedet for på papir. På samme måte som med papirarkiv, skal digitalt arkivert materiale overføres fra offentlige virksomheters sakarkivsystem og fagsystem til arkivinstitusjonene for langtidslagring. Regelverk, arbeidsprosesser og verktøy knyttet til denne overføringen er ikke tilpasset en digital hverdag. Dette skaper en rekke utfordringer for arkivskapere og arkivinstitusjoner. Flere oppfatter dagens situasjon innen dette området som en tidstyv, tungvint og unødig kostnadskrevende.

For å imøtekomme disse utfordringene har Arkivverket etablert et eget prosjekt: MAVOD, tidligere kalt eArkiv-prosjektet.

– I prosjektet vil vi kartlegge omfang og konsekvenser av utfordringene, samt utrede alternative tiltak. Det haster med å finne gode tilnærminger til vedlikehold av arkiv og overføring av arkiv til depot for langtidslagring. Dagens situasjon er preget av dobbeltarbeid, unødige kostnader, utfordringer med kvalitet og store etterslep, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Navneendring til MAVOD i juni 2016

Årsaken til navnebytte er blant annet at begrepet eArkiv er i bruk i en rekke andre sammenhenger utenfor Arkivverket. Dette skapte usikkerhet og uklare grenseoppganger mellom Arkivverkets eArkiv-prosjekt og andre arbeid som også ble kalt eArkiv. MAVOD står for Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot – forkortet MAVOD. Årsaken til navnevalget var at det ikke skulle gi assosiasjoner til ett bestemt konsept.

– Hva er forskjellen på det tidligere eArkivprosjektet til Arkivverket og MAVOD?

– Det tidligere eArkiv-prosjektet utredet én konkret teknisk løsning for løpende overføring av bevaringsverdig materiale fra arkivskaper til depot. MAVOD er en konseptutredning som skal identifisere utfordringer, behov og alternative konsepter som kan dekke behovene for arkivvedlikehold og overføring til depot. Utredningen følger utredningsinstruksen og veilederen for samfunnsøkonomiske analyser. Vi er i den første fasen i Difis prosjektmodell og utreder ikke konkrete tekniske løsninger nå. Det kommer eventuelt senere, forklarer Bolstad.

Bolstad får støtte av avdelingsdirektør Line Richardsen hos KS:

– Dette er den riktige måten å tilnærme seg slike komplekse problemstillinger på. Vi setter pris på at Riksarkivaren lytter til sine nøkkelinteressenter, som blant annet kommunesektoren, og nå gjennomfører konseptutredningen en gang til. Det er slik vi skal lykkes med krevende digitaliseringsprosjekter, sier Richardsen, staten må jobbe tett med kommunesektoren helt fra begynnelsen, og staten må være villig til å legge om kursen underveis dersom kommunesektorens behov ikke blir tilstrekkelig ivaretatt i første omgang.

Viktig med bredt samarbeid

MAVOD-prosjektet har lagt opp en prosess med bred involvering gjennom hele utredningsfasen. Dette gjøres gjennom bredt sammensatte forum. Vi har en ekstern og intern referansegruppe og styringsgruppe med eksterne medlemmer.

– Spesielt har vi i denne utredningen tett kontakt med KS og Oslo kommune i ukentlige møter og øvrig kontakt, slik at vi er sikre på at vi tar hensyn til de kommunale perspektivene. Difi er en annen aktør vi har tett kontakt med, for å sikre at vårt arbeid henger sammen med en felles arkitektur for offentlig sektor, sier Bolstad.

– Selv om det er forskjeller mellom statlige virksomheter og kommuner, deler de ofte også noen av de samme utfordringene. Det gjelder også innen dette området, sier spesialrådgiver Anne Mette Dørum i KS.

– Et tett og godt samarbeid mellom kommunene og statlige virksomheter, Arkivverket i dette tilfellet, er en forutsetning for at vi skal klare å løse felles utfordringer på en måte som henger sammen på tvers av forvaltningsnivå, som ivaretar behov til både kommuner og statlige virksomheter og som gir innbyggere og næringsliv gode, helhetlige og sammenhengende tjenester, legger Dørum til.

Les også: Dialogkonferanse om Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot (MAVOD)

Prosjektets samfunnsmål

Prosjektet har besluttet målformuleringer og en problembeskrivelse som har vært til behandling hos styringsgruppe og referansegrupper. Målene er som følger:

Prosjektets samfunnsmål er å bidra til helhetlig og relevant informasjonsforvaltning uten å medføre unødig store byrder for offentlige virksomheter og arkivinstitusjoner.

Vi har identifisert fire effektmål som understøtter dette samfunnsmålet:

  • Enklere vedlikehold av arkivmateriale fram til langtidsbevaring: Det skal være enkelt og kostnadseffektivt for offentlige virksomheter å vedlikeholde, gjenfinne, kassere eller overføre arkivert materiale til langtidsbevaring.
  • Enklere mottak av arkivmateriale hos arkivinstitusjonene: Det skal være enkelt og kostnadseffektivt å motta og kontrollere arkivmateriale fra offentlige virksomheter.
  • Tilfredsstillende informasjonssikkerhet og personvern: Tilfredsstillende konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.
  • Tilstrekkelig teknisk kvalitet: Tilstrekkelig teknisk kvalitet for å sikre samfunnsdokumentasjon.

Veien videre

Videre løp i prosjektet er å gjennomføre en grundig behovskartlegging og beskrivelse av målbilder og alternative konsepter. Etter en analyse av alternativene vil anbefalt konsept bli lagt frem.

Nyheter om MAVOD blir lagt ut på prosjektets egne sider på arkivverket.no

Hvis du har spørsmål eller synspunkter, ta kontakt med seksjonssjef Tor Anton Gaarder i Arkivverket på toga@arkivverket.no eller mobil: 952 48 050.

Kommentarer (0)

Legg til kommentar

Kommentar

Ved å sende inn kommentaren aksepterer du at dine personopplysninger behandles i samsvar med Mynewsdesks Personvernerklæring.