Skip to main content

Riksarkivarens utredning av digitalisering for kassasjon

Nyhet   •   apr 20, 2017 13:35 CEST

Arkivverkets strategi og planer for digitalisering av arkivmateriale har blitt debattert i media den siste tiden. Rapporten ”Digitalisering for kassasjon – en utredning – og en utfordring” fra desember 2015 har dannet grunnlaget for de vurderingene Riksarkivaren nå gjør, og gir et godt bilde av status og utfordringer på feltet, både i Norge og i utlandet.

Hovedmålet med prosjektet som ledet frem til utredningen fra 2015 var å se nærmere på spørsmål om digitalisering for kassasjon av papirarkiv ut fra arkivfaglige, økonomiske og juridiske sider, og fremme forslag til kriterier for å velge ut arkivmateriale for digitalisering for kassasjon. En sentral del av arbeidet i prosjektet gikk ut på å gjennomgå relevant faglitteratur og skaffe rede på holdninger og praksis i andre land.

Bakgrunnen for utredningen lå i signaler fra Kulturdepartementet om å finne alternative lagringsformer for nyere arkiver gjennom digitalisering for kassasjon. Disse føringene bunner igjen i et allment ønske om enda sterkere satsing på digitalisering samtidig som det er behov for å begrense utgiftene til oppbevaring av papirarkiv.

Arkivmateriale fra 1995 og nyere

Digitalisering for kassasjon innebærer ikke å digitalisere og kassere vårt kulturarvmateriale for å skaffe mer hylleplass. Det er overhodet ikke aktuelt for Arkivverket å destruere arkivmateriale fra 1500-tallet, ref. spørsmål i Stortingets spørretime i forrige måned. Hovedfokus er på arkivmateriale som befinner seg ute i forvaltningen i dag, og det dreier seg om materiale skapt i en digital tidsalder, fra tiden 1995 og nyere.

Vi ønsker å legge til rette for at forvaltningen lettere skal velge å avlevere dette nyere materialet digitalt, i stedet for at materialet blir levert dels på papir og dels elektronisk.

Forslag til nytt kapittel i Riksarkivarens forskrift

Rapporten danner også bakgrunn for et forslag til nytt kapittel 8 i Riksarkivarens forskrift: Konvertering fra analoge til digitale lagringsmedier.

Det nye forslaget består i at en digital kopi kan erstatte papirdokumenter og andre analoge arkivmedier som foto, film og lyd. Dette fortusetter at en rekke krav og vilkår er oppfylt, som billedkvalitet, kvalitetssikring og dokumentasjon av selve konverteringsprosessen. Videre foreslås det et forbud mot å destruere papiroriginaler med særskilt historisk verdi, og dessuten et forbud mot å destruere materiale skapt før 1950. Hva som har særskilt historisk verdi i disse arkivene vil variere fra tilfelle til tilfelle, og dette må være en avklaring som skjer mellom arkivskaper og Arkivverket.

Rapportens anbefalinger

Oppsummeringsvis kommer rapporten ”Digitalisering for kassasjon – en utredning – og en utfordring” med følgende anbefalinger:

  • Arkivmateriale bør kunne digitaliseres for kassasjon med 1990/95 som en bakre grense og etter hensiktsmessighetsbetraktninger.
  • Det bør startes flere piloter for utprøving av digitalisering for kassasjon rettet mot et realistisk utvalg materiale fra offentlig forvaltning.
  • Blant prosjektene bør det også tas inn et eller flere som involverer en kassasjonssimulering.
  • Digitalisering for kassasjon av arkiver som allerede er avlevert til Arkivverket for permanent oppbevaring i arkivdepot, bør også kunne utprøves på pilotbasis etter de samme kriterier.
  • Det utarbeides parallelt regelverk for at bevaringsverdig arkivmateriale i forvaltningen skal kunne digitaliseres for kassasjon. Regelverket bør også spesifisere unntak fra adgangen til digitalisering for kassasjon.

Les hele rapporten og se power-point med hovedmomenter

Kommentarer (0)

Legg til kommentar

Kommentar