Skip to main content

​Tilsynsåret 2015: For dårleg kvalitetssikring av elektronisk journal og arkiv

Nyhet   •   jan 22, 2016 13:16 CET

Arkivverket gjennomførte til saman 63 tilsyn og gav 260 pålegg i 2015. Mangelfull kvalitetssikring av elektronisk journal og arkiv tronar øvst på påleggstoppen. – Vi ser at det er store utfordringar på arkivfronten i mange kommunar, seier Vilde Ronge, leiar for bevarings- og tilsynsavdelinga i Riksarkivet.

Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. I fjor vart det gjennomført 63 tilsyn over heile landet, 56 i kommunar, seks i statlege organ og eit fylkeskommunalt. I alt 260 pålegg vart delte ut i 2015.

– Vi ser at det er store utfordringar på arkivfronten i mange kommunar. Det er difor viktig å gjennomføre tilsyn, både for å avdekke avvik, men også for å synleggjere arkivtenesta i kommunen, og å sette arkiv på dagsorden, seier Vilde Ronge, leiar for bevarings- og tilsynsavdelinga i Riksarkivet. Ho understrekar at mange kommunar er flinke med arkiva sine, og at tilsyna fokuserer på det som ikkje fungerer.

– Årsoppsummeringa for tilsynsverksemda vår har også fleire lysglimt: Hå kommune i Rogaland er eit døme på ein kommune som har god kontroll på arkiva sine. I denne kommunen er det god dialog mellom rådmann og arkivleiar, der begge er bevisste på at arkiv må vera synleg og på dagsorden i organisasjonen for å sikre dokumentfangst. Her er også arkivleiar med på leiarsamlingar, noko som er svært positivt. Eit anna tilfelle er Innherred samkommune i Nord-Trøndelag, som gjennom samkommunemodellen har etablert ei stor fagleg eining og fått eit godt og stort arkivfaglig miljø, seier ho.

Dette vert det synda mest mot

Av 260 pålegg gitt i 2015 er det desse områda kommunane syndar mest mot:

  • Kvalitetssikring av elektronisk journal og arkiv
  • Langtidsbevaring av innbyggjarane sin rettigheitsdokumentasjon og dokument med vedtaka til kommunane og staten.
  • Arkivplan
  • Arkivlokale

– Manglande kvalitetssikring av elektronisk journal og arkiv gir også manglande tillit til arkivet og svekkjer truverdet til kommunen eller organet. Ein kommune som ikkje kvalitetssikrar journalane sine, mister oversyn over dokumenta. Det kan medføre at ein mister kontrollen på sakshandsaminga i kommunen, då både innkome og utgåande post med vedtak ikkje vil bli mogeleg å finne att, fortel Ronge.

Ein god journal er viktig for openheit kring kommunen si verksemd, og vil også lette den enkelte innbyggjar sin moglegheit til å få innsyn i, eller følgje med på kva som føregår i kommunen.

– Journalen er det sentrale hjelpemiddelet for å få ein gjennomsiktig administrasjon, ein administrasjon som er til å stole på, seier Ronge.

Avleverer ikkje elektronisk arkivmateriale

Langtidsbevaring av innbyggjarane sin rettigheitsdokumentasjon og dokument med vedtaka til kommunane og staten er ei stor utfordring i Kommune-Noreg. Arkivstatistikken for 2014 slo fast at berre 6 prosent av bevaringsverdig elektronisk arkivmateriale er langtidsbevart i kommunar og fylkeskommunar. Arkivverket har gitt mange pålegg om dette i 2015.

– Innbyggjarane sine rettar er dokumenterte i arkivet (datasystema eller fagsystema), og kommunen vil ha eit langtidsbehov for lagring av informasjonen, ofte utover systema si levetid. Om systemleverandøren legg ned eller sluttar å vedlikehalde systemet vil kommunar kunne få problem med å få ut informasjonen. Ved korrekt utførte uttrekk og bevaring av desse unngår ein moglege dokumenttap, forklarar Ronge.

Les også: 10 ting du må vite om arkiv og kommunereform

Kommunar manglar arkivplan

Arkivplanen er eit sentralt dokument for ein kvar kommune. Likevel er det mange kommunar som ikkje har ein arkivplan, eller som har store manglar ved arkivplanen. Ein arkivplan er med på å gi oversikt over kva type arkiv som er skapt til kva tider, kor dei er lagra og korleis ein finn fram i dei, kva system som dannar mogelege arkivverdige dokument, oversikt over rutinar, fullmakter og organisering av arkivarbeidet.

– Arkivplanen gir kommunen eller organet moglegheit til å ha orden i eige hus. Dette er basic. Utan arkivplan vert det vanskelegare å finne fram i arkiva, og det er større fare for dokumenttap gjennom feilføringar eller at dokumentasjon ikkje vert arkivert. Ein god arkivplan gjer arkivarbeidet meir robust fordi det ikkje vert avhengig av nokre få nøkkelpersonar. Arkivplanen vil også lette andre, både sakshandsamarar og publikum sine moglegheiter til å orientere seg i arkivet, seier Ronge.

Framleis store utfordringar med arkivlokale

Fire av fem kommunar som Statsarkivet i Kongsberg hadde til syn med i 2015 fekk pålegg om å utbetre arkivlokala sine. Ved alle 12 tilsyn Statsarkivet i Trondheim gjennomførte vart det avdekka avvik i bortsettingslokale/depot.

– Om arkivlokala ikkje er i orden, medfører det fare for tap av arkivsaker pga. brann- eller vatnskader. Arkiva kan dessutan bli skada i samband med innbrot og hærverk. Om arkivrommet er tilgjengeleg for fleire enn nødvendig vil ein kunne oppleve ”snoking” i arkivsaker. Her må kommunane rydde opp og sikre dokumentasjonen til både innbyggjarane og eigen administrasjon, seier Ronge.

Oversikt over alle tilsyn i 2015

Statsarkiva har tilsynsansvar for kommunane og fylkeskommunane.

Her kan du sjå kven som utfører tilsyn i ditt fylke

Statsarkivet i Kristiansand hadde i 2015 tilsyn med kommunane Farsund, Vennesla, Lillesand, og Grimstad, samt Aust-Agder fylkeskommune. Til saman 36 pålegg.

Statsarkivet i Kongsberg hadde tilsyn med kommunane Nedre-Eiker, Øvre-Eiker, Drangedal, Bamble og Sande. Til saman 14 pålegg.

Statsarkivet i Bergen hadde tilsyn med kommunane Aurland, Voss og Tysnes, samt eit ikkje-stadleg tilsyn med Vik kommune (SF). Til saman to pålegg, men eit av tilsyna er ikkje ferdigstilt.

Statsarkivet i Oslo gjennomførte tilsyn med kommunane Nes, Rælingen, Asker, Gjerdrum, Bydel St. Hanshaugen (Oslo kommune), Bydel Sagene (Oslo kommune), Bydel Stovner (Oslo kommune), Bydel Frogner (Oslo kommune), Bydel Alna (Oslo kommune), Bydel Ullern (Oslo kommune), Bydel Gamle Oslo, (Oslo kommune) og Kultur- og idrettsbygg (Oslo 2022). Til saman 63 pålegg.

Sjå sak i Budstikka: Frykter at sensitive opplysninger kommer på avveie

Statsarkivet i Tromsø gjennomførte tilsyn med kommunane Porsanger, Karasjok, Gamvik, Lenvik og Sørreisa. Til saman 34 pålegg.

Statsarkivet i Trondheim gjennomførte tilsyn med kommunane Tydal, Sunndal, Frosta, Stjørdal, Selbu, Ørskog, Haram, Sykkylven, Skodje, Innherred samkommune, Levanger og Verdal, inkludert eige tilsyn barnevern. Til saman 48 pålegg.

Statsarkivet i Hamar gjennomførte tilsyn med kommunane Gjøvik, Nord-Aurdal, Sør-Odal, Stor-Elvdal, Folldal, Gausdal, Kongsvinger, Lillehammer politistasjon, Gudbrandsdal politidistrikt. Til saman 55 pålegg.

Statsarkivet i Stavanger gjennomførte tilsyn med kommunane Finnøy, Forsand, Haugesund, Hjelmeland, Hå, Strand og Suldal. Ingen pålegg.

Riksarkivet ved Seksjon for elektronisk arkivdanning fører tilsyn med statsforvaltninga. Dei gjennomførte seks tilsyn i 2015, hos Miljødirektoratet, Nærings- og fiskeridepartementet, Justervesenet, Finansdepartementet, Finanstilsynet, og Helse- og omsorgsdepartementet. Til saman åtte pålegg.

Oversikt over vårens tilsyn blir fortløpande lagt ut på våre tilsynssider.

For spørsmål, kontakt:

Vilde Ronge, avdelingsleiar i bevarings- og tilsynsavdelinga på mobil 407 24 718, eller

Geir Ivar Tungesvik, seniorrådgjevar ved seksjon for elektronisk arkivdanning på mobil 469 33 796.

For spørsmål om tilsyn i kommunane, kontakt ditt lokale statsarkiv.

Kommentarer (0)

Legg til kommentar

Kommentar

Agree With Privacy Policy