Epson Norge

Forsøk på et papirløst kontor

Blogginnlegg   •   aug 20, 2015 10:54 CEST

Av: Andrew Semple, Head of BI Business Unit

Finnes det noen bedre måte å starte en blogg på enn å bruke den som en unnskyldning for å rydde opp? Nesten 40 år etter det at papirløse kontoret ble spådd, vil jeg se hvor nærme jeg kan komme.

Jeg må smile når jeg tenker på at fremtidsvisjonen om det papirløse kontoret var en idé som ble popularisert i en artikkel i Business Week i 1975. Nå, nesten 40 år senere, snakker vi fremdeles om det, men med teknologiske løsninger som nettbrett, interaktive projektorer og smarttelefoner, for ikke å snakke om dokumentskanningsprodukter og programvare for dokumenthåndtering, tror jeg vi nærmer oss. Vi bruker helt klart utskrifter på en annen måte.

I likhet med mange andre selskaper har Epson Europe retningslinjer som sier at viktige forretningsdokumenter skal lagres på sentrale servere (de lange radene med arkivskap hører fortiden til), og kontorene våre er i dag praktisk talt papirløse, fra et 1975-perspektiv i alle fall. Når det er sagt, så er papir fremdeles viktig, men på en mer kortsiktig måte. Med det mener jeg at vi skriver ofte ut dokumenter for å lese og gjennomgå dem, men vi arkiverer og beholder dem ikke. Vi har også retningslinjer for resirkulering av papir. For eksempel har vi sentralt plasserte stasjoner for innsamling og kasting av papir i stedet for at hver enkelt har en papirkurv.

Vi har medarbeidere blant oss som jobber helt papirløst, og jeg vet at jeg ikke er en av dem. Jason, for eksempel, har et skrivebord som minner om en lekker, ny Apple-reklame, mens mitt eget er dekorert med flere dokumentbunker for at det ikke skal skille seg for mye fra bokhyllen og skapene mine.

Denne forskjellen i atferd finner man i virksomheter også. En rapport fra 2013 fra Global Community of Information Professionals viser at papirmengden går ned i 41 % av organisasjonene, mens den øker i 19 %.

Jeg er usikker på om jeg faktisk bruker mer papir enn Jason, eller om jeg bare er en samler, men erkjenner at noe må gjøres. Og jeg tenkte kanskje utfordringen kunne være inspirerende for noen av dere også.