Amesto Norge

Har du unødvendige kostnader?

Blogginnlegg   •   okt 01, 2016 17:19 CEST

Har du noen gang tenkt over hva det egentlig bør koste å få produsert lønnen i din bedrift, og hva bedriften din faktisk betaler?

Definisjonen på små og mellomstore bedrifter, i antall ansatte, er: Små bedrifter har under 50 ansatte, og mellomstore bedrifter har mellom 50 og 250 ansatte. I disse to kategoriene kan jeg garantere at din bedrift vil få lavere kostnader for sin lønnsproduksjon ved og outsource denne oppgaven til en leverandør, istedenfor å ha lønnsproduksjonene med alle kostnader en medfører, in-house.

Nå er det nok en del som hever øyebrynet og mener at dette ikke kan stemme. Deres lønnsmedarbeider har jo så mye å gjøre…!

Men tenk deg om. Lønn blir utbetalt en gang i måneden, og det som skal være med på utbetaling av lønnen blir levert inn til lønnsmedarbeideren noen dager i forveien. Samtidig er det meste av det som skal utbetales enten registrert som faste transaksjoner i systemet, eller man overfører data fra forsystemer.

Deretter skal lønnsmedarbeideren rapportere til de faste instansene både internt og eksternt.

Så må vi heller ikke glemme at det må gjennomføres avstemming mellom regnskap og lønn, det skal lages inntektsskjemaer til NAV og refusjoner skal følges opp. Så er det jobben med alle oppgaver som har blitt spesialtilpasset bedriften opp igjennom årene. Deretter må jo noen svare på alle henvendelsene som kommer fra organisasjonen. Her er det mange oppgaver, og det er kun lønnsmedarbeideren som kan gjøre dem. Eller, er det virkelig det?

For å vise hvordan jeg kan hevde at det er billigere å outsource, så må man først få en oversikt over hva som må inkluderes i lønnsproduksjonskostnad.

  • Lønnskostnad inklusive sosiale avgifter
  • Systemkostnad
  • Supportavtale
  • Systemvedlikehold
  • Hosting av systemet enten via en IT partner eller IT avdeling
  • Vedlikehold av kompetanse – husk lønnsfaget er under konstant endring, og det kreves mye tid for å holde seg oppdatert
  • Back-up personal

Ved å summere disse kostnadene har man grunnlaget for å kunne benchmarke kostnad ved in-house løsning, mot kostnad ved outsourcet løsning.

Nå er det mange av dere som vil hevde at organisasjonen hos deg er såpass spesiell at lønnsproduksjonen kun kan løses ved å ha den internt. Da er det på tide å endre tankegang. Når man velger outsourcing så velger man egentlig å ansette en spesialist til å gjøre jobben. Jeg ønsker at du skal tenke følgende, «jeg har ansatt en ny lønnsmedarbeider, den eneste forskjellen er at min nye lønnsmedarbeider ikke sitter i lokalene sammen med oss andre i bedriften». Hvordan kan vi si noe slikt lurer dere nå på!

Jo, grunnen til det er den teknologiske utviklingen som har vært de siste årene. Vi har fått tilgang til fantastiske løsninger som visker ut avstand både innenfor Norge, men også langt utenfor Norges grenser. Lønn produseres nå enkelt i Norge, og rapporteres til og fra andre deler i verden.

Så uansett hva du velger å gjøre med tanke på løsning av lønnsleveransen i din bedrift vil jeg anbefale at du tar en titt på hvilken løsning du har i dag.

Her er en sjekkliste du kan bruke:

  • Hvor effektiv er din produksjon?
  • Hvor stor stillingsprosent har din lønnsmedarbeider i forhold til antall ansatte i bedriften?
  • Er det satt opp integrasjon mot bank, regnskapssystem, pensjonsleverandør o.l.?
  • Har bedriften utarbeidet frister som etterleves og overholdes?
  • Stiller bedriften kritiske spørsmål til det som blir spesialtilpasset av rapporter og analyser?
  • Har dine ansatte nødvendig kompetanse slik at du kan være sikker på at du får riktig mva. behandling av utlegg og reise?
  • Benytter din bedrift seg av tilgjengelige tilleggsmoduler i systemene for effektivisering?
  • Har du en back-up løsning i tilfelle sykdom o.l.?

Lønn er et spesialfelt, med et lovverk som er i stadig endring. Vi som jobber med lønnsproduksjon har dette som vår kjernevirksomhet. Jeg tør å hevde at lønn ikke er kjernevirksomheten til så veldig mange bedrifter i Norges land. Så hvorfor ikke la de som har dette feltet som sin kjernevirksomhet få gjøre denne jobben for deg, slik at du kan fokusere på det som er din bedrifts kjernevirksomhet?

Kjenn også på lettelsen det ville vært å slippe å ha noe som helst kunnskap om lønn og administrativ HR på huset, samt vite at du aldri igjen trenger å bekymre deg for ferieavvikling, sykdom, permisjoner eller annen type fravær.