En liten guide til mer effektive møter

Effektive møter kan gjøre arbeidshverdagen til en drøm. Ineffektive møter kan være skikkelig irriterende. De spiser unødvendig tid og skaper merarbeid. I tillegg koster ineffektive møter norske arbeidsplasser millioner av kroner i året. Løsningen for mer effektive møter er bedre kommunikasjon.

Vil du skape en bedre møtekultur på arbeidsplassen din? Du kan gjøre ineffektive møter produktive med litt struktur og noen faste kommunikasjonsvaner. Vi har fem gode vaner som kan hjelpe deg.

Forbered deg

Forbered ideer, kommentarer og forslag i forkant av møtet. Da slipper du å kaste bort dyrebar tid på idémyldring i løpet av møtet. Be også de andre møtedeltakerne om å forberede seg – og vær konkret. For eksempel, be dem forberede tre forslag og kommentere på én eller to spesifikke ting. Da slipper du også at møtet drukner i selvfølgeligheter fra uforberedte møtedeltakere. Du sørger også for at møtet munner ut i noe konstruktivt og konkret!

Lag en agenda

Ustrukturerte møter er lite effektive. Uten en agenda blir folk fort distrahert. Det forlenger vanligvis møter og gir sjeldent konkrete resultater. En agenda gir et møte struktur. Send ut agendaen i forkant av møtet. Hvis det er nødvendig, kan du legge ved et punkt for «eventuelt» eller «annet» til sist. Om det er et langt møte, anbefaler vi at du ber møtedeltagerne melde inn sine innspill til dette punktet i forkant. Da får du oversikt over hvor mye tid punktet trenger.

Sett en tidsramme

Spesifiser start- og sluttidspunkt for møtet. Bruk agendaen din til å drive møtet fremover innenfor den angitte tidsrammen. Om nødvendig, kan du opplyse om hvor langt tid du mener hvert enkelt punkt i agendaen skal ta. Og ikke vær redd for å avslutte et møte før tiden! Hvis dere har snakket dere ferdig eller landet det du trengte, avslutt. Det frigjør tid til andre oppgaver.

Alle må få en oppgave

Sørg for at alle får ett gjøremål før de forlater møtet. Det er viktig at møtedeltakerne dine vet hva som forventes av dem i etterkant av møtet. Hvis dere trenger flere møter om noe, tildel møtedeltakerne ting de må gjøre fra gang til gang. Det sørger for at ting blir gjort og sikrer fremdrift i arbeidet. Om det skulle herske noen tvil om hvem som skal gjøre hva, kan du sende ut en oppsummering etter møtet der du spesifiserer hva hver enkelt skal gjøre. Inkluder en tidsfrist.

Sørg for at alle vet hva som skjer

Noen folk blir ofte ufokusert i møter. I tillegg kan dårlig kommunikasjon mellom kolleger føre til at ideer, tanker og forslag misforstås. Før du forlater møtet, sørg for at alle forstår hva som forventes av dem. Oppsummer også hovedtrekkene i møtet, for å sikre at alle har samme oppfatning av hva dere har landet.

Hvis du vil forbedre møtekulturen på din arbeidsplass, bør du jobbe inn disse fem vanene. Da slipper du å kaste bort tid og penger på ineffektive møter. Ikke minst, arbeidsdagen din blir mye enklere og mindre frustrerende!

Har du noen andre forslag til hvordan man kan unngå ineffektive møter? Fortell oss i kommentarfeltet!

Kilde: Workitdaily