Advokatfirmaet Føyen Torkildsen

Epostinnsyn i praksis

Nyhet   •   feb 03, 2016 14:15 CET

Hvis sykdom skaper fare for at viktige eposter ikke blir håndtert, kan arbeidsgiver lese epost i ansattes innboks.

Kollega Rune Opdahls innlegg og vårt svar om arbeidsgivers innsyn i epost har skapt debatt i DNsspalter. Poenget med vårt innlegg 19. januar var hovedsakelig å synliggjøre skillet mellom reglene slik de er, og utsagn om hvordan reglene bør være – et skille som etter vår oppfatning har vært lite fremtredende i medienes dekning av avgjørelsen i den Europeiske menneskerettighetsdomstolen.

Siste deltager i debatten er advokat Ole André Oftebro, som argumenterer for at reglene om innsyn i epost «ikke reflekterer det mangfoldet av ulike arbeidslivssituasjoner som eksisterer i arbeidslivet». Vi tar gjerne en diskusjon om dette, først med utgangspunkt i de eksemplene han viser til. Vår påstand er at virksomhetene i dag, i medhold av gjeldende regler, kan skaffe seg tilgang til ansattes epostkonto både ved prosjekter, fravær på grunn av sykdom eller der ansatte av andre grunner ikke kan håndtere eposten sin.

Vilkåret etter personopplysningsforskriften for innsyn i slike tilfeller er at det må være «nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten». Dersom det ved for eksempel sykdomsfravær er fare for at viktige eposter ikke blir håndtert, kan virksomheten lese epost i den ansattes innboks. Dersom det er mulig å varsle den ansatte og be om dennes mening om innsynet, skal dette gjøres. Det ligger ikke i dette at arbeidsgiver nødvendigvis må akseptere en eventuell nektelse fra den ansatte, innsynet kan fortsatt gå sin gang. Videre skal den ansatte «så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet».I tilfeller hvor den ansatte er syk, vil dette naturlig nok ofte ikke la seg gjøre. Innsyn kan likevel foretas.

Vi opplever en slik fremgangsmåte som balansert og har til gode å erfare at arbeidsgivere hindres fra innsyn der det er påkrevet. Formalkravene rundt innsynene oppleves som høyst overkommelige. Mange har nå enkle standardmaler for dokumentasjonen som kreves. Vi kan heller ikke se at reglene er særlig byrdefulle for små virksomheter, tvert imot vil disse virksomhetene oftere kunne gjøre innsyn. Det vil ofte være «nødvendig» for en liten bedrift å kunne gjøre innsyn i eposten til en fraværende ansatt, mens man i større virksomheter gjerne har alternative rutiner eller virkemidler.

I en tid der arbeidsgivere får stadig flere kontrollmuligheter overfor den ansatte, har det en prinsipiell verdi å hegne om den ansattes personvern. At den ansatte har trygghet for å vite når arbeidsgivere leser epost og annen kommunikasjon som kan være privat, er bra. De eksisterende norske regler åpner i realiteten for en meget stor grad av innsyn fra arbeidsgiver. Da er det akseptabelt at arbeidsgiver må finne seg i noen overkommelige kjøreregler. Motstykket kan bli at ansatte overhodet ikke tillates å bruke bedriftens epost til privat kommunikasjon. Det er en vanlig løsning i noen andre land der arbeidsgiver har en større rett til å lese ansattes epost uten å si ifra til den ansatte. I Norge har vi en tillitsfull innstilling mellom arbeidstager og arbeidsgiver, der den ansatte ofte tillates å gjennomføre enkelte private gjøremål i arbeidstiden (for eksempel sende epost om barnas idrettsaktiviteter). Dette mener vi gir fordeler for både den ansatte og for arbeidsgiver. Om denne tilliten skal bevares, må vi ta vare på våre verdier. Det blir spennende å se om lovgiver velger å beholde reglene slik de er nå fremover, etter at de nye EU-reglene innføres. Dette er nemlig nettopp ett av de få spesialregulerte områdene hvor den enkelte stat har frihet til å legge et strengere vern om den ansatte enn hva forordningen selv gjør.