Medarbeiderundersøkelse snart? Her er noen tips og råd!

Det viktigste med medarbeiderundersøkelsen er å ta pulsen på organisasjonen der alle får gi tilbakemelding på viktige områder, si sin mening og dermed bidra til å prioritere forbedringstiltak.

Flere og flere har fokus på de ansattes engasjement i sine undersøkelser for å avdekke hva som hindrer eller legger til rette for gode prestasjoner –  og med god grunn *)

Vi leser i media og på nett om den ressurskrevende og verdiløse medarbeiderundersøkelsen, men gjort riktig kan den skape stor verdi. De beste jobber systematisk og målrettet og knytter undersøkelsen direkte opp mot verdier, kultur og overordnede mål for virksomheten.

Her er noen tips:

Hensikt og målsetning
Definer den overordnede hensikt og målsetning med medarbeiderundersøkelsen - som må være forankret i topp- og linjeledelse. Eksempel på hensikt og mål med undersøkelsen:

• Gi alle ansatte en stemme og mulighet til å påvirke og prioritere tiltak på arbeidsplassen
• Gi ledere innsikt slik at de kan treffe tiltak for å fremme engasjement og skape et arbeidsmiljøet som positivt påvirker prestasjonene

Engasjement eller tilfredshet?
Mange virksomheter måler de ansattes engasjement i stedet for tilfredshet. Årsaken er at det er en viktig del i målingen av engasjement –  som ikke finnes i måling av tilfredshet:

Engasjerte medarbeidere liker jobben sin og søker etter stadige forbedringer, mens tilfredse medarbeidere er fornøyd med tingenes tilstand og et sikkert forutsigbart arbeidsmiljø. I tillegg er engasjement toveis; organisasjonen må arbeide for å engasjere den ansatte, som i sin tur bruker sitt engasjement til fordel for organisasjonen.

Engasjement – en kombinasjon av:

• Tilfredshet
• Forpliktelse
• Stolthet
• Lojalitet
• Sterk følelse av personlig ansvar
• Ambassadør for egen virksomhet

 Engasjement er i hvilken grad de ansatte er motivert til å bidra til organisasjonens suksess, og villig til å gjøre en ekstra innsats for å oppnå overordnede mål

Struktur på medarbeiderundersøkelsen

Tenk gjennom strukturen på undersøkelsen i forhold den endelige rapporten. En gruppering kan være ansatt, teamet, lederen og organisasjonen. Viktige områder å ta med er selskapets verdier, og spesielle fokusområder som eksempelvis: HMS, innovasjon, mangfold, sosialt ansvar (CSR), klarhet i mål og retning, rolle samt opplevelse av tilbakemeldinger, anerkjennelse, oppfølging etc.

Bruk eksperter på undersøkelser når utsagn skal utvikles. Dette er et eget fagområde.

Forretnings- og HR-prosesser må kobles sammen

For å stimulere til engasjement og prestasjoner må forretnings- og HR-prosessene koples sammen og gjenspeiles i medarbeiderundersøkelsen. Forståelse og innsikt i visjon, retning og overordnede mål, strategi og planer skal kommuniseres og forstås av de ansatte. Individuelle mål og kompetanseutvikling må henge sammen med det overordnede og relevante temaer inkluderes i medarbeidersamtaler og fortløpende statussamtaler.

Gjennomføringen
Medarbeiderundersøkelsen er en prosess som gir alle ansatte en mulighet til å påvirke – mens det er ledere som må være er ansvarlige for å følge opp.

1) Gjennomfør medarbeiderundersøkelsen
2) Gjennomgå og analyser rapportene
3) Del funnene og prioriter
4) Planlegge og dokumenter og gjennomfør tiltakene
5) Følg opp fremdrift på tiltakene

Resultatet

Vurder og implementer forbedringer til prosessen, overvåk og mål fremskritt over tid og lag en «business case» for å dokumentere verdien når dataene foreligger. Dersom det er gjort et solid håndverk i forkant og i gjennomføringen – er det stor sannsynlighet for at resultatene vil synes på bunnlinjen på sikt.

*)  – På verdensbasis er kun 13 % av medarbeiderne engasjerte, i Norge kun 16 % i følge undersøkelser amerikanske Gallup har utført. “Low workplace engagement offers opportunities to improve business outcomes”

www.catalystone.no