3 tips for vellykket migrering med brukerne i fokus – Tips 1. Skape forutsetninger allerede i migreringsplanen

Innledning

Har dere planer om å migrere til et nytt operativsystem slik som 7 eller kanskje bytte til en nyere versjon av Office-pakken, som f.eks. Office 2007 eller 2010? Teknologi er en grunnleggende forutsetning for en vellykket migrering, mens evnen til å lede, berolige og støtte brukerne på ulike måter med tydelig informasjon før, under og etter migreringen blir avgjørende for i hvor stor grad migreringen oppleves som vellykket.

Når det er besluttet at en migrering skal finne sted, er det ofte IT-avdelingen som får ansvaret for prosjektledelsen.

IT-avdelingen skal også sørge for at migreringen gjennomføres så kostnadseffektivt og raskt som mulig uten å forstyrre den daglige virksomheten.

Et vanlig scenario er at IT-avdelingen lykkes relativt bra med den tekniske migreringen, dvs. at IT-avdelingen lykkes med å få brukerne over på det nye systemet uten å miste viktige data eller forårsake driftsstans i virksomheten. En vellykket teknologisk migrering er imidlertid ingen garanti for at migreringsprosjektet oppleves som et vellykket prosjekt ute i virksomheten. Mange ganger er det myke verdier, slik som riktig informasjon, kunnskap og gjensidig forståelse som blir avgjørende for om prosjektet oppleves som vellykket eller ikke.

Hvis du er interessert i å vite hvordan dere kan gjennomføre et ”vellykket” migreringsprosjekt, bør du lese denne rapporten som gir konkrete tips om hvordan dere kan håndtere disse myke verdiene på en måte som øker sjansene for et vellykket migreringsprosjekt. Du vil bli overrasket over hvordan dere med god planlegging, velrettet og godt planlagt informasjon samt riktig brukerstøtte kan få migreringsprosjektet til å oppleves som vellykket i hele organisasjonen.

I denne rapporten går vi ut fra at de grunnleggende forutsetningene for migreringsprosjektet er innfridd, dvs. at den overordnede målsettingen, kostnadsbudsjettet og tidsplanen er fastsatt. Målsettingen for migreringer varierer ofte, men kan hovedsakelig deles inn i to typer mål eller ambisjoner. Dels et migreringsmål der det fokuseres på å minimere avbrudd i den ordinære virksomheten og der det brukes få eller ingen ressurser på å lære opp brukerne i nye funksjoner, dels et migreringsmål der ambisjonen er å øke kunnskapsnivået og forbedre den eksisterende arbeidsmåten i forbindelse med migreringen.

Hvordan din organisasjon bør arbeide med hvert punkt nedenfor, varierer derfor alt etter hvilke typer mål og ambisjoner dere har med migreringen.

Vi har delt inn dokumentet i tre kapitler.

I første kapittel, Skape forutsetninger allerede i migreringsplanen resonnerer vi rundt og gir anbefalinger på hva dere kan tenke    på allerede i planleggingsfasen av migreringen for å klare å gjennomføre en vellykket migrering med brukerne i fokus.

I andre kapittel, Selge inn migreringen forteller vi blant annet om den positive effekten av atbrukerne/virksomheten får riktig informasjon om igreringen og føler seg delaktige.

I tredje kapittel, Supporte med riktig brukerstøtte iskuterer vi fordeler og ulemper med ulike typer brukerstøtte ved en migrering, samt hvordan disse kan tilpasses og endres under migreringen, avhengig av ambisjonsnivå og ressurser.

En tydelig plan for migreringen med overordnede mål og delmål samt aktiviteter er en forutsetning for et vellykket migreringsprosjekt. I utformingen av en migreringsplan er det viktig man allerede i planen skaper forutsetninger for de myke verdiene i prosjektet.

Ta hensyn til virksomhetens behov

I tillegg til å følge retningslinjene og rammene som IT-avdelingen har fått fra beslutningsorganene eller selv har besluttet angående migreringen, er det en utfordring å kartlegge virksomhetens behov. Hvis prosjektgruppen lykkes med å kartlegge virksomhetens behov i forbindelse med en migrering, dels ut fra situasjonen før og en ønsket fremtidig situasjon, har den gode forutsetninger for å gjennomføre en migrering som oppleves som vellykket ikke bare av ledelsen men også av virksomheten og brukerne.

Virksomhetens behov bør kartlegges ut fra to perspektiver, dels et teknologisk perspektiv, dvs. hvilke teknologiske forutsetninger bør man ta hensyn til i migreringen, og dels ut fra et kompetansebehov som bl.a. omfatter informasjon og opplærings- og supportspørsmål. Ved å utføre en intern undersøkelse i ulike deler av virksomheten får prosjektgruppen inn verdifull informasjon for å kunne tilfredsstille virksomhetens behov under migreringen.

Analysere og planlegge utrulling etter virksomhetens kritiske faktorer

Inkluder brukerne tidlig i prosjektet. Ta rede på kritiske tidsperioder når og hvor migreringen ikke må forstyrres. Det kan skyldes flere ting, f.eks. produksjonsteknisk, ferier og annet. Undersøk ulike løsninger som gjør ting lettere for brukerne og som reduserer faren for kaos. Alle virksomheter har sine kritiske faktorer. Her handler det ikke om å spørre alle brukerne, men representanter for ulike brukergrupper.

En supportavdeling har også ofte interessant...

Følg denne linken for å lese hele artikkelen på våre wordpress blogg.