Hvordan håndtere komplekse rekrutteringsprosesser?

Komplekse rekrutteringsprosesser kommer gjerne i to former. På den ene siden har vi prosesser med et høyt antall kvalifiserte søkere, på den andre er det områder med få eller ingen søkere. Så hvordan gjennomfører man kvalitativt gode og kosteffektive prosesser som samtidig er omdømmepositive i slike tilfeller? 

For å belyse dette vil rekrutteringsekspert i Experis, Per Olav Hagås, her fortelle hvordan Experis gikk frem for å plukke ut de 15 best egnede kandidatene til Bane NORs traineeprogram, fra en søkermasse på over 1400 personer:

Prosjektet vi gjennomførte for Bane NOR hadde i hovedsak to mål. Det ene var naturlig nok å velge ut og ansette de beste kandidatene. Det andre handlet om å opprettholde og forsterke søkernes interesse for å søke andre stillinger i samme virksomhet i fremtiden.

Vi måtte altså sørge for at søkerne ble behandlet godt og rettferdig gjennom hele rekrutteringsprosessen. Vi begynte med å utføre en jobbanalyse.

Bruk av jobbanalyser og testverktøy

De fleste rekrutterere vet at de bør utforme en jobbanalyse før de lyser ut en ledig stilling. Allikevel starter mange i feil ende. Det første de gjør er å ta for seg hva de ønsker av kvalifikasjon, motivasjon og personlighetstrekk. Det blir direkte feil og kan føre til at man ansetter overkvalifiserte kandidater som slutter etter kort tid. Begynn derfor heller med selve jobbutførelsen:

• Hva skal levers i den aktuelle jobben?
• Hva innebærer stillingen konkret?

Når vi vet svaret på dette kan vi ta for oss hvilken kompetanse som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene på et tilfredsstillende nivå. Da får vi også svaret på hva vi trenger å teste kandidatene i og vi kan se om det er match mellom det som kreves og det kandidaten har. Det er aldri riktig å gjennomføre en personlighetstest bare fordi det er det eneste vi kan.

Hvis du ikke vet hva du leter etter finner du det aldri –da finner du noe annet.

Forberedelse av rekrutteringsprosessen

Forberedelsene vi gjorde i forkant av den komplekse rekrutteringsprosessen var som følger:

• Utforming av grundig funksjonsanalytisk og kompetanse-basert kravspesifikasjon
• Valg av relevant høyeffektivt støtteverktøy (eks. Webcruiter)
• Utlysning /annonsering av stillingen, samt gjennomføring av infomøter på aktuelle studiesteder
• Valg av testleverandør med godt dokumenterte DNV GL sertifiserte evne- og personlighetstester (eks. Cut-e)
• Valg av ekstern og nøytral leverandør av kvalitative målinger (eks. Evidente)
• Etablering av felles styringsdokumentarkiv (eks. Google Drive)
• Utforming av en detaljert tidsplan for prosjektet og skjemaer som skal benyttes
  
  • Skreddersydd intervju- og referansemal
  • Rapportmaler
• Utarbeiding av info- og responsmailer til søkere og de som gis avslag i ulike faser. Husk positiv vinkling i alle avslagsmailer

Kandidatene ble selektert på følgende måte:

Som man kan se var svært mange av søkerne høyt kvalifisert og kun 5% røk ut av prosessen etter gjennomføring av screeningspørsmål fordi de ikke oppfylte våre absolutte krav.

Deretter fulgte evnetester og en kompetansebasert og strukturert gjennomgang av søkernes CV, søknad og testresultater.

De som ble innkalt til intervju, men som ikke gikk videre til neste runde fikk personlig avslag i form av en telefonsamtale, samt invitasjon til å søke igjen. De som røk ut før intervjuet fikk følgende avslagsmail:

Vår konklusjon

Denne prosessen har underbygd vår oppfatning om at det selv ved komplekse rekrutteringsprosesser er fult mulig å gjennomføre en rettferdig prosess, uten at det går på bekostning av omdømmet eller attraktiviteten til virksomheten. Men det krever kompetanse, forberedelser og struktur.

Lykke til med rekrutteringen!