Løfter dokumentasjon fra ork til lojalitetsbyggende aktivitet. Optimera først ute med CobuilderPro

Før bygningsmyndighetene utsteder ferdigattest, skal byggherren ha kvittert for mottak av komplett FDV-dokumentasjon (forvaltning, drift og vedlikehold). For mange virksomheter er jobben med dokumentasjon fortsatt et manuelt, lite lystbetont, tidkrevende og administrasjonskostbart arbeid på tampen av prosjekter.

Gjennom investeringer i integrasjon med bransjeforeningenes stoffkartoteksystem BASS, som utvikles og driftes av Cobuilder, har Optimera tidligere sørget for at alle byggevarevirksomhetens proffkunder automatisk kan bygge opp dokumentasjon på sine innkjøp til et prosjekt. Dette dekker også innkjøp gjort av underleverandører fra helt andre profesjoner som el og VVS.

CobuilderPro styrker og forenkler imidlertid dokumentasjonsarbeidet ytterligere. Sentralt er en app for Android eller iPhone som er synkronisert med BASS. Smarttelefonen gir mulighet til å skanne skrekkoder og tilføye produkter fra tidligere innkjøp til prosjektdokumentasjonen. Løsningen gjør det dessuten mulig å profesjonalisere rapporter ved å legge til logo og forsidebilde. Dokumentasjonen kan dessuten sendes elektronisk direkte fra CobuilderPro, som sørger for at avsender automatisk mottar den meget viktige kvitteringen på at dokumentasjonen er overlevert.

– Med CobuilderPro fremstår kundene våre som enda mer profesjonelle. Ikke minst gjør god dokumentasjon det enkelt for dem å svare på spørsmål fra byggherre eller fremtidige eiere om hvilke produkter som er brukt. Ved å være et slikt naturlig kontaktpunkt, seiler virksomhetene opp som aktuelle også for fremtidige ombyggings-, reparasjons- og utvidelsesprosjekter. Slik blir CobuilderPro et langsiktig, lojalitetsbyggende verktøy, sier markedssjef Fredrik Rydgren i Optimera.

– De fleste har smarttelefoner og kan derfor enkelt og raskt utføre dokumentasjonsarbeid underveis. Ikke minst er det av stor verdi både for dagens og fremtidige eiere av et bygg å kunne vite noe om hvilke produkter som er brukt samt å kunne se bilder av hva som faktisk befinner seg i gulv, vegger og tak, sier markedssjef Øystein Iversen i Cobuilder Han legger til at Optimera i tillegg til å være først med å tilby kundene sine CobuilderPro, ligger helt i tet blant grossistene i antall proffkunder som benytter Cobuilder og BASS.

Optimera har de senere årene investert tungt i ett felles ERP-systemet for hele virksomheten. Dette gir en konkurransemessig fordel fordi alle innkjøp uansett utsalgssted registreres i ERP-systemet som er integrert med BASS. Selve kostnadene ved bruken av BASS er fastsatt av bransjeforeningene som står bak. Kostnadene for CobuilderPro vil typisk ligge fra kr 3500 til kr 10 000 per år, som raskt spares inn gjennom redusert administrasjon og gjennom nye oppdrag fra lojale kunder.

DOKUMENTASJONSKRAV

Byggesaksforskrift, SAK 10, §8-2. Overlevering av dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold: ”Søker skal senest ved søknad om ferdigattest påse at nødvendig dokumentasjon for driftsfasen som er angitt i byggteknisk forskrift §4-1 er fremlagt av de ansvarlige foretak innenfor sine ansvarsområder. Søker skal overlevere dokumentasjon til byggverkets eier mot kvittering.”

Fra TEK, §4-1. Dokumentasjon for driftsfasen: ”(1) Ansvarlig prosjekterende og ansvarlig utførende skal, innenfor sitt ansvarsområde, fremlegge for ansvarlig søker nødvendig dokumentasjon som grunnlag for hvordan igangsetting, forvaltning, drift og vedlikehold av byggverk, tekniske installasjoner og anlegg skal utføres på tilfredsstillende måte. ”

Plan- og bygningsloven, §29-7. Krav til produkter til byggverk: ”Ethvert produkt som skal inngå i et byggverk, skal ha forsvarlige egenskaper. Produsent eller dennes representant skal sørge for at egenskapene til produktet dokumenteres, og er forpliktet til å gi de opplysninger til tilsynsmyndigheten som er nødvendig for utøvelse av tilsyn med produktets egenskaper. Departementet utpeker tilsynsmyndighet.”