Norske kommuner leder over de svenske i digitaliseringen

Kun én av fire svenske kommuner har digitaliserte arkiverings- og saksbehandlingsprosesser. I Norge har mer enn havparten av kommunene digitalisert, et kvantesprang foran sine svenske naboer. Men nå kommer svenskene.

Svenske kommuner har et godt stykke igjen for å ta igjen norske kommuner i digitaliseringsløypen, viser en undersøkelse gjennomført av Axánd Konsult på vegne av Software Innovation. 

– Dette rimer dårlig med den svenske regjeringens mål om at Sverige skal være best i verden på å benytte seg av de muligheter som digitalisering innebærer, sier Halvor Walla, strategidirektør i Software Innovation.

Få dager før jul, ble det i Sverige lansert en revidert strategi for digitalt samarbeid i forvaltningen; Med medborgeren i sentrum. I strategien understrekes behovet for å la de offentlige virksomhetene sammen identifisere og prioritere de forskjellige digitale initiativene og de nødvendige regelendringene.

Mer enn 10 år med samme løsning

Tallene fra undersøkelsen viser også at én av tre svenske kommuner har hatt sin sak- og arkivløsning i mer enn ti år, og at én av tre har planer om å bytte system de nærmeste 2-3 årene.

I det norske markedet er det kun 11 prosent av kommunene som har planer om bytte av løsning i løpet av 2-3 år.

22 prosent av de svenske systemene er skiftet ut de siste tre årene mens kun åtte prosent av de norske løsningene er skiftet ut i samme periode. I Norge var det en utskiftnings-topp for fire til syv år siden.

– Dette viser at svenske kommuner har satt opp moderniseringstempoet i forhold til de norske kommunene, både de siste tre og de kommende tre årene,  sier Walla.

Umoderne

Hovedbegrunnelsen hos  kommunenene som ønsker å bytte sak- og arkivløsning, er at mange av de eksisterende løsningene mangler fleksibilitet. Løsningene støtter ikke saksbehandlingsprosesser eller  digital i kommunikasjon på en god nok måte.

30 prosent av de svenske kommunene oppgir at løsningene mangler støtte for interne prosesser.

En annen årsak som oppgis, er behovet for enklere og mer brukervennlige løsninger. Det er et klart behov forenklere arkivering av kommunikasjon, både epost og dialog i sosiale medier og på sms.

– Ett av de viktigste målene i den svenske reviderte digitalstrategien, er nettopp å gjøre hvedragen enklere for medborgerne, blant annet gjennom at tjenestene skal utformes etter brukernes behov. Tjenestene skal være enkle både å finne og bruke samtidig som de skal være sikre. En enklere arbeidshverdag for kommunale saksbehandlere er også et viktig kriterium ved modernisering av løsningene. Det ser vi i alle de prosjektene vi har vært involvert i Norge de siste 2 årene.

Vedtaket rundt etablering av e-ID er et stort skritt på veien mot en digital offentlig fremtid, sier Walla.

Ny bølge

I Norge ser Software Innovation konturene av en ny moderniseringsbølge.

– Grenland, Hallingdal og Ås/Frogn kjøper nye løsninger med langt høyere målsettinger enn det vi så i bølgen for 4-7 år siden, sier Walla.

Frogn kommune samarbeider med nabokommunen Ås om anskaffelsen av en fullelektronisk løsning. Resten av Follo kommunene har opsjon på å tre inn i avtalen på et senere tidspunkt.

– Nytt sak og arkivsystem vil bli et viktig verktøy for å oppnå økt digitalisering i kommunen og møte føringene om et digitalt førstevalg i dialog mellom kommunen og innbyggerne, sier enhetsleder IKT og Service i Frogn kommune, Rolf Moe.

– Det er også i dag innsyn for publikum i kommunens sak og arkiv system via kommunens nettside. Både politikere og publikum får tilgang til saksdokumenter og vedlegg samt postlister med tilhørende dokumenter. Vi forventer en forbedring i denne tjenesten, både knyttet til funksjonalitet og stabilitet, fortsetter han.

Danmark fremst

Offentlig sektor i Sverige og Norge har mye å lære av Danmark, hvor flere offentlige virksomheter er i det internasjonale førersetet når det gjelder digitalisering av arbeidsprosesser og innbyggerdialog.

– Vi har i en årrekke samarbeidet med dansk offentlig sektor i utvikling av innovative løsninger for digital saksbehandling, deriblant København kommune og en rekke andre offentlige virksomheter som Folketingets Ombudsmann, Konkurrance og Forbrugerstyrelsen og Søfartsstyrelsen er ledestjerner innenfor praktisk digitalisering. Alle bruker Public 360° som sin digitale plattform, sier Walla.

– Arbeidet med danske kunder er en spennende referanse for vårt samarbeid med offentlige kunder i det svenske og norske markedet. Vi har mye å lære av våre skandinaviske naboer. Tett og kundenær innovasjon gjennom mange år gjør at vi i dag vet hva som skal til for at offentlige virksomheter kan realisere sine effektiviseringsgevinster, sier Walla.