Paradigmeskifte innen samhandling

Mange vil sikkert kjenne seg igjen i følgende scenario når de kommer på jobb om morgenen:
Du henter deg en kopp kaffe, sjekker e-posten og før du vet ordet av det er det lunsj!

Ifølge en rapport fra McKinsey (2012) bruker ansatte i gjennomsnitt en fjerdedel av arbeidsdagen til å lese og besvare e-post.

Stadig flere innser at team-arbeid, samarbeidsformer og kommunikasjon er i rask endring. Sosiale og profesjonelle nettverk, blogger, ulike nettsamfunn, nye samhandlingsløsninger og mobile plattformer er de fremste eksponentene for at måten vi kommuniserer og samhandler på er i rivende utvikling.

McKinsey påstår at man kan spare så mye som 25-30% om brorparten av samarbeid og kommunikasjon benytter sosiale plattformer i stedet.

Utfordringer

Mange forveksler begrepene kommunikasjon og samhandling:
Kommunikasjon er utveksling av informasjon for å oppnå bedre forståelse av noe, men det er vanskelig å måle hvor vellykket denne informasjonsoverføringen er, d.v.s. hvordan budskapet oppfattes av den enkelte mottaker.
Samhandling innebærer utveksling av informasjon for å endre statusen på det man samarbeider om, d.v.s. resultatet av felles bestrebelser, eller produktet om man vil. Endringer i status på produktet er direkte målbart.

E-post egner seg godt til (masse-) kommunikasjon, men heller dårlig til samhandling. Og jo flere personer som trenger å samarbeide, desto verre; alt for mye tid benyttes til å administrere selve informasjonen. Gjenfinning er vanskelig og man mister lett oversikten over hvem som sa hva og når. Og hvor er den nyeste versjonen av et kritisk dokument? I verste fall kan viktig informasjon gå tapt

Fordeler og løsninger

Det er en klar markedstrend at interne sosiale nettverksløsninger erstatter e-post som kommunikasjonskanal. Ansatte ønsker i økende grad å benytte web-baserte løsninger til å delta i diskusjoner, dele kalenderhendelser osv. Mer og mer tid benyttes på sosiale media og ikke i e-postsystemets innboks.

Den samme utviklingen gjør seg også gjeldende for eksterne prosjekt-team på tvers av samarbeidende virksomheter.
Det finnes bedrifter med titusenvis av ansatte som har droppet e-post fullstendig og umiddelbart opplevde en bedring i produktiviteten. For mange vil dette fortone seg vel drastisk, men ved å ta i bruk samhandlingsløsninger, vil mange effekter kunne oppnås. Etterfølgende punkter drøfter noen av disse.

Frigjøring av tid og økt produktivitet

Det var starten på en ny revolusjon da de første e-postløsningene ble introdusert tidlig på 70-tallet. I dag, over 40 år senere og med mer enn 2 milliarder brukere, har e-post blitt en produktivitetsreduserende faktor; «alle» har e-postsystemet åpent på klienten sin til enhver tid og blir konstant forstyrret.
Med et samhandlingsverktøy vil e-post kun fungere som en varslingsmotor ved å informere team-medlemmene om nye hendelser, diskusjoner og oppdaterte dokumenter, inkludert lenker til informasjonen.

Effektiv samhandling og kommunikasjon

E-post er av natur ikke et samhandlingsverktøy. Vedlegg som oppdateres og sendes til noen men ikke alle, blir kanskje videresendt og så oppdatert av nye mottakere, noe som resulterer i feil og forvirring. Dokumenter bør lagres ett sted og tilgjengeliggjøres for alle samtidig. Oppdateringer og kommentering bør også skje simultant. Hvis mer enn 2 personer har behov for å kommunisere om noe, blir e-post lite efektivt. I en global verden hvor beslutninger må fattes stadig raskere, må informasjon deles, ikke bare spres.

Mennesker er sosiale vesener med behov for å kommunisere i såvel private som profesjonelle sammenhenger. Dette behovet imøtekommes av samhandlingsverktøy. Kommunikasjon kan foregå på ulike måter ved å forfatte wiki-innlegg, bloggartikler, innlegg i kommentartråder, utføre oppgaver, gjøre statusoppdateringer osv.
Via en samhandlingsløsning kan informasjon deles med mange mennesker på tvers av organisasjons- og landegrenser i sann tid. Skaleringsmulighetene i en samhandlingsløsning er nærmest ubegrensede.

Forbedret gjenfinning og tilgjengeliggjøring

Informasjon mottat vie e-post har lett for å bli sittende fast i den enkeltes innboks. E-post blir fort en lukket énbrukerløsning hvor den eneste som kan søke etter informasjon er brukeren selv, som på denne måten blir en flaskehals og hindrer deling av, og samhandling rundt, informasjonen. Et e-postsystem representerer på denne måten et stort antall isolerte siloer med informasjon, og når ansatte slutter kan viktig informasjon gå tapt.
Med et samhandlingsverktøy vil all informasjon være oppdatert og tilgjengelig på ett sted for alle som skal ha tilgang til den. Informasjonen lagres i en gitt kontekst, noe som underletter gjenfinningen ytterligere.

Mindre forvirring, økt funksjonalitet, kvalitet og tillit

Videreforsendelse til, og svar fra nye brukere, gjerne også CC- og BCC-mottakere, fører til at det blir vanskelig, og ofte umulig, å følge tråden i et e-postemne. Noen endrer gjerne også emnet underveis, noe som gjør forvirringen komplett. Innsyn for andre brukere er i praksis ikke mulig.

Et samhandlingsverktøy tilbyr all informasjon direkte til alle som skal ha den. Dokumenter gjemmes ikke vekk som filvedlegg men kan enkeltes navigeres til/søkes opp og deles. Mulighetene for innsyn blir ubegrenset. Løsningen gjenspeiler hvem som har ansvaret for det enkelte informasjonselement, samt hvem som har gjort hva med det, og når. Alle endringer og hendelser blir også logget. Dette vil medføre en økt tillit til løsningen og dens innhold.

Mens e-post i stor grad representerer en énveiskommunikasjon, vil en samrbeidsløsning tilby muligheten for interaksjon på flere plan, hvor spesifikke meldinger og oppgaver kan sendes til dedikerte brukere og grupper, som så kan respondere på disse.

Oppsummering

Et samhandlingsverktøy kan tilby en rekke ulike funksjoner, så som wikis, blogger, utveksling av beskjeder, diskusjonsforum, kommentering, arbeidsflyt, varsling og deling av dokumenter for å nevne noen. På denne måten kan brukere lett kobles sammen og kommunisere mer effektivt og sømløst så vel innenfor som utenfor egen bedrift.

Det er en gryende forståelse i mange bedrifter for at samhandling internt og eksternt gir konkurransefortrinn og blir en nøkkelfaktor for å lykkes i sine prosjekter, men vi er ennå i en tidligfase av «samhandlingsepoken».

Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn og andre sosiale nettverk benyttes av stadig flere, og spesielt den yngre generasjon er allerede fortrolig med den nye teknologien på sine mobile plattformer. Disse vil i stigende grad bli rekruttert via sosiale media. Fremtidens ansatte vil forlange denne type løsninger på sin arbeidsplass.

Kilder:

Tim Eisenhauer
Kevin Jones
Ryan Anderson
Anthony Bradley

Forfatter: Bård Bårdstu bard.bardstu@joint.no 

Business Analyst Oil & Gas in JOINT Collaboration since August 2007. 20 years industry experience from development and implementation of Content Management and Collaboration solutions, customer training and consultancy services.