Skall, bör eller kanske

Var och en av oss ställer krav varje dag. Oavsett om det handlar om kollektivtrafik, matinköp, val av barnomsorg, kläder och så vidare. Omedvetet eller medvetet ställer vi också krav på varandra och på oss själva. I de här fallen brukar vi inte ha specifikationer för kraven och inte heller fundera så mycket på om det är ”bör”- eller ”skall”-krav. Att ställa krav i vardagen är både lätt och svårt och det gäller även när vi ställer krav på IT-system. Med tanke på att ca 20% av funktionaliteten i ett system används (enligt undersökning av Standish group) så betyder det att vi, generellt sett, kravställer 80% helt i onödan. Jag vet att det är lite förenklat uttryckt men mitt syfte är att väcka en tanke och reflektion.

Och när det gäller att kunna hantera krav så är det inte bara metoder, processer, teknik och system vi är beroende av. Det handlar i allra högsta grad om att hantera människor för att lyckas med kravhanteringen.

Människor

Tänk dig de kravställare du mött under årens lopp och fundera på hur de skulle kunna kategoriseras. Jag skulle vilja göra ett försök med tre kategorier:

• Kolibrin - ska symbolisera kravställare som fladdrar runt från krav till krav och vill vara med överallt men har inte tid att sätta sig in i helheten och vill bara ta ansvar för de smakfulla och goda delarna
• Krokodilen - symboliserar kravställaren med små öron och stor mun. Ofta en person som tycker att han eller hon kan väldigt mycket om det som ska kravställas och hur man skriver krav. Problemet uppstår när den här personen blir så dominerande och inte lyssnar på andra att viktiga kunskaper från andra personer inte kommer fram.
• Kon - symboliserar de människor som metodiskt vill gå igenom allt flera gånger. Det ska tuggas om och passera flera varv för att kännas genomarbetat och ok.

Det är väl genomarbetat och genomtänkt men frågan är när det kommer något resultat?

Nu är inte det här en blogg om hur man hanterar besvärliga människor utan det jag vill lyfta fram är vikten av att komma ihåg att olika personligheter behövs med olika kunskaper och infallsvinklar. Och kan man få de här olika karaktärerna att spela i samma lag och nyansera sina karaktärsdrag så kan det bli en kraftfull effekt i kravarbetet.

Samspel

Förväntningar, kravställare och intressenter, tre nyckelord i samband med kravarbete. Kravarbetet är på många sätt navet när det gäller IT-system och att de fungerar. Det kostar dessutom mycket pengar. Inte undra på att det finns olika intressenter och kravställare som vill påverka.

Samspelet och politiken är del i en organisation och samspelet måste fungera för att kravarbetet ska bli framgångsrikt. Är du ansvarig för kraven? Skaffa dig lierade, både inom tekniksidan och bland metodmänniskorna, hos ledningen, styrgruppen och inom affärsverksamheten. Som ansvarig för kravhanteringen är det lätt att känna sig ensam och kanske till och med utsatt i sin roll. Och det är lika viktigt att sätta förväntningar mellan affärsverksamheten och IT som det är att säkerställa dem på hemmaplan inom IT-avdelningen.

Prioritering

Rubriken för den här bloggen är ”skall, bör eller kanske” och de orden handlar i högsta grad om prioritering. Prioritera kan man göra på många sätt. Det finns ja-sägare, nej-sägare, man kan använda tärningen, diktatorsmetoden (genom att bestraffa de som inte håller med) eller genomföra ett stormigt möte utan resultat (fördomsfullt och elakt även kallad polsk riksdag).

Jag har varit med i projekt där ingen av de utsedda verksamhetspersonerna av olika skäl inte velat eller vågat prioritera. I ett av fallen slutade det med att alla prioriteringsfrågor lyftes till styrgruppen där bolagets VD satt och beslutade om krav på såväl hög som låg nivå. Inte önskvärt men det var nödvändigt för att vi skulle komma framåt.

I ett annat exempel på projekt med intressant metod för prioritering lät man bli att prioritera och höll benhårt fast vid att allt ska med. Det höll på att sluta i förskräckelse eftersom att tiden och kostnaden steg och leveransen hamnade längre och längre bort från lanseringstidpunkt. Till slut fick vi gör en omorganisation i projektet och prioritering kunde genomföras. Till sist har vi också varianten att prioritera om mest hela tiden. Med resultatet att ingen vet vad som gäller och produktiviteten sjunker.

Sammanfattningsvis, håll koll på kraven och kravställarna. Säkerställ att det fungerar samspelsmässigt och sätt rätt nivå när det gäller skall, bör och kanske.

Du kan också testa metodiken för kravhantering i privatlivet och checka av vilka krav som är riktigt viktiga och vilka du faktiskt kan släppa. I och med det kan du också upptäcka möjligheten att frigöra energi till annat!

Simma lugnt!

Om Eleonore Hammare:
VD Systemstrategerna, senior konsult och rådgivare inom IT-området. Gästbloggare hos AddQ Consulting. Lång erfarenhet som chef och ledare i olika IT-organisationer.
Har också uppdrag som mentor och styrelseledamot.