Exicom Software AB

Dags att ta projekten på allvar

Blogginlägg   •   Okt 21, 2016 17:30 CEST

Att en allt större del av verksamheten i de flesta företag och organisationer genomförs som projekt är en tydlig trend. Enligt en nyligen publicerad undersökning i Tyskland utgör projekten idag 35 % av landets bruttonationalprodukt, BNP – dvs det samlade värdet av alla varor och tjänster som produceras. Om två år bedöms projekten stå för mer än 40 %.

Med tanke på de stora likheterna i samhällsstruktur och näringsliv mellan Sverige och Tyskland kan man med stor sannolikhet anta att det ser likadant ut i vårt land. Det bör väl anses bra då projekt är en arbetsform som har många fördelar. Projekt erbjuder en möjlighet att samla resurser, som vanligtvis inte arbetar tillsammans, till effektiva team som kan styras mot mål som kan anpassas till förändrade förutsättningar i verksamheten eller omvärlden. Det är en flexibel arbetsform som därför passar de utmaningar som näringsliv och offentlig sektor möter idag.

Men den växande andelen projekt innebär också en stor utmaning. Årliga mätningar av organisationers projektmognad i Sverige, gjorda av Baseline Management under de fem senaste åren, visar stora brister i hur projekten hanteras, såväl i näringslivet som i offentlig sektor. Förmågan att tillämpa projekt som arbetsform är generell låg vilket är alarmerande då det i praktiken innebär att projekten inte når i mål samtidigt som man slösar med stora resurser.

Mätningarna av projektmognaden ger en ganska mörk bild av tillståndet i projekt Sverige:

  • dålig kontroll på vad som sker i projekten.
  • osäkert om rätt projekt startas.
  • planer saknas för hur nyttor ska realiseras.
  • låg kunskap om vad viktiga intressenter anser.
  • brister i att analysera och hantera risker.
  • rutiner och processer för att förse projekten med nödvändiga resurser saknas.

Det enda som de tillfrågade tror att sina organisationer har kontroll över är att projekten håller budgeten! Denna bild bekräftas också av merparten av de projektledare och projektkontorsansvariga som jag och mina kollegor möter i vår roll som utbildare och handledare. De flesta upplever att det är svårt att göra ett bra jobb med de förutsättningar som ges.

Beställarkompetensen är låg i de flesta företag och organisationer, vilket inte bara hämmar effektiviteten i projekten utan även medför att önskade resultat inte uppnås. Det innebär i praktiken att initiativ och strategiska satsningar, vilka många gångar är kritiska för verksamheten, läggs i händerna på projektledare som förväntas göra underverk utan att man försäkrat sig om att uppdraget är tydligt formulerat, att resursfrågan är inte är löst och en plan för att realisera nyttor saknas. Att det dessutom saknas ett gemensamt synsätt på hur projekt ska hanteras och en förankrad styrmodell gör inte situationen enklare för de som ska driva projekten.

Det är dags för beslutsfattare i näringslivet och politiker i kommuner och landsting att ta projektverksamheten på allvar. Slöseriet i projekten kostar. Om exempelvis den offentliga sektorn förbättrar sin projektverksamhet med så lite som 1 % skulle det innebära en kostnadsbesparing motsvarande en fjärdedel av försvarsbudgeten.

Vi som arbetar med dessa frågor och driver på för att organisationer ska skatta sin projektförmåga har på senare tid kunnat se visst ljus i tunneln. Det märks genom ett ökat intresse att diskutera frågan och insikt om att tillstånden i projekten är viktigt för hela verksamheten lönsamhet och långsiktiga utveckling. Utbilda även beställare och styrgrupper, inte bara projektledarna. Det kommer att ge bättre resultat i hela projektverksamheten.

Bo Tonnquist

Baseline Managent AB

Konsult, föreläsare och författare

Vill du se mer om detta i en film med Bo Tonnquist klicka här

Källor:

- SPI – Svenskt Projektindex, 2012 – 2016, Baseline Management.

- Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland; 2015

“Projectification”: A Study on the Share of Project Work in the German Economy.

- Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma