NOA Potions Distribution AB

Stresskolan del 6 - Minska arbetsbelastningen

Blogginlägg   •   Dec 17, 2015 14:17 CET

Arbetsbelastning

De senaste 20 åren har arbetstempot och arbetsbelastningen ökat i de flesta organisationer. Arbetsbelastning är den faktor som har starkast samband med arbetsrelaterad stress. Det finns belägg för att en alltför hög arbetsbelastning påverkar koncentration, minne, beslutsfattande och negativt tänkande. Att försöka reflektera över sitt arbete och dess processer är viktigt för att minska sin arbetsbelastning och stressen.

6 tips att minska sin arbetsbelastning.

1. Bli en bra egen-chef 
Se till vara en bra chef till dig själv genom att planera långsiktigt och se till att ha en struktur att arbeta efter. Arbeta med mål som är SMARTa (specifika, mätbara, accepterande, realistiska och tidsatta).

2. Undvik att överarbeta 
Att lämna ifrån sig något som inte känns perfekt kan kännas jobbigt, men oftast är det inte värt tiden att göra saker perfekt. Bestäm själv eller tillsammans med din chef vad som är bra nog.

3. Våga säga nej 
Fundera över vad för konsekvenser som blir när man tar på sig uppgifter. Det måste ske någon form av sund avvägning mellan de egna behoven och andras behov för att alla ska må bra på en arbetsplats.

4. Fundera på hur
Lägg mer tankemöda på hur man kan driva arbetsuppgifter i ett projekt än vad som ska göras. Desto mer tid som spenderas i att fundera kring hur saker ska gå till innebär ofta smidigare projekt och arbete eftersom uppgifterna blir mer konkreta.

5. Klargör förväntningar 
Eftersom allt är en fråga om tolkning kan det därför vara bra att klargöra vilka förväntningar som finns för en uppgift från alla inblandade samt eventuella chefer. Ta också reda på vad som inte ska göras för att slippa lägga tid på onödiga saker.

6. Fast tid 
Sätt en fast tid att gå ifrån jobbet, då är det lättare att hushålla med tiden och man kommer iväg i rimlig tid. Finns det ingen deadline är det lätt att jobba över.

Prioritera

Det finns också strategier som syftar till att få ner arbetsbelastningen genom att minska mängden arbetsuppgifter. Det handlar mycket om att avgränsa, prioritera eller att helt låta bli att göra vissa saker.

1. Dina arbetsuppgifter
Ta inte på dig arbetsuppgifter som inte står i din arbetsbeskrivning. Analysera vad du gör för uppgifter på en dag och vilka av dem som inte ingår i din beskrivning. Diskutera med din chef eller dina kollegor hur dessa uppgifter kan lösas istället.

2. 80/20 regeln
Om du har riktigt mycket att göra en period fundera då på vilka 20 procent av dina arbetsuppgifter som ger dig mest arbetsresultat och fokusera på dessa i första hand. Detta kan vara bra om man har mycket att göra en kort period, men det är inte en långsiktig lösning.

3. Rapportering 
I många organisationer finns det krav på att information ska rapporteras eller dokumenteras vilket kan vara tidskrävande. Försök komma överens med berörda kollegor/chefer vad som är minimal leverans över dessa områden.

4. Möten
Möten tar upp mycket tid för många eftersom de ofta är alldeles för långa och inte särskilt effektiva. Skapa effektivare möten genom att boka kortare möten, planera möten smart över dagen, låta bli att gå på möten som inte direkt relaterar till dina mål samt att lära sig själv att hålla effektiva möten.

5. Affärsresor 
Vill man försöka dra ner på affärsresor kan det vara värt att fundera på att ta möten via videokonferens eller Skype. Går inte det kan man försöka utnyttja tiden som man reser till att skriva, mejla, ringa eller läsa. Behöver man träffas personligen kan det vara bra att planera sitt resande i ett sjok så inte resorna inte hackar upp arbetsveckorna.

6. Mejl 
Mejl är en toppengrej men också en tidstjuv. Det finns några sätt för att få ner tiden man lägger på mejlen och för att få mer ordning på inkorgen.

1. Avregistrera dig för alla nyhetsbrev och reklam du inte vill ha. 2. Skapa olika inkorgar för olika avsändare, exempel en inkorg för chefer, leverantörer och mejl där man är med som kopia. 3. Skicka mindre mejl så får du automatiskt färre mejl. 4. Om en mejlkonversation involverar mer än två personer undvik att ta beslutsfattande frågor eller diskussioner på mejl eftersom det generellt sätt inte är effektivt 5. Skicka inte mejl med cc.

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.