Poolia

Tre steg till ett tomt skrivbord

Blogginlägg   •   Feb 18, 2013 11:08 CET

Struktören David Stiernholms skrivbord är alltid tomt. Men det beror inte på att han saknar arbetsuppgifter – han har helt enkelt hittat ett effektivt sätt att arbeta.

David Stiernholm hjälper svenska företag och dess anställda att med små medel förbättra sin struktur. Han har dessutom skrivit boken ”Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar”. Kärnan i hans bok och hans tips kring struktur på jobbet handlar om tre punkter som han gärna delar med sig av – att organisera, fokusera och automatisera.

1. Organisera. En bra att göra-lista är din bästa vän. Problemet är att de flesta har flera.
– Man skriver post it-lappar, antecknar i block, noterar i mobilens påminnelsefunktion och använder mailboxen som att göra-lista. Jag tycker att man i stället bör samla allt på ett enda ställe. Det har ingen betydelse om det är digitalt eller på papper, bara man begränsar sig till en lista.
Om du använder en digital lista så har den ofta mängder av funktioner – prioritetsgrader, start- och slutdatum, påminnelseerbjudanden, färgkodning et cetera. Här är David Stiernholms tips att välja rätt och välja bort.
– Var sparsmakad. Det räcker för det mesta att ange slutdatum, annars trasslar du in dig i valmöjligheterna och glömmer vad listan är till för, nämligen att förenkla ditt liv.

2. Fokusera. I dag är det lätt att tro att din främsta uppgift är att konstant vara tillgänglig och kunna göra och svara på allt. Men, säger David Stiernholm, det handlar lika mycket om att kunna säga nej med gott samvete. Och att människorna runt omkring dig vet varför du säger nej.
– Börja med att formulera mål – både för företaget och för dig själv. När du funderar över målen kommer du att märka att det bästa inte nödvändigtvis är att göra allt själv. När du vet det själv är det lätt att förklara det för andra.
Ett talande exempel är säljchefen som inte kan släppa säljarrollen – trots att det bästa för företaget skulle vara att han eller hon lade sin tid på att anställa och utveckla duktiga säljare.

3. Automatisera. Sluta uppfinna hjulet gång på gång. Vi svenskar skriver alldeles för få checklistor, säger David Stiernholm.
– En checklista är ett utmärkt hjälpmedel för uppgifter som du antingen gör så sällan att du glömmer hur du gör mellan gångerna, eller som är så komplicerade att du drar dig för att utföra dem. Om du tar dig tid att göra en checklista nästa gång du ska utföra en krånglig uppgift, så kommer du att spara mycket tid i framtiden.


Du kan också spara tid genom att skapa en textbank av standardformuleringar. Brukar du exempelvis få samma fråga från en mängd olika människor? Skapa då ett standardsvar som du sparar i mailprogrammet och som kan plockas fram med ett knapptryck. Exemplen på hur man kan automatisera sin dag är många, och det är du själv som bäst vet vilka sätt som ökar din effektivitet.