Alphovgruppen AB

Var och när jobbar du bäst?

Blogginlägg   •   Sep 04, 2014 07:58 CEST

Vadå när jobbar jag som bäst? Det var svaret fick jag av en dam som var deltagare på en effektivitetsutbildning i förra veckan. Jag upprepade frågan igen till henne; har du koll på när under en dag samt under vilka veckodagar som du får chansen att jobba som bäst med dina egna arbetsuppgifter, utan att behöva bryta för möten eller bli avbruten av andra? Nästan förnärmad utvecklade hon svaret till att hon minsann alltid jobbade hårt och inte bara på någon speciell dag. Jag förklarade då att det inte var hennes kompetens jag pratade om utan utan hennes möjlighet att verkligen få använda sin kompetens. 

Frågeställningen och den viktiga biten i effektivitetspusslet ”var och när jobbar du bäst” handlar om att verkligen planera och pulsera din egen vecka och tid för att du ska få dina saker gjorda. Det handlar om att ta hänsyn till exempelvis vilka dagar som du har flest möten inplanerade, när på dagen har du möjlighet till ”ostört” arbete dvs. när är det minst risk att du blir avbruten, samt när är det störst chans att du inte avbryter dig själv med att hoppa mellan arbetsuppgifter?

En annan deltagare planerade in sina egna arbetsuppgifter väldigt ambitiöst i kalendern men feedbacken tillbaka till mig när vi träffades var inte rolig att höra. Han menade på att det kvittade hur han planerade för han blev alltid avbruten då han jobbade i en reception. Han hade ett behov av mellan 60-90 minuter ostört arbete varje dag och det han hade gjort var att planera sina uppgifter direkt på morgonen. Just att planera in sina viktiga arbetsuppgifter direkt på morgonen är i normala fall ett mycket bra planeringssätt, men i hans fall blev det helt kontraproduktivt. På morgonen gick alla hans kollegor förbi receptionen när de kom till jobbet och eftersom alla inte började samtidigt så pågick kollegornas ”drop-in” under ca 1,5 timme. Detta innebar, så klart, ständiga avbrott för honom och en känsla av hopplöshet gällande egen planering. När vi sedan justerade hans egna ”fokustid” till att istället vara direkt efter kafferasten på förmiddagen så blev det skillnad då avbrotten då var minimala. Vi hade hittat hans ”primetime” för eget arbete, helt enkelt.

Jag får ibland frågan om vilka dagar som är bäst för att göra olika sorters uppgifter och svaret på den frågan är otroligt individuellt. För en tid sedan läste jag en undersökning som gjorts av det amerikanska företaget Accountemps. I undersökningen som vara bland tjänstemän hade man tittat på när dessa tjänstemän upplevde att de fick jobba som bäst under en arbetsvecka. Måndagen försvann snabbt från listan då den, för många, var en uppsamlingsdag gällande eget arbete och många inplanerade avdelningsmöten etc. Tisdagen däremot var den dag som kom högst upp på listan. Från onsdag till fredag gick det bara utför…

Går det att vara så konsekvent och bara säga att det är tisdag som gäller? Givetvis inte utan det handlar, återigen, om att vara medveten om sin egen situation. 

Om jag ger mig på en sammanfattning med några korta tips för att du ska få jobba som bäst blir det följande:

Pulsera din tid

Ta reda på när under dagen passar det bäst att göra dina olika uppgifter. Vilka kräver koncentration och ostörd tid? Vilka uppgifter kan du göra fast du blir avbruten? Vad ska du göra direkt på morgonen innan du öppnar din mailbox? Vad ska du avsluta med innan du går hem och förmodligen är mentalt tröttare än på morgonen? 

Pulsera dina dagar 

Vilka dagar passar bäst för olika uppgifter? Ska du ha speciella mötesdagar som exempelvis säljare har? Är det någon uppgift som måste göras en speciell veckodag? Ska du ”klumpa” ihop någon/några uppgifter och göra dessa en eller ett par gånger i veckan istället för ”varje gång de dyker upp”?, Ska du ha fasta bokningar, gällande speciella uppgifter, inplanerade varje vecka? 

Vart ska du befinna dig när du gör dina uppgifter? 

Har du möjligheten att jobba utanför kontoret så ska du verkligen utnyttja den möjligheten. Är det uppgifter som kräver 100% fokus och du vill inte bli avbruten så kanske det är smart att jobba hemma med dessa? Att jobba hemma behöver inte betyda att man gör det hela dagen eller så är det just vad det gör. Vissa, som undertecknad, gillar att jobba på caféer ibland och när jag gör det så anpassar jag självklart mina arbetsuppgifter till detta. För mig blir det ofta skrivarbete, som denna artikel, i cafémiljöer. När jag behöver arbeta helt ostört, t ex då jag ska ringa kunder och planera utbildningar då ser jag till att vara på mitt kontor. 

Hur slutade det då för damen jag skrev om i början?

Jo, hon och jag gick igenom hennes kommande tre veckor för att se om vi kunde utläsa något mönster gällande hennes tid. Det innebar att vi, framförallt, justerade om hennes egen planering av uppgifter till vissa speciella dagar. Hon ändrade också inställning till vad hon borde börja varje arbetsdag med istället för att hoppa rakt i i inkorgen. När vi träffades efter ytterligare fyra veckor var det en mycket mer harmonisk och avslappnad kvinna jag mötte. Om allt berodde på att hon hade bättre kontroll och balans över sin tid vet jag inte men jag är övertygad om att det var en starkt bidragande faktor.

Kör hårt och ta kontroll över din tid för annars tar den kontroll över dig!

Michael Alphov

michael@alphov.se

0768-610935

www.alphov.se