Värdefull valfrihet med Flex HRM

— Jag har suttit med vid ett antal projekt under min karriär och jag måste säga att det här är ett som sticker ut som ett av de bästa. Alla har arbetat fokuserat och med samma ambition.

Oskarshamn Energi har varit Flex-användare sedan 1999 och har under åren byggt på med allt fler delar i personalsystemet. Ulrica Ericsson är redovisningsansvarig och HR-samordnare och har arbetat på företaget sedan 2005. Då användes det Windows-baserade programmet Flex Classic, men under 2018 övergick man till det webbaserade Flex HRM.

Vad var det som fick er att byta från Flex Classic till Flex?
Det hela började med att en tanke väcktes om att vi skulle ha något nyare och modernare. Frågan om GDPR började bli aktuell. Vi tänkte att det här vi har idag kanske inte kommer hålla i längden. Samtidigt tog styrelsen ett beslut om att vi skulle digitalisera oss inom hela företaget. Då kändes det naturligt att börja med personalsystemet. Jag såg i ett nyhetsbrev som Flex skickade ut att det skulle hållas webbinarier riktade mot energibranschen. Det lät spännande så vi anmälde oss och fick en visning av Flex HRM anpassad mot just vår bransch.

Hur gick övergången?
I juni 2018 testkörde Oskarshamn Energi Flex HRM, parallellt med det gamla Flex Classic. Det gick över förväntan och från och med juli 2018 har de kört skarpt för hela företaget. Tidigare, i Flex Classic, var det bara tjänstemännen som använde systemet. Kollektivarbetarna registrerade sina tider med papper och penna och de tyckte själva att det fungerade bra.

— Det kan jag ärligt säga att på den sidan var man lite skeptisk till det nya. Några trodde att det handlade om att hålla koll på dem. Tjänstemännen däremot, var enbart positiva, de var redan vana vid att arbeta med ett system och såg fördelarna. En anledning till bytet var ju också att vi ville få det enhetligt, att alla skulle göra lika, berättar Ulrica.
Men efter en kort presentation där alla fördelarna lyftes fram vände snart även kollektivsidan.
– Man har lärt sig att hantera systemet och ser att det inte är något merarbete – tvärtom. Nu har man insett att syftet är att förenkla för ALLA parter.

Ulrica berättar vidare om hur man har tänkt igenom vilka olika behov det finns i verksamheten och hur man kan tillmötesgå dem.

— Oskarshamn Energi erbjuder el, elnät, värme, biogas samt tjänster och entreprenader i Oskarshamns regionen.

Tidigare när man har skrivit sin tid så har det ofta skett i efterhand och man har fått fundera på var och när jobbet utförts. Nu stämplar killarna direkt när de är ute på fältet, och de byter kontering i mobilappen eller inne vid en arbetsdator, om de mellanlandar här på kontoret. Vi har också satt upp en padda så man kan stämpla och byta kontering på den. Vi har flera olika alternativ för att underlätta för dem.

På Oskarshamn Energi har man tänkt till ordentligt innan, det är tydligt. Har vi på Flex varit lyhörda och svarat upp mot deras ambitioner?

— Vi har samarbetat väldigt bra med konsulten från Flex. Det har inte varit någon fråga som varit för svår eller konstig. Jag har fått förståelse genom hela processen. Dessutom kände konsulten till vårt branschavtal väldigt bra, vilket också har varit en stor fördel. Jag har suttit med vid ett antal projekt under min karriär och jag måste säga att det här är ett av dom som jag kommer minnas som ett av de bästa. Samtliga i projektet har arbetat fokuserat mot samma mål, och man har velat lösa de – få och små – problem som uppkommit. Det vill jag verkligen framhålla – det brukar INTE fungera såhär bra!

Nu när ni har kommit igång och använt Flex i några månader, vilka fördelar kan du se jämfört med det gamla systemet?
— Valmöjligheten, att kunna rapportera via en app, dator eller surfplatta, det har varit en stor grej för oss. Det här att du kan byta projekt direkt på plats via appen. Sen är den digitala ledighetsansökan jättebra. Du gör ansökan och din chef kan attestera direkt i systemet. Allt är klart och tydligt. För oss är det också värdefullt att systemet har en så bra hantering av beredskap. Systemet tar hand om det och vi slipper all manuell hantering nu. Och när det gäller reseräkningen ser jag att många tycker att det var ett stort plus att kunna fota kvitton med telefonen och direkt få in dem till reseräkningen. Och få den attesterad där. Många har också påtalat att den lilla guiden för att lägga in sin reseräkning är väldigt bra.

Tvärtom då, är det något som ni saknar i Flex HRM som fanns i det gamla systemet?
— Jag har funderat på det och jag kan ärligt säga att jag inte har kommit på något. Än i alla fall, lägger Ulrica till och skrattar.