Sverige – nu är det dags att börja e-fakturera

Sveriges riksdag har nu beslutat om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. Den nya lagstiftningen innebär att alla leverantörer till offentliga verksamheter måste skicka sina fakturor elektroniskt från och med april nästa år. Det finns en oro att omställningen kommer att bli tuff, framförallt för de mindre företagen. Men fördelarna är för stora för att stå vid sidan av menar Anna Elverheim, Hogias e-fakturaexpert.

Riksdagen har nu antagit förslaget om krav på elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Grunden till lagstiftningen är ett EU-direktiv och en målsättning om att majoriteten av all fakturering i Europa ska ske med e-faktura år 2020. Den nya lagen gäller alla inköp till följd av offentlig upphandling och omfattar därmed även direktupphandling. Den elektroniska fakturan (e-fakturan) som skickas måste vara i ett godkänt format i enlighet med europeisk standard. PDF-faktura eller skannade fakturor kommer inte att godkännas.

Anna Elverheim, som är programvaruföretaget Hogias expert på e-faktura och ordförande i Nationellt forum för e-faktura, menar att förutsättningarna är goda för ett brett införande av e-faktura i Sverige.

-Självklart blir det en omställning för de cirka 200 000 företag som fakturerar den offentliga sektorn, framförallt för de mindre företagen. Övergången till e-faktura måste göras hanterbar så att även små- och medelstora företag kan delta i de offentliga upphandlingarna. Men vi har tillgång till bra, enkla och prisvärda lösningar i Sverige och vinsterna med ett elektroniskt fakturaflöde är stora både för den enskilde företagaren och utifrån ett samhällsekonomiskt perspektiv, berättar Anna.

- Ett elektroniskt fakturaflöde innebär ett säkrare och effektivare sätt att hantera fakturor. Det innebär lägre administrativa kostnader och kortare betaltider, vilket är positivt för företagens likviditet. Det betyder också en mer miljömässigt hållbar utveckling då det ersätter det traditionella pappersflödet och minskar antalet transporter.

De nordiska länderna Norge, Danmark och Finland ligger före Sverige i utvecklingen av elektronisk fakturahantering. Genom lagstiftning inom hela eller delar av offentlig sektor och bra infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska fakturor har drivit fram utvecklingen av e-faktura i hela näringslivet

- Det ska vara enkelt att vara digital företagare i Sverige. Genom den nya lagstiftningen blir det nu lättare även för svenska företagare att dra nytta av de möjligheter som den digitala tekniken erbjuder. Samtidigt vill jag understryka vikten av stödinsatser för att underlätta införandet av e-faktura, berättar Anna.

Idag är det Ekonomistyrningsverket som har ansvaret att stödja den offentliga sektorn och leverantörer i övergången till e-faktura. I september öppnar Myndigheten för digital förvaltning som då kommer att ta över ansvaret. Det pågår löpande seminarier, utbildningsinsatser och informationstillfällen som företag har möjlighet att delta på.

- Offentlig sektor i Sverige har under många år arbetat med att införa e-faktura och är väl förberedda. Som företagare är det nu bra att börja förbereda sig genom att ta kontakt med sin systemleverantör för att se vilka lösningar de kan erbjuda för att på ett enkelt sätt komma igång och ta till sig den nya lagstiftningen, avslutar Anna.