Skip to main content

Nya organisationen i sjön innan nyår

Pressmeddelande   •  Sep 29, 2003 09:43 CEST

Från årsskiftet ska alla institutioner och enheter ha organiserat om sin verksamhet i enlighet med de beslut om ny organisation som tagits av rektor.

Konkret handlar omorganisationen bl a om att införa nya, enhetliga funktioner och nya sätt att arbeta. Dessutom ska tre nya institutioner bildas. En arbetsvärdering av de tjänster som är resultatet av HELA-projektet ska genomföras samtidigt som behovet av kompetensutveckling undersöks.

Arbetet med att organisera om universitetet har fått namnet ”Inför år 2004”. Det bedrivs i fyra olika delprojekt. Arbetet i delprojekten samordnas och ska vara slutfört till den 1 januari 2004.

De fyra delprojekten i Inför 2004 är:
1) Organisation för institutioner, arenor och program,
Projektledare: Kjell Rask, prefekt på IES
2) Implementeringen av den nya administrativa organisationen,
Projektledare: Lisette Edin, biträdande förvaltningschef
3) Bildandet av tre nya institutioner
Ansvarig för genomförande: prefekterna Ove Lagerkvist, Clarence Larsson, Björn Öhlander
4) Ny delegations- och arbetsordning
Ansvarig: Staffan Sarbäck, förvaltningschef

Arbetet med att få institutioner, program och arenor att fungera sedan den nya organisationen införts leds av Kjell Rask, prefekt på IES.

Fas 1 genomförs under september och ska resultera i ett förslag på hur viktiga centrala begrepp ska definieras i den nya organisationen. Bl a kommer man att diskutera:

• vad är ett ämne? Skillnaden mellan forskningsämne, forskarutbildningsämne, grundutbildningsämne mm.
• de nya utbildningssamordnarnas roll/position
• hur ska institutionernas nya ledningsgrupp fungera, hur säkras studenternas inflytande, hur uppmuntra engagemanget hos institutionens anställda.
• i den nya organisationen är program och arenor prefektens ansvar. Vad händer med programansvariga och arenakoordinatorer?

I fas 2 får prefekterna i uppdrag av rektor att utarbeta förslag på hur arbetet på den egna institutionen ska organiseras och vilka funktioner som behövs för att arbetet ska fungera smidigt. Här får institutionerna möjlighet att, utöver de funktioner och roller som tidigare beslutats av rektor, komplettera med funktioner som svarar mot deras speciella behov.

Jämsides med att den nya organisationen för institutioner, arenor och program införs också resultatet av HELA-projektet, dvs den nya organisationen för universitetets administration. Arbetet leds av Lisette Edin, biträdande förvaltningschef.

Det nya sättet att organisera universitetets arbete på bygger i huvudsak på att institutioner och enheter hittar nya sätt att arbeta tillsammans och att man utvecklar nya effektivare sätt att lösa tidskrävande arbetsuppgifter på.
- Några exempel är det samarbete som redan startat mellan institutionernas administrativa chefer, studievägledarna och chefen för utbildnings- och forskningsbyrån. Liknande samarbete pågår också mellan personalenheten och förvaltningen, säger Lisette Edin.

Nya nätverk, mellan personalgrupper med liknande arbetsuppgifter, ska bildas. I början av december anordnas en ”kick-off” för där man får tillfälle att träffas och knyta nya kontakter.

- En del av funktionsansvaret kommer att utövas via nätverken, något som vi räknar med ska öka effektiviteten, säger Lisette Edin.

Nya elektroniska faktureringsrutiner, kurs- och terminsregistrering av ”gör det själv”-modell, nya modeller för budget och anslagsfördelning mm är exempel på rutiner som ska underlätta personalkrävande arbetsuppgifter.

Att snabbt få en klar och tydlig fördelning av arbetsuppgifter och ansvar i den nya organisationen är viktig. Fördelningen ska i mesta möjliga mån vara genomförd den 1 januari 2004.

I Lisette Edins uppdrag ingår också att ta fram ett gemensamt underlag för att genomföra utvecklings-/lönesamtal och att genomföra en grundläggande arbetsvärdering.

Alla administratörer ska under hösten få tillfälle att diskutera eventuella behov av kompetensutveckling tillsammans med sin chef, säger Lisette Edin.

Parallellt med detta pågår ett arbete på personalenheten som har som mål att ta fram en modell för hur universitetet ska jobba med kompetensutveckling på lång sikt.

Ett första steg i ett försök att göra en arbetsvärdering av tjänsterna i den nya organisationen genomförs under hösten. Universitetet har valt att använda sig av Jämo:s arbetsvärderingsmodell Lönelots som redan testats av en av universitetets institutioner.

- Möjligen kan vi ha en stomme till arbetsvärdering klar till nästa lönerevision, men det viktigaste är att vi får fram ett bra arbetsvärderingsverktyg som alla tycker fungerar bra, säger Lisette Edin.

För att kunna möta de behov av kompetensutveckling som kommer fram vid utvecklingssamtalen finns en del pengar avsatta redan idag.

- Det handlar om sk trygghetspengar, dvs tidigare avsatta pengar för kompetensutveckling. Det finns också nya pengar avsatta till detta, säger Lisette Edin som också vill använda de skilda kompetenser som finns på universitetet genom att låta olika grupper av anställda utbilda varandra.

Till de båda delprojekten Organisation av institutioner, arenor och program samt Implementeringen av en ny administrativ organisation knyts både projektgrupper och referensgrupper. En gemensam styrgrupp, bestående av rektor Ingegerd Palmer och förvaltningschef Staffan Sarbäck, har utsetts.

Läs mera om Inför 2004 på Intranätet på:
http://visaportal/LtuIntranet/Categories/Projekt/Inf%C3%B6r%202004/

Kommentarer (0)

Lägg till kommentar

Kommentera