​Checklista: Pressmeddelandets 11 komponenter

Du måste förstå de olika komponenterna av ett pressmeddelande för att kunna kommunicera effektivt. Från ämnesrad till citat, kontaktinformation och bilder - de är alla viktiga delar som ökar din trovärdighet och ökar chanserna att din nyhet blir upplockad.

1. Första intrycket

Ha ett textbaserat mejl. Om journalisten måste öppna bifogade PDF-er eller klicka på länkar så läser hen sällan hela pressmeddelandet. Försök att inte ha med för mycket grafik då designen på mejlet kan ändras beroende på om man läser i mobilen eller på datorn. Om du använder dig att ett verktyg som skickar ut ditt pressmeddelande, se till att det ser bra ut på så många plattformar som möjligt.

2. Snitsig ämnesrad

Ämnesraden är det första journalisten ser när pressmeddelandet dyker upp i deras inkorg. Ämnesraden blir själva rubriken för din nyhet och du måste se till att den både är kraftfull och tydlig. Titeln måste skapa nyfikenhet. Det kanske låter som en utmaning, men om du har gjort din hemläxa gällande syfte, målgrupp och kriterier, så kommer det vara desto enklare!

Se till att ämnesraden är skriven i aktiv form. Det skapar ett mer kraftfullt påstående och hjälper journalisten att identifiera vem som gör vad. Skriv inte “Pressmeddelande” i ämnesraden då det tar upp värdefull plats. Journalister känner igen ett pressmeddelande när de ser det.

3. Tydlig avsändare

Var tydlig med vem avsändaren är. Du kan ha företagsnamnet inkluderat i avsändarnamnet, till exempel “Anna Andersson (Företag A)”. Du kan också skriva företagsnamnet i ämnesraden, följt av kolon och ditt meddelande, “Företag A: Håll i hatten!” Det vanligaste sättet är dock att ha företagsloggan i mejlet. Tanken är att det ska hjälpa journalisten att idenfitifera avsändaren på ett snabbt sätt.

4. Använd underrubriker

Det första journalisten ser när hen öppnar mejlet är rubriken i fetstil (kopierad från ämnesraden) följt av en underrubrik. Här måste du fånga läsarens uppmärksamhet genom att summera nyheten med två fängslande rader. Ha följande i åtanke: vem, vad, när, hur och varför. Din underrubrik ska i grund och botten länka samman fakta och det perspektiv eller den åsikt du kommer att vidareutveckla i pressmeddelandet.

5. Repetera, repetera, repetera

Du kanske känner att två repetitioner, först i rubriken och sedan i underrubriken, är tillräckligt. Ibland leder det till att man börjar med beskriva bakgrunden i brödtexten - gör inte det! Du måste repetera vinkeln på nyheten, men på ett mer beskrivande sätt. Här är ett exempel från Ford: “En speciell bil med en speciell historia har idag presenterats i sex stora städer, på fyra kontinenter, världen över. Nya Ford Mustang är en modern och distinkt tolkning av en äkta klassiker - med avancerad teknik och prestanda värdig en Mustang.”

Tappa inte bort dig själv i långa beskrivningar. I exemplet ovan kunde författaren enkelt ha blivit distraherad av exklusiva funktioner såsom bilmodellens fräscha lackering. Men hen såg till att budskapet var tydligt, vilket skapar en mer övertygande ton.

6. Får ditt citat citerat

Ditt citat har en central roll i pressmeddelandet eftersom du kan uttrycka känslor, passioner och åsikter. Fram till nu har du haft en relativt neutral ton, men ett citat gör det möjligt att ge nyheten lite krydda. Genom att använda en välkänd person, oftast en expert inom branschen, så ökar trovärdigheten för din nyhet. Se till att citatet har en personlig känsla så att man känner att det är en riktig person bakom meddelandet.

7. Expandera på djupet

Efter ditt första citat så kan du gå lite djupare med nyhet (använd gärna citat här med). Jobba i ett bredare perspektiv genom att lägga till ytterligare fakta eller peka på hur din nyhet kommer att påverka framtiden. Var kort och koncis. Ett pressmeddelande bör, som tumregel, inte vara längre än en sida. Se till att ditt pressmeddelande är lätt att läsa med korta stycken och underrubriker. Var tydlig med vad delen efter underrubriken innehåller. Fords pressmeddelande, till exempel, hade en underrubrik vid namn “Smart teknologi” som journalister intresserade av tekniska aspekter gärna fördjupar sig i.

8. Glöm inte CTA

“Don’t leave me hanging!” Du ska alltid sträva efter att ge läsaren mer information: du kan länka till relaterat innehåll, använda video eller bjuda in till en pressträff. Oavsett vad du väljer att använda, se till att det är direkt relaterat till din nyhet.

9. Boilerplate

Glöm inte din boilerplate! Det är den standardtext som berättar vad din organisation gör. Du bör ha en standardtext i varje pressmeddelande och se till att vara konsekvent. Om du har en internationell organisation så bör din boilerplate vara tillgänglig på lokala språk. Journalister borde, med andra ord, kunna kopiera din boilerplate.

10. Ha kontaktinfo redo

Journalisten ska alltid kunna se vem de ska kontakta via telefon eller e-post om de skulle ha frågor eller kommentarer. Inkludera kontaktinformation längst ner i varje pressmeddelande. Kontaktpersonen kan vara en pressansvarig. Om du citerar en expert kan du även lägga till dem som en kontakt. Var tydlig med vem personen är.

För mer information, kontakta:
Anna Andersson, Pressansvarig
Telefon: 070 123 4567
E-post: anna.andersson@foretaga.se

11. Visuellt innehåll och data

Bilder, filmer och presentationer erbjuder en extra dimension. Se till att bilderna är komprimerade för att inte ta upp för stor plats i mottagarens inkorg. Lägg upp högupplösta bilder på en server som reportern kan ladda ner och använda i sin artikel.

# # #

Följ de här tipsen och du kan räkna med ett större genomslag. Lär dig mer om hur du kan skapa effektiva pressmeddelanden genom att lädda ner vår nya guide: “Perfecting the Press Release.”