ControlKeeper AB

Är ramavtal något för ditt företag?

Nyhet   •   Okt 12, 2016 02:14 CEST

När du tar på dig företagets “kund-hatt” är syftet med att teckna ramavtal oftast att få bättre service till ett lägre pris.

Tidigare har enbart större organisationer med tillräckliga volymer erbjudits teckna ramavtal, men med teknikens hjälp har det dykt upp nya möjligheter för mindre företag att smidigt samlas under ett “volymtak” och teckna fördelaktiga avtal. Nya möjligheter men också nya utmaningar. Alltför ofta anses jobbet vara avklarat när parterna lämnar förhandlingsbordet. Men, ett påskrivet avtal är bara början. Mycket återstår för att utnyttja ramavtalet fullt ut.


Tillgänglighet

Den vanligaste anledningen till att ingångna ramavtal inte utnyttjas mer än vad de gör, är att de inte är tillgängliga inom organisationen.

I bästa fall tecknas ramavtal centralt, till exempel av inköpsavdelningen som därefter ansvarar för att sprida innehållet och göra det tillgängligt för andra avdelningar. När ett ramavtal inte tecknas centralt är det många gånger endast ett fåtal medarbetare som överhuvudtaget känner till att det existerar.

Att göra avtal tillgängliga “tvärs igenom” stora organisationer eller flera samordnade mindre företag — är en svår utmaning. Det är också kärnan i ControlKeepers affärsidé. Kanske låter det banalt, men att bara se till att personalen smidigt kan hitta avtalen är det effektivaste åtgärden för att minska personalens så kallade vilda inköp.

Många ramavtal

Om ett företag tecknar ramavtal med flera leverantörer är det ännu viktigare med rutiner som fungerar. Inköp kan medvetet fördelas på olika leverantörer, men alltför vanligt är att spridningen sker utan avsikt, på grund av bristande överblick. I båda fallen är ControlKeeper ett ypperligt hjälpmedel:

  • När ett företag oavsiktligt tecknar många överlappande ramavtal eller avtal som går in i varandra blir lönsamheten betydligt lägre än när färre ramavtal utnyttjas i högre utsträckning. ControlKeepers dashboard visar tydligt när ett ramavtal har för lågt utnyttjande i förhållande till förväntad förtjänst.
  • Om ramavtal medvetet fördelas på flera leverantörer är det viktigt att kunna följa upp hur stor del av både budgeterade och faktiska inköp som sker hos vem.


Uppföljning

Att tydligt kunna se aktuell status förenklar uppföljningen av varje ramavtal. Genom att läsa av data från företagets ekonomisystem kan Controlkeeper jämföra budgeterade nivåer med hur ett ramavtal verkligen utnyttjas.

Ofta förändras rabattsatser med inköpsvolym och tidpunkt, kanske i form av en bonus som ska komma företaget tillgodo. Att ta för givet att förändrade villkor, rabatter och prisnivåer justeras av leverantören är inte att rekommendera.

ControlKeeper gör det enkelt att kontrollera att förhandlingsarbetet efterlevs från tanke till handling!