Inis Sweden

Sveriges modernaste reception?

Nyhet   •   Mar 15, 2012 15:00 CET

Framtidens reception är som en lounge där kunder checkar in sig själva

Vi som jobbar med försäljning besöker i stort sett varje dag olika företag i vårt arbete. Om du kör bil och kommer en kvart för tidigt brukar man få sitta i bilen och vänta in tiden. Man kanske passar på att svara på mail och går sedan in och anmäler sig hos en receptionist som i sin tur ringer upp den man ska träffa. Därefter ombeds du att slå dig ner och vänta på att bli hämtad av besöksvärden.

Vi tror istället att framtidens reception är ett välkomnande rum för kunder och besökare. Om en besökare kommer för tidigt så finns där WiFi, toalett och en plats att slå sig ner för att förbereda sig eller att bara ta det lugnt och kolla in det aktuella företagets profil medan man väntar. Denna kund-lounge kan vara delvis bemannad så att en värd eller värdinna finns tillgänglig vid besökstoppar och kanske erbjuder en kopp kaffe och hälsar välkommen.

När det är dags för att söka upp den man ska träffa så använder man Inis Office Check In som ringer upp besöksvärden på dennes telefon och en röst säger ” Du har besök, tryck 1 för att bekräfta eller 2 för att vidarebefordra eller 3 för att tala med gästen” . När värden har bekräftat med knapptryckning så hälsas besökaren välkommen och ombeds skriva in sig. Besöksbrickan skrivs ut direkt ur ”kiosken”.

Efter besöket bör värden följa besökaren ner till receptionen och lämna av utanför skalskyddet. Man tackar för mötet och besökaren lämnar tillbaka besöksbrickan som sedan skannas ut direkt i kiosken av besöksvärden så att utrymningslistorna är aktuella.

Ett bra exempel på framtidens reception är Gambro i Lund som precis har byggt om sin reception och ökat sin profilering av företagets affärsidé. Kanske är detta Sveriges just nu modernaste reception.

Inis är mycket glada för att få vara del av Gambros besökslogistik och systemet har varit i drift i drygt 2 år nu i två olika receptioner på fabriken. En bemannad reception där en vakt tar emot besökare och skriver in dem i Inis besökssystem i form av ett webgränssnitt. Och sedan själva huvudreceptionen som är helt obemannad. Hela systemet hänger samman via intranätet och kan administreras från ett back-office via webben där man också kan hantera tillfälliga knappar och meddelanden som syns på skärmen i besökskiosken. Dessa tillfälliga knappar kan tidstyras så att de tänds vissa dagar och tider med olika budskap och funktion. T.ex. om en grupp skall komma klockan nio en tisdagsmorgon så tänds en knapp halv nio med texten:

” Konferensdeltagare klicka här”. När första konferensdeltagaren kommer och man klickar på knappen kan systemet antingen visa ett meddelande på skärmen om vad som gäller. Eller ringer det upp den ansvarige för gruppen som vet att nu har första deltagaren kommit och det är dags att möta upp.

Inis har byggt ett system som hanterar olika situationer som kan dyka upp och det är otroligt lättarbetat när man ska administrera dessa smarta funktioner via webläsaren.

Vill du veta mer om hur Inis kan hjälpa företag och organisationer att effektivisera besökshanteringen, kontakta mig gärna.

Med vänliga hälsningar

Fredrik Mossberg

Försäljningschef

fredrik.mossberg@inis.se

0702-676120