Fyra faser får alla i samma båt

Krav på snabba resultat, kreativitet och effektivitet präglar dagens arbetsplatser. Men att få med alla i samma båt, och arbeta effektivt mot ett gemensamt mål, är inget som är självklart. Susan Wheelan, professor inom gruppsykologi vid Temple University, visar med sin forskning att effektivitet kräver tid.

Vissa människor är utpräglade gruppdjur. Andra får något hårt i blicken när det vankas grupparbeten. Oavsett vad man tycker om arbetsgrupper, har de alltid funnits och kommer säkerligen alltid att finnas. Den amerikanska forskaren och psykologen Susan Wheelan, har i 30 år undersökt gruppers utveckling och effektivitet, allt från intensivvårdsteam till ingenjörer. Den effektiva arbetsgruppen kännetecknas enligt Wheelan av tydliga mål, utkristalliserade roller, att projekt avslutas fortare, kvaliteten på produkten är högre och en generering av högre inkomster.

Den effektiva arbetsgruppen är inget omedelbart faktum; Precis som produkten i utvecklingsprojekten utvecklas arbetsgruppen genom olika stadier, och  Susan Wheelan beskriver hur gruppen från födseln genomgår fyra stadier. För att ta sig vidare till nästa stadium behövs en ledare som vet hur gruppen ska stöttas. En nödvändighet är också att de mål som sätts upp kräver deltagande från samtliga medlemmar. En blandad arbetsgrupp med olika kompetenser är därför ofta av stor vikt.

Fas 1: Beroende och behov av tillhörighet.

Det första steget karaktäriseras av beroende och behov av tillhörighet. Bristen på struktur och organisation är uppenbar och gruppens mål är inte tydliga, även om medlemmarna tror att det råder konsensus. Ledaren har den tydligaste rollen, och måste öppna upp för diskussion om värderingar, mål och roller för att få med sig gruppen till nästa nivå. Denna fas sammanfaller ofta med produktutvecklingsprojektets första steg, där det handlar om att identifiera och ringain mål.

• Mål: Skapa trygghet och tillhörighet.
• Vad kan du göra: Vara öppen för allas förslag, uppmuntra snarare än att kritisera, utgå från att alla verkar för projektets bästa.  

Fas 2: Konflikt.

Tonårstid råder i det andra stadiet av utvecklingen. I utvecklingsprojekt uppkommer denna fas ofta i samband med konceptutvecklingen där gruppen ska hitta olika lösningar och bestämma sig för vilka av dessa som man ska använda. Gruppens medlemmar försöker frigöra sig från ledaren, och konflikter uppstår kring gruppens mål och värderingar. Många opponerar sig mot ledarens inflytande. Det är viktigt att ledaren vågar släppa taget om makten eftersom det gör att fler roller förtydligas och strukturer kan utformas. 

• Mål: Utveckla och definiera gruppens mål, värderingar och tillvägagångssätt, samt skapa ett öppet klimat.
• Vad kan du göra: Bli inte rädd för konflikter och oenigheter, det är ett tecken på att gruppen är på rätt väg. Kom ihåg att åsikter kan ändras när gruppen blir tryggare och att det tar tid att hitta de rätta målen och hur man ska nå dem.  

Fas 3: Tillit och struktur.

Gruppen börjar närma sig vuxen ålder i det tredje stadiet. Inom produktutvecklingen börjar nu det konkreta arbetet, där konceptet får fysisk form. Kommunikationen är mer målorienterad, och medlemmarna fokuserar mindre på status, makt och inflytande. Gruppen förhandlar moget om roller och organisation. Det råder nu konsensus kring gruppens mål och ledaren är mer konsulterande än bestämmande.

• Mål: Hitta de roller och uppgifter som krävs för att uppnå gruppens mål.
• Vad kan du göra: Se till att ha öppen kommunikation med andra grupper inom organisationen som är viktiga för projektet, uppmuntra fokusering på målet och visa att du värderar projektet.  

Fas 4: Arbete.

Slutligen når gruppen det sista stadiet och är nu ett effektivt team. De tydliga och differentierade rollerna i gruppen har skapat en bred kunskapsbas i gruppen, något som är nödvändigt för kreativitet och innovation. Dock är det få grupper som lyckas ta sig till det sista stadiet och därför är det viktigt att den inte splittras, även om projektet avslutas. Ju fler projekt gruppen tar sig an, desto mer möjligheter finns det att arbetsgruppen faktiskt utvecklas till ett effektivt team.

• Mål: Vidmakthålla en hög arbetsprestation och sammanhållning, hålla konflikter, mål och roller uppgiftrelaterade.
• Vad kan du göra: Uppmuntra innovation, prestera – och prestera på högsta möjliga nivå.

Text: Niklas Laninge och Hanna Ricksten, Psykologifabriken för Oxyma Innovation

"Psykologifabrikens mission är att göra den fascinerande vetenskapen psykologi både lätt att förstå och använda!" http://psykologifabriken.se