Programbyrån AB

Småföretagaren Rekab bokför papperslöst åt McDonald’s

Pressmeddelande   •  Maj 13, 2003 17:52 CEST

Nu får det vara nog! Det var Gunnar Gullbergs utgångsläge när han började investera i ett program för automatisk bokföring. Han tröttnade på att kvalificerade medarbetare skulle stansa siffror och hantera mängder av papper. Med ekonomiprogrammet Edison, Microsoft Outlook Express samt det egna registreringsprogrammet Baker har arbetet effektiviserats avsevärt.

Gunnar Gullberg driver ekonomibyrån Rekab med 16 hel- och deltidsanställda i Jönköping och Västerås. Byrån sköter all löpande ekonomiadministration åt merparten av franchisetagarna inom McDonalds.

I våras sjösatte han sin lösning som gör att bokföringen för drygt 100 restauranger i Sverige sköts automatiskt. Lösningen bygger på det Windows-baserade ekonomiprogrammet Edison, det egenutvecklade, Visual Basic-baserade registreringsprogrammet Baker samt e-postfunktionen Microsoft Outlook Express för transport av filer. Registreringsmodulen Baker används ute på restaurangerna.

– Vi har sparat närmare 90 procent av den totala pappersskörden och rationaliserat arbetet med 40 procent genom denna enkla lösning på standardprogram, säger Gunnar Gullberg.

Rekab är först med denna bokföringslösning i Sverige och utvecklingsarbetet har till största delen skett av egna medarbetare samt med hjälp av Edison-leverantören Programbyrån i Lund. Det har varit värt att lägga tid på utvecklingen:

– Att lägga tid på att sortera papper och stansa siffror är bara dumt! Vi har nu en nästan pappers- och registreringsfri bokföring.

I korthet fungerar det enligt följande:

1. I Baker registreras först varje faktura och där bestäms vilken typ av kostnad som fakturan avser.

2. Efter betalningsregistrering sammanställs betalningarna till en betalfil. Filen överförs via GiroCom, Programbyrån i Lunds funktion för säkra betalningar, till Bankgirocentralen.

3. När betalningen är godkänd överförs betalningsuppgifterna till en betalningshistorik och en SIE-fil* framställs som skickas via Outlook Express till Rekab.

4. Varje timme kontrolleras hos Rekab om det har kommit några e-postmeddelanden med SIE-filer. Om så är fallet hämtas automatiskt bokföringsfilen ur e-postmeddelandet och sparas i en automatimportkatalog.

5. Där hämtar sedan bokföringsprogrammet Edison Byrå kontinuerligt nya filer och lägger in det i bokföringen på respektive bolag/restaurang. Betalningsunderlagen sparas på restaurangen i inläggningsordning.

Något annat underlag än filer behöver inte skickas till Rekab.

* SIE-formatet är en standard som slussar information mellan program som arbetar med redovisningsdata.
_______________

För mer information kontakta:
Lars Hansson, vd i Programbyrån AB, 046-320 220, 0705-51 32 64, lars.hansson@programbyran.se
Gunnar Gullberg, grundare till Rekab AB, 036-30 55 80, gunnar.gullberg@rekab.com
Mikael Ramnö, marknadschef Small Medium Business, Microsoft AB, 08-752 29 77, mikaelra@microsoft.com

Pressmaterial i form av texter och bilder finns även på www.programbyran.se/press

Mer information om Programbyrån och våra produkter finns på vår hemsida programbyran.se