De viktigaste lärdomarna kring aktivitetsbaserade kontor och Agilitet!

Allt fler företag uttrycker att de behöver genomgå en Agil transformation (94 procent enligt Deloittes årliga undersökning, The organization of the future). Samtidigt ställer vi om våra kontor till att bli mer aktivitetsbaserade (ABK). Vad behöver vi egentligen tänka på när vi utformar våra kontor? Hur kan vi underlätta för att de skall främja Agilitet och vidare teamarbete?

Undersökning, i avsnitt #007 av Agilahrpodden gästas jag av Mia Kolmodin, vi pratar om ABK och Agilitet. Mia har genomfört en undersökning kring hur individer i Agila Team upplever transformationen till aktivitetsbaserat kontor. Detta är en sammanfattning av detta samtal.

Aktivitetsbaserat kontor är en modifiering av ett öppet landskap där kontoret delas in i olika zoner. Exempelvis en zon för lugn och ro, samtal, kreativitet, teamarbete osv. Det innebär att man frångår de traditionella arbetsplatserna där varje medarbetare har sin bestämda skrivbordsplats. Tanken är att kontoret/kontexten skall anpassas efter hjärnan och inte skrivbordet. De positiva effekterna som företagen hoppas på är bl.a. effektivisering av ytor, att skapa vi-känsla, en möjlighet för medarbetarna att sitta ihop, att skapa synergier och en ökad kreativitet.

Agilitet utgår från en samling värderingar och principer. Agil betyder flexibelt och lättrörligt. För att sammanfatta det kort handlar det om att arbeta i kortare cykler och utvärdera ofta, att främja regelbunden kommunikation och samarbete korsfunktionellt inom organisationen. Vidare att flytta beslutandet till de som har mest kunskap inom området, välkomna förändringar genom arbetets gång samt experimentera och testa sig fram för att hitta de bästa lösningarna. Detta för att skapa så högt värde som möjligt för slutkunden.

Agila Värderingarna/Manifestet

-Individer och interaktioner framför processer och verktyg.

-Fungerande programvara framför omfattande dokumentation.

-Kundsamarbete framför kontraktsförhandling.

-Anpassning till förändring framför att följa en plan.

De vänstra värderingarna värderas högre, det betyder dock inte att de högra är betydelselösa.

Reflektioner från undersökningen, aktivitetsbaserade kontor kan främja Agilitet. Ett vanligt misstag, bland många arbetsplatser, är att de missar att skapa en zon för stabila team som är ett av grundfundamenten för att kunna arbeta Agilt. Då blir det snarare "flexi" seating istället för aktivitetsbaserat.

Det bör vi tänka på när vi utformar aktivitetsbaserade kontor,

1. Involvera medarbetarna, varje arbetsplats behöver se till sin kontext, sina individer och sitt behov. Skapa inte lätta lösningar på komplexa problem, det finns inte en lösning som passar alla. Prototypa gärna tillsammans, testa och var beredd på att det inte kommer bli bra från början, det tar tid att skapa ett aktivitetsbaserat kontor med goda förutsättningar för alla. Det är inte ett misslyckande för att saker och ting inte blir som vi trodde från början.
2. Se till att det finns en bestämd plats för teamen där de kan sitta tillsammans. Skrivborden får gärna vara placerade i U där medarbetarna sitter med ryggen mot varandra. Då är det lätt att rulla över, sitta tillsammans och samarbeta utan att behöva boka ett möte.
3. Tänk även till kring utrustningen, många team använder sig av utrustning som är dyr och som inte går att släpa med sig så som exempelvis special skärmar mm. Det finns även individer som har specialutrustning pga. ergonomiska skäl, ta sådant i beaktning, generalisera inte.
4. Se gärna till så att det finns lediga skrivbord runt teamet så att andra kan komma och arbeta tillsammans med dem. Det kan vara medarbetare från andra delar av organisationen som behöver samarbeta med teamet. I framtiden tror vi att företag i allt större utsträckning kommer att organisera sig i produktteam där andra delar av organisationer ingår. Skapa därför inte ett kontor som låser in er för mycket kring hur företaget är organiserat idag.
5. Fria väggytor med plats för white boards, post it lappar och anteckningar som får hänga uppe. Agila team har dagliga möten och samlas kring sina white boards. Det är nyckelfaktor för att teamen skall kunna arbeta effektivt.
6. Fundera på onboardingen, i ett aktivitetsbaserat kontor kan det vara svårt, som ny på jobbet, att komma in, lära känna sina kollegor och skapa relationer. Vi människor är ett flockdjur, vi vill tillhöra en grupp, förstå vad vi skall göra och känna att vi är med och bidrar. Här kan en mentor och en fast plats bredvid en kollega vara en alternativ lösning.
7. Sätt inte så mycket regler, låt teamen få vara med och bestämma själva, se helheten och vad som fungerar hos er.

Viktigast av allt, flödesoptimering vs resursoptimering.

Resursoptimering handlar om att varje resurs skall vara utnyttjad till 100 procent, exempelvis ett kontor. En av anledningarna till införandet av ABK är att många företag uppmärksammat att skrivbordsplatser står tomma stora delar av dagen.

Flödesoptimering däremot, handlar om att skapa ett flöde i organisationen där medarbetarna kan arbeta, samarbeta och få ut produkten med så hög kvalitet som möjligt till kunden så fort som möjligt.

En vanlig fälla är att titta på siffrorna efter en tid, exempelvis 2 månader, kostnaderna har då oftast gått ner pga minskad lokalyta vilket innebär att företaget har lyckats med sin resursoptimering. Detta kopplas snabbt samman med en lyckad förändring och omorganisering.

Baksidan på det myntet är att företaget kanske ännu inte sett resultatet av hur förändringen påverkade flödet genom organisationen, det tar ofta längre tid. Kan alla i teamen sitta ihop, visualisera och samarbeta? Eller har ett minskat samarbete skapat långsammare leveranser med sämre kvalité, mer stress och mindre engagemang?

Fundera vad ni vill optimera för i er organisation innan ni börjar. Resursoptimering motverkar flödesoptimering, vad passar er organisation bäst?