Aiai och Omsorg24 ger Team Olivia ökad kontroll över verksamheten

Annika Bergman, chef för Servicecenter Lön Ekonomi & IT inom den stora vårdkoncernen Team Olivia minns hur det var bara för drygt tre år sedan:
– Varje anställd hanterade 300 löner. Nu är vi uppe i 400–430 per person och vid full automatisering kan vi komma upp i 600–900 löner per person.

– Koncernen växer ständigt, förra året införlivades 12 nya företag, lockade av vår värdegrund som bland annat innebär att företagen får behålla stor självständighet. Det är inget villkor att de ska övergå till Aiai eller Omsorg24 som verksamhetsstöd men vi kan uppmuntra dem att göra så vilket underlättar för oss, säger Annika Bergman.

Inom omsorg använder flera bolag Omsorg24 som är ett verksamhetsstöd för schema- och tidrapportering, skräddarsytt för HVB- hem och LSS-boenden. Omsorg24 är ett resultat av ett samarbetsprojekt mellan Team Olivia och Kaustik som lanserades under 2014.

Med nya företag kommer nya tidssystem. Team Olivias Lönekontor hanterar för närvarande sju olika system och hoppas kunna reducera antalet undan för undan. Med Aiai och Omsorg 24 har framför allt företagen inom personlig assistans och omsorg noterat avsevärda tidsvinster.

– När jag började för 3,5 år sedan hanterades alla löner manuellt, allt stansades in för hand. Vi hanterar i dag omkring 4 500 löner varav 3 600 kommer via fil i dag. Vi kan till exempel få in 1400 löner under några timmar vilket tidigare kunde innebära en veckas arbete. Nu räcker det med en dag, för att få fram en preliminär total lönekostnad, en avsevärd förbättring. Vi kan alltså få fram preliminära siffror och rapporter betydligt snabbare i dag, säger hon.

De av koncernens bolag som har tillgång till Kaustiks produkter och tjänster har alltså snabbt erhållit positiva effekter som till exempel ökad kontroll av verksamheten och effektivare administration samt inte minst frigörande av tid. Företagen kan därmed fokusera mer på sin egen kärnverksamhet. Annika Bergman säger att det fortfarande finns manuella moment som kan förbättras genom nya stödsystem från Aiai och Omsorg24. Många företag inom koncernen vill ha mer statistik och fler ekonomiska rapporter som skulle kunna tas från tidssystemen i stället för från lönesystemen som idag.

– Våra företag vill ha så mycket rapporter och underlag som det bara är möjligt tidigt i månaden. Man vill till exempel kunna följa upp sjukfrånvaron, veta hur många utbildningstimmar som kundgruppen haft, hur semestrarna ser ut och mycket annat, säger hon. Största önskemålet ifrån dotterbolaget är att få fram en definitiv lönekostnad så tidigt som möjligt eftersom det är den allra största kostnaden i resultaträkningen och avgörande för hela resultatet, konstaterar Annika Bergman.

Artikeln i sin helhet går att läsa i Aiai Magasinet nr 2.