Effektivare personalplanering och bättre patientservice utan höjda kostnader när Resursenheten Västmanland använder Ascom Job Agent

I Västmanlands läns landsting finns tre sjukhus belägna i städerna Sala, Köping och Västerås. Därutöver finns ett privatägt sjukhus i Fagersta. Sjukhuset i Västerås är störst och fungerar som länssjukhus med cirka 3 000 anställda och 600 vårdplatser. Precis som i andra jämförbara verksamheter är transporter till och från sjukhusets 60 avdelningar och mottagningar en central och viktig del av det dagliga arbetet. Det är även ett verksamhetsområde där Resursenheten Västmanland (Västerås Sjukhus) identifierat att det finns utrymme för förbättringar.

Resursenhetens transportörer ser till att patienterna kommer till och från avdelningar för exempelvis undersökningar, operationer, provtagningar och liknande.

– I dagsläget använder vi penna, papper och telefon för att beställa och avrapportera patienttransporter inom sjukhuset. Utöver det utförs manuell inmatning av information i en databas för att logga transporterna, berättar Susanna Erkkilä, Samordnare på resursenheten Västmanland.

Nu planeras det för implementering av Ascom Job Agent istället för att sköta transportlogistiken manuellt. Ascom Job Agent är ett system för beställning och uppdragshantering som kan användas till att styra alla typer av uppdrag, kliniska såväl som icke-kliniska, som involverar samordning mellan olika avdelningar.

Uppdraget hos resursenheten är patienttransporter men systemet kan även hantera serviceuppdrag som städning, förberedelse av utrustning och salar samt hämtning av prover kan ske i ett effektivt flöde utan väntetider. Ascom Job Agent ger överblick över nuvarande och kommande uppdrag och fördelar uppdragen efter medarbetarnas kompetens och placering. Transportörerna är utrustade med dubbelriktade personsökare från Ascom och sjukhuspersonalen använder terminaler på avdelningarna för att koordinera transporterna.

– Vi kommer att se direkt när transportörerna är lediga och behöver inte vänta på att någon ska svara i telefon för att beställa en patienttransport. Omvänt vet vi när en patient är på väg till avdelningen efter exempelvis en undersökning och kan då disponera medarbetare efter det, förklarar Mari Vallin, Verksamhetschef på resursenheten Västmanland.

Den tid som patienter kan behöva vänta på transport minskas med det nya systemet och de kommer snabbare till den behandling eller undersökning de är inlagda för. Ascom Job Agent möjliggör även bokningar i förväg vilket i sin tur frigör personalens tid.

– Vi effektiviserar hela transportsystemet samtidigt som vi förbättrar arbetsmiljön för medarbetarna. Statistiken som Ascoms lösning genererar hjälper oss även att optimera personalplaneringen. Det betyder att vi kan ha rätt antal medarbetare på rätt plats på rätt tid och på sätt höjer vi servicegraden mot patienterna utan att öka våra kostnader, säger verksamhetschefen Mari Vallin.

I och med att Ascom Job Agent för transporter har bättre spårbarhet och mycket färre felkällor än det tidigare tillvägagångssättet höjs även patientsäkerheten på Västerås Sjukhus.

– Ascom har lyssnat på oss och verksamhetens behov och tagit fram en lösning som kommer att innebära betydande förbättringar på sjukhuset, både för personalen och patienterna, säger samordnaren Susanna Erkkilä.

– Vi har haft en bra dialog hela vägen och medarbetarna på Resursenheten Västmanland är engagerade i att förbättra och effektivisera verksamheten. Jag och Ascom ser fram emot ett fortsatt gott samarbete, avslutar Ulf Eriksson, Kundansvarig Sjukhus, mellan/norra regionen på Ascom Sverige.